1.1 什么是管理信息系统

当今世界，信息被运用在许多领域中，一般认为，信息化就是计算机化——采用计算机帮助人处理各种事务，信息化就是网络化——利用网络可以在广阔的信息空间里发掘和利用信息；不过，也有人用智能化、知识化等来描绘信息化。事实上，信息化起源于数字化，计算机的普及、网络的应用构成了信息化的基础，但信息化又超越了数字化。

进入21世纪后，人类迎来了新的经济时代，这个时代推崇学习，鼓励创新，对人的素质提出了更高的要求。信息化加快了世界范围内的产业结构调整和升级，加速了经济全球化的进程，有力地推动了经济增长，提高了就业率，降低了通货膨胀。信息化水平的高低已经成为衡量一个国家、一个地区现代化水平和综合国力的重要标志。

1.1.1 信息的含义及特征

“信息”一词来源于拉丁文“Information”，原意为解释、陈述。在现代社会中，信息是一个被广泛使用的名词，随着信息的地位与作用的不断增强及人们对信息认识的不断加深，信息的含义也在不断发展，并且已经超越了“解释、陈述”的简单内涵。

1948年，信息论的奠基人香农在其发表的《通信的数学理论》论文中，详细阐述了通信领域中的一系列基本理论。在这篇论文中，香农认为信息具有使不确定减少的能力，信息量就是不确定减少的程度。

1950年，控制论的创始人罗伯特·维纳在《人有人的用处》一书中认为，信息这个名称的内容就是我们对外界进行调节并使我们的调节为外界所了解时与外界交换来的东西。

我国《现代汉语词典》中对信息的解释是：“信息论中指用符号传送的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的。”

英国《牛津词典》中对信息的解释是：“通过各种方式可以被传递、被感受的声音、图像、文字所表征并与某些特定的事实、主题或时间相结合的信息、情报、知识，均可称为信息。”

专家和学者们从不同角度对信息进行了研究，得出的定义也有所差别，但是总的来说，对信息的定义已经越来越接近对信息的内容、本质特征的揭示。为了便于理解，我们可以将信息定义为：信息就是传递中的知识差；在经济活动中，信息是存在于信息源与用户之间的知识度的逻辑差，它表明经济信息存在的事实和度量。

信息具有以下基本特征。

（1）普遍性

信息是事物运动的状态和方式的反映，它所表征、传送的是关于某一客观系统、某一事物中的某一方面的属性。运动的绝对性表明信息是普遍存在的，这是信息的普遍性特征。

（2）客观性

客观事实性是信息最基本的属性。信息是客观事物的反映，反映是以客观存在为前提的，即使是主观信息，如决策、指令等，也有它的客观内容。这对信息提出了最低的要求，就是信息所反映的，要符合客观实际，即准确、真实，这是信息的客观性特征。

（3）主观性

信息是人们认识的来源，又是认识的结果，认识的过程实质上又是信息的分析与处理的过程。如果只强调信息的客观性，面对汹涌的信息浪潮，就会茫然不知所措，不得要领。信息可以从各个不同的角度、不同的方向进行分析讨论，由于不同的主体有着不同的感受能力、不同的理解能力和不同的目的性，那么他们从同一事物中获得的信息是不同的。

（4）传输性

信息可通过各种手段传输到人们所要到达的地方。它主要是利用各种通信工具（如电话、电报、微波、卫星）和技术（如网络）等进行信息的传输，较之物质和能源的传输其速度快，成本低廉。物质交换是易物等价交换，失去一物才能得到另一物；而信息交换的双方不仅不会失去原有的信息，还能增加新的信息。信息的传输性能够使信息突破时间和空间的限制，促进信息的开发和利用。

（5）存储性

信息的可存储性是指信息存储的可能程度。用于管理和决策的信息是多种多样的。信息的可存储性还表现在要求能够存储信息的真实内容、要求在较小的空间中存储更多的信息、要求存储是安全的、要求信息可以在不同的形式和内容之间方便地转换、要求随时快速地检索出所需要的信息。计算机的存储设备、数据库技术为信息的可存储性提供了便利的条件。

（6）共享性

一个信息源的信息可以为多个信息接收者享用。一般情况下增加享用者不会使原有享用者失去部分或全部信息。有的信息涉及商业的、政治的、军事的秘密，扩大这类信息的享用范围可能影响某些享用者对这类信息的利用，但不会改变信息本身的内容。

（7）可加工性

信息的可加工性是指信息可以被分类、排序、汇总、计算等。无论是可量化的信息，还是不可量化的信息，信息的可加工性表示信息可以按照人们的需要进行进一步的加工和处理，以满足信息用户多样化的需求。信息的可加工性为使用计算机技术处理信息提供了理论基础。在管理信息系统中，对采集到的信息进行管理要求的处理是管理信息系统的基本功能之一。

（8）时效性

信息的时效性是指信息有生命周期，在信息的生命周期内，信息是有效的；超出了生命周期，那么信息将是无效的。信息的时效性要求尽快地获得所需要的信息，这样才可以在该信息的生命周期内最有效地使用所获得的信息。

（9）不完全性

客观事实的信息是不可能全部得到的，这与人们认识事物的程度有关。因此，数据收集或信息转换要有主观思路，需要运用已有的知识，抓住事物的主要矛盾进行分析和判断，去粗取精，去伪存真，抽出有用的信息。

（10）价值性

信息是经过加工且对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，因而是有价值的。索取一份经济情报，或者利用大型数据库查阅文献所付费用是信心价值的部分体现。信息的使用价值必须经过转换才能得到。信息的价值还体现在及时性上，“时间就是金钱”可以理解为及时获得有用的信息，信息资源就能转化为物质财富。如果时过境迁，知道了也没用，信息也就没有什么价值了。因此，管理者要善于转换，去实现信息的价值。

信息作为一种客观存在，它一直都在积极地发挥着人类意识或没有意识到的重大作用。科学技术在最近两个世纪内所取得的空前进步使人们终于意识到，信息是可以与物资和能源相提并论的、用以维系人类社会存在和发展的三大要素之一。因此，只有科学地了解和认识信息的作用，才能更好地把握信息，进而才能使信息更好地为科学技术、经济和社会发展服务。

概括起来，信息的作用主要体现在：信息是人类认识客观世界及其发展规律的基础，信息是客观世界和人类社会发展进程中不可缺少的资源要素，信息是科学技术转化为生产力的桥梁和工具，信息是管理和决策的主要参考依据，信息是国民经济建设和发展的保证。

信息系统是以加工处理信息为主的系统。从系统的观点看，信息系统是对信息进行采集、处理、存储、管理、检索、传输和能向有关人员提供有用信息的系统。信息系统具有信息的收集、处理、传输、存储和输出等功能。

1.1.2 管理信息系统的含义及特征

管理信息系统是一个由人、计算机、网络、通信设备及其他办公设备等组成，能进行信息的收集、传输、存储、处理、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成性的人机系统。

管理信息系统包含的内容较广，从一般的文字处理、文档管理、股票分析、合同管理、工资管理等单项的信息处理，到较复杂的集成制造系统、决策支持系统、专家系统、仿真系统等都属于管理信息系统的范围。

管理信息系统是在数据处理系统上发展起来的，它不仅具有系统的一般特性，而且有其特定的特征。

（1）管理信息系统的主要功能是事务处理。它包括对信息的收集、传输、存储、检索等低级处理，也包括一些有模型计算在内的高级处理。

（2）管理信息系统包含多个电子数据处理（EDP）系统。每个EDP面向一个管理职能，主要是代替人完成以往传统的数据处理工作，如财务EDP、劳资EDP等。

（3）管理信息系统是为结构化决策服务的。所谓结构化决策，是指那些日常的、有规律可循的、可事先确定的决策行为。

（4）管理信息系统具有系统的一切特征。MIS由若干子系统构成，通过各个子系统之间的信息联系，构成一个有机整体以实现总体管理目标。在管理信息系统从开发到运行的整个生命周期中，都体现了系统的思想和工作方法。

（5）管理信息系统是管理系统的一部分。MIS依赖于管理系统，后者对前者的功能、组织结构具有决定性的作用。不适应管理的信息系统没有生存的价值。MIS也不能脱离具体的管理系统而独立存在。

（6）管理信息系统是以数据库系统为基础建立起来的。具有集中统一规划的数据库是管理信息系统成熟的重要标志。

信息技术和管理信息系统的发展极大地促进了生产、经营和管理工作，但同时也向我们提出了许多挑战，即亟须面对的根本性问题：

第一，如何深刻地认识管理信息系统既是一个技术系统，又是一个社会系统?自20世纪50年代将计算机引入管理领域以来，许多管理信息系统在耗费了大量的人力、物力、财力之后夭折了，甚至把计算机当成了打字机。这是长期以来一直困扰着人们的一个大问题。现在人们日益深刻地认识到，把信息技术应用与其应用的环境相分离是办不到的。管理信息系统不仅是技术系统，而且是社会系统。“推进管理信息系统的变革犹如推进社会变革”。MIS技术的复杂性、需用资源的密集性和用户需求的多样性仅是问题的一个方面，而更重要的则是管理思想、管理制度、管理方法、权力结构和人们习惯的变化。这是在开发和实现MIS过程中必须十分明确的一个关键性的认识问题。

第二，如何提高科学管理水平，为信息系统的应用创造有利的条件?只有输入数据十分可靠，才能获得有用的管理信息。如果原始数据十分混乱，计算机算出的结果当然不会有价值。如果企业本身没有建立符合社会化大生产客观要求的制度，那么怎么能教会计算机正确工作呢?我们不能把计算机神化，期望它把企业从混乱中拯救出来，轻而易举地实现现代化管理，相反，倒是要扎扎实实地使管理工作科学化，为信息系统的发展创造条件。

第三，如何用信息技术来促进企业管理?信息技术的飞跃，正在促使企业管理发生深刻的变化。例如，由于信息系统改变了企业的通信情况，可能引起企业重组工作流程、重新分工、重新划分职权、重新进行企业的组织设计，甚至过去的服务地点、时间、办公桌相对位置等，也都可能做很大的调整。

第四，如何提升企业文化，培养新一代的工作人员，使之适应新技术应用和企业转型的挑战?“管理不能脱离人的价值，不是单纯的技术手段，而是一种根植于特定价值观念系统、习惯与信念之中的文化现象”。人是最积极的因素，人的素质和文化水平对信息活动的效率起着决定性的作用。为此，提高企业文化，做好人员选择和培训具有重要的战略意义。

第五，政府部门如何促进信息系统的应用和发展?信息系统的发展向政府管理部门提出了更高的要求。企业的发展不仅需要良好的市场环境，同时也要求有协调的社会总体环境。信息技术成果的商品化不仅与企业本身工作有关，在相当程度上，还受到整个社会信息交流环境的影响。政府部门应积极推动网络建设，发展国家信息基础设施建设，创造开放的信息环境，促进信息交流，加强信息标准化工作，鼓励企业间、行业间的竞争和协作。