第5章
收集阶段：归拢材料

在第2章里，我已经介绍了一些基本程序，用以收集你的潜在工作内容和重要的新信息。在这一章中，我们将详细讨论如何将你所有的未竟之事（也就是所有的“资料”）归拢到一起，全部放入“工作篮”。这即是通往“心如止水”境界的关键的第一步。只需要比以前的习惯做法多收集一些信息，你就能体验到一种积极、良好的感觉。如果能够坚持百分之百地落实这个信息收集环节，你的生活将会发生戏剧性的变化，同时，这也能让你站在一个全新的高度审视工作和生活。

当我指导客户实践本书这套方法时，收集阶段通常要花费1~6个小时，当然，个别人需要更长时间（曾经有人因为在开始时没有掌握要领而花费了20个小时才完成收集工作）。如果你想捕获工作和生活中的所有未竟之事，那么时间可能要更长一些。这意味着你可能会严密搜索所有的犄角旮旯，包括你的电脑、你的汽车、你的游艇、你的车库和其他房产（如果有的话）。

你尽可以放心，就算只能抽出几个小时的时间，也足够收集到有关未竟之事的大部分信息。对于其余的事情，留给自己一个包含提示信息的便条就足够了。比如在一张纸上写下“清理一下仓库”或者“处理门厅的那个壁橱”。

其实在现实生活中，你用不着（也不可能）每时每刻都去收集所有资料。实际上，大多数人经常遇到这样的情况：连续一周都非常忙碌，以至于根本没时间去做收集工作。但是你心中应该有这样一个目标：将你关心的所有事情统统收集起来，然后清空自己的大脑。这就是你的理想目标，你应该时刻向它靠拢。

预备，各就各位!

注意，一定要在你彻底完成所有的收集工作之后，再开始对这些材料进行处理。

一次性把所有事情都汇总到一个地方，这听起来有点令人匪夷所思，特别是有很多事情其实并不是“那么重要”。这些事情初次出现的时候都不怎么紧急，好像也不会因为未能对其处置而造成某些不良影响。它可能是你钱包里的陌生名片，每次你看到它的时候都会想“等有时间了，给这个人打个电话”；它也可能是你底层抽屉里放的一个小器件，你都想不起它是从哪儿来的了，或者腾不出手把它装好；它还可能是你办公室里的那台打印机，每次看到它的时候你都觉得该给它挪挪位置。诸如此类的事情会时常扰乱你的心智，就因为你没有决定是去马上处理，还是彻底放弃不管。但是这些事情会让你始终觉得“还有什么事情要办”，它们会控制你，无谓地消耗你的大量精力。

好了，是时候开始了。放好工作篮、准备一摞做笔记的白纸，咱们……

开始！

外在的收集工作

第一步是搜索你周围的环境，检查一下哪些事项还没有做到位，把它们放入工作篮。收集的目标是那些未完成的工作，以及还没有开始的工作。把它们全都收集到工作篮中，以便着手进行下一步处理。

哪些东西不该动

要想知道哪些东西应该收集，最好的方法就是了解哪些东西不应该收集。有四类东西是我们在收集过程中不该动的：

日用品 日用品包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具、名片、邮票、订书钉、便利贴、回形针、圆珠笔笔芯、电池、你随时要填写的表格、橡皮筋，这些物品都属于此类。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉，里面有牙线、面巾纸、薄荷糖之类的东西。

参考资料 参考资料是指那些记载了你所需要的信息的东西，比如软件说明书、外卖菜单、孩子的足球训练时间表、你的内部电话分机表等等，还包括你的通讯录，以及与工作、计划和项目有关的资料，如词典、百科全书、年鉴、公司档案，等等。你特意收藏的图书和杂志也在此列。

装饰品 装饰品包含家人的照片、工艺品、纪念品、盆栽植物、你的座右铭等。

办公设备 办公设备包含电话、电脑、传真机、打印机、碎纸机、办公家具、钟表、充电器、钢笔、记事本等。

肯定有不少东西属于这四类——基本上不需要你收集的所有工具和装备都在此列。除这些以外的所有东西都应该收集到你的“工作篮”中。要注意，有些东西虽然在这四类之内，但仍然需要处理，别把这些东西遗漏了。

比如，很多人都会在抽屉、书架、公示牌或者电脑文件夹里发现一些参考资料，这些资料要么是过时的，要么就是需要重新归类整理的。这些东西应该收集到“工作篮”里。同理，如果你放置日用品的抽屉早就不堪重负了，那么这些没用的东西显然就是应该收集起来的“未竟之事”。桌上孩子的照片是不是该换了？墙上挂的画你想换掉吗？那些纪念品还有必要保留吗？家具摆放让你满意吗？电脑需要重新安装一下吗？办公室里的盆栽还茂盛吗？换句话说，如果这四类东西里，有什么让你感觉不怎么“到位”，那么尽管把它放到你的“工作篮”里，等候处理吧！

收集过程中可能遇到的问题

在资料收集阶段，你可能会遇到以下一种或者多种情况：

如果某个东西太大，工作篮放不下怎么办？ 如果某个东西放不到工作篮中，那么就把信息写在纸上，作为替代物放到工作篮中。比如说，你办公室的门后有张画需要处理，那你就在纸上记录“门后的画”，然后把这张纸放在工作篮里就可以了。

别忘了在纸条上留下日期，这可是大有好处的。如果你的系统收集了很多这样的纸条，那么了解纸条的创建时间会很有用。另外，随手在笔记上（如给秘书的便利贴、从服务台下载的语音留言、与客户联系的电话记录等）标注时间也是一个好习惯。如果你使用的数字设备具有邮戳功能，在这方面会大有裨益。尽管这些时间信息只有3%能发挥重大作用，但也值得你养成这个简单习惯。

如果收集的资料太多，工作篮放不下怎么办？ 就我的经验来说，所收集的资料显然超出了工作篮容量的人要占到98%。如果你也是这种情况，那就把这些资料堆在工作篮周围好了，或者干脆放在旁边的地板上。不用担心，在后面的处理和组织整理阶段还有机会清空你的工作篮，只要你自己把这些资料和其他物品明确区分开就行。

立刻扔掉 如果你一眼就能分辨出某些物品是无用的垃圾，那么别犹豫，立刻扔掉好了。对于我的一些客户来说，这种情况通常在他们初次清理自己写字台中间的小抽屉时出现！

如果你无法确定某样物品是否值得保留，那么就把它放在工作篮里吧，把这个问题留到处理阶段再考虑。你现在不应该做的事情，就是对每样东西进行判断、甄别、研究。整理需要的心态和收集有很大不同，最好分开进行。如果你把东西都收集起来了，那这类东西就可以随后再进行处理。而且你会发现，在决策阶段进行这类工作会更加容易。收集的目的就是把需要收集的东西以最快的速度收集起来，以节约时间、“划清界限”。

谨防掉入打扫和整理的误区 许多人在清理办公室（或者家里）的时候，都会不知不觉陷入一种“打扫和整理”的状态。如果这种情况在你身上发生了，嗯，没问题，只要你有足够的时间用来挥霍（至少整整一周的时间）。否则，你要立刻中止这种状况，把打扫的愿望当成一个需要完成的任务，写在纸条上，放入工作篮。比如，你可以写上“清理我的五斗柜”或者“清理办公室里的资料柜”。

你现在不该做的事情，就是在收集过程中，忙于进行这些细枝末节的打扫和整理工作。这些意外工作花费的时间通常超乎你的想象，而你现在要做的是尽快完成收集工作，以使你的系统走上正轨。

如何处理那些已列在任务清单和计划手册上的事情？ 可能你在此之前已经拥有自己的管理系统了，比如任务清单或者计划手册之类的东西。但是，除非你对这套系统非常熟悉并已成功运行，否则我还是建议你将这些任务清单和计划手册也当成需要处理的东西，放在工作篮里。你的系统应该在各方面都是平等一致的，所以你应该从同样的视角去审视和处理它们。

“这事我可不能再忘了！” 有些人在收集过程中偶然发现一页纸或者一份文件时经常会大叫一声：“我的天！这事儿我怎么忘了！我必须立刻处理一下！”这可能是一份电话留言，提醒你应在两天前回复的一个电话；或者是一个会议备忘录，提醒你几个星期前必须完成的一件事情。你绝不希望把它与其他堆积如山的资料混在一起，以免再次遗漏这个信息。

如果这件事发生在你的身上，你首先必须问一下自己：这些事是否必须在完成系统的启动工作之前解决掉？如果确实如此，那你最好立刻行动起来把它完成，尽快解除这个精神负担。如果还没急到那个份儿上，那就按部就班地行事吧，把它放入工作篮中。不管怎么样，你马上就要处理工作篮中的一切问题了，因此不会出现丢失或者遗漏的情况。

如果此刻无法将此类事情付诸行动，但你确实需要提醒自己这是你的首要任务，那么可以在手边建立一个“紧急事件”篮。虽然这只是个权宜之计，但它确实有效。记住，任何吸引你注意的事务都可能在未来造成忧虑，只要你把这些事物摆在面前，你就控制了忧虑的来源。没错，你应该根据需要随机应变。

从办公桌开始

准备好了？好的。开始往你的工作篮里面放东西吧。通常情况下，你在手边就会发现大量需要放入工作篮的东西。许多人平时就把办公桌当成工作篮来用，如果你是其中之一，那么你周围肯定有不少东西需要收集。从你办公区的一端开始向四周推进，处理你遇到的一切东西吧。典型的物品包括：

大多数人开始的时候都有这样的想法：“哦，我知道那堆东西里面都有什么，就那么放着好了。”你一定要克制这种想法。那堆东西正是以前没有处理的东西，所以必须全部放入工作篮。听从建议把堆积如山的材料纳入这个整理系统的人，无不感到如释重负。

在清理自己的办公桌时，问问自己是否打算更换办公设备。你的移动设备和电话系统好用吗？电脑呢？办公桌呢？如果有这类需要，写个纸条放在你的工作篮中吧。

办公桌的抽屉

下一步轮到办公桌的抽屉了。注意，一次对付一个。抽屉里有哪些东西总是在分散着你的注意力？哪些可以采取行动？哪些是根本不应该放在那里的？无论哪个问题，只要出现了肯定的回答，就应该马上行动起来，把那些可以付诸行动的事务投入工作篮，或者在工作篮里留个纸条。在这里我要提醒你：你是要利用这个机会彻底清理你的抽屉，还是要写个纸条提醒自己以后再完成这个工作，这完全取决于你有多少时间以及抽屉里有多少东西。

柜子、台子的表面

继续清理办公室。搜寻放在书柜、工作台面或者文件柜顶部的那些临时文件。通常，你会发现一摞摞的阅读资料、信件、报告，以及各种杂乱的文件夹和辅助资料。把它们统统收集起来。

也许这里有一些你用过的参考资料，被你随手丢在某处。如果你能够顺手把它们放回原来的文件柜或者书架中，那就应该立即行动。但你在存放这些资料之前，首先需要确认一点：这些资料是不是可能与别的潜在事务有关呢？如果是，则必须放入“工作篮”，留待日后进一步处理。

柜子、台子的内部

现在我们来检查一下柜子里都储备了一些什么物品。这里可能放置着大量的日用品、参考资料以及长年累月的积压品。这里还有不少损坏的东西或者过时的物品吧？我经常会在客户的柜子里发现不少没有意义的纪念品。比如，一位保险公司的总经理最后处理掉的至少三打奖状竟然塞满了一个小垃圾桶，这些都是他多年来积攒的。

再重申一次，如果这些区域迫切需要清扫和整理，那就写张字条并投入工作篮。

地板、墙壁和书架

告示牌上的信息是否需要立刻付诸行动？墙上用大头钉固定的那些资料是不是早已经没用了？有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力？那些开放式书架的情况又如何？哪些书籍需要稍作浏览或者送给别人？有哪些目录、指南手册、活页夹已经陈旧过时了，或者可能促使你采取行动？地板上是不是到处堆积着一叠叠资料？快把它们转移到工作篮附近，并把记录它们的纸条投入工作篮。

设备、家具和房间设施

你是否希望更换一下办公室的设备、家具，或者改善一下办公室的布局？一切设施是否运转正常？照明设备符合你的要求吗？如果想要改善某种现状，你现在应该知道怎么做了：写张字条，放入工作篮中。

其他地方

这将取决于在实施本计划时，你自己所确定的收集范围的大小，也许你打算在其他保存资料的区域进行类似的收集工作。如果你决心彻底地解放自己的大脑，那么，在所有的区域全面落实这一计划就势在必行了。

我培训过的一些合作者会把我请到家中或者他们的第二工作现场进行指导，他们在家中也实施这个收集过程，这让他们受益匪浅。在家庭生活和第二工作现场中，他们通常会因为“不怎么重要”的小事，而导致自己的精力在不知不觉间被消耗殆尽。

并不是要扔掉你喜欢的东西

人们往往误会我的建议，认为我鼓吹激进的极简主义。相反，如果你不愿意扔掉某件东西，你完全可以继续保留。否则的话，你会注意到一个事实：你现在或许没有什么喜欢或需要的东西。我的建议涉及如何评估和组织整理你周遭环境中所有需要保留的事物，以避免它引起你的无谓关注。显然，我在很多方面都算是一只“仓鼠”（比如喜欢收集数码照片）。问题只在于你有多大的存储空间，并且你要进行适当的区分，不要让所纳入系统的项目和行动遮蔽了你之前保存的内容。你想要保留你大学时代的12箱旧期刊和笔记本？你喜欢在办公室存放各种古怪玩具和艺术品，以便刺激你的创造性思维？没问题，只要你喜欢，可以把它们随便放在任何地方，而且你的管理系统保存了你希望或需要收集、处理的所有内容。

内在的收集工作：清空你的大脑

当你认为已经把周围环境中需要处理的事务全部收集到一起时，你会进而希望搜寻那些仍然存储在你的大脑RAM空间的事项。是什么事还在时刻吸引你的注意力，而你又无法在工作篮中找到它们呢？

这时，一叠简单的白纸开始真正发挥作用了，你要做的就是把这些事情写在白纸上。我的建议是，每张纸上只写一件事情。当然，你也可以在同一张纸上列出长长的清单，但是，考虑到日后要分别处理每件事情，每张纸上只记录一项工作的效果会更好。当你着手进行处理时，基本要求是每次只专注于一件事。所以，把每个想法记录在相对独立的区域，不管是多么琐碎的想法，能让“专注”变得容易得多。而且你最先捕获的想法几乎不会成为你希望跟进的内容（其预期结果和下一步行动才是）。你很可能不会永远保存这些纸条（除非你决定采用低科技含量的事务管理系统），但是，当你开始进行处理时，分开记录各种事项的方式会让你得心应手。

完成了实际物品的收集工作后，你大概需要20分钟到1个小时的时间把头脑中的内容清晰地记录在白纸上。你会发现这些事情的出现往往带有很强的随意性——琐碎的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，它们并没有遵循任何特定的次序。

在这种情况下，你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺，千万别遗漏任何事情。就算记下了几个荒唐的想法，你也可以稍后再做定夺。你冒出来的第一个念头可能是“执行改变全球气候措施”，接着你可能会想到“我要去买一些狗粮”，总之把它们全部记下来。如果在这个过程中，你在工作篮里放入了厚厚一叠纸条，可别大惊小怪。

“引子”清单

为了帮助你清理自己的大脑，尽可能找出所有需要收集的事情，我们列出了“未尽事宜的引子”清单。逐条核查清单中的内容，看一看自己是不是有所遗漏。通常，你只需快速浏览一遍就可以发现潜藏于你大脑某个角落的问题。记住：一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。

“未尽事宜的引子”清单

职业方面

收集的成果

如果你的大脑现在空空如也、无牵无挂，你的工作篮恐怕已经满满当当的了。除了纸质资料和各种物品外，工作篮里还收集了语音及电子信箱中的待处理邮件。当然，还应包括那些你已经记录到计划手册中，但还没确定下一步行动的事情。

通常情况下，我建议把语音信息转换成书面形式的记录，并放到工作篮中。或许用过的计划手册也应该一并放入工作篮，因为很可能需要你再次检查和评估手册中的内容。如果你一直在使用某种数字设备，而不是日程表和通讯录，那么我建议你打印出工作和待处理事务清单，也放入工作篮中。至于电子邮件，最好还是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大，而且它自成一体的迷你系统也是非常高效的。

收集到工作篮中，但不要长期放置在工作篮中

完成了这一步骤，你就为下一步行动做好了准备。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮中，那样这些事情将会再次潜入你的脑海（因为你自己清楚这些需要处理的事情还没有完成）。事实上，很多人不愿意收集生活中未尽事宜的主要原因，就是因为他们没有掌握正确的处理和组织整理方法，从而进行下一步的工作。

让我们一起进入下一章：“清空工作篮”。