2.3 Office 2013的基本操作

本节视频教学录像：16分钟

本节以Word 2013软件为例来讲解Office 2013的基本操作。

2.3.1 Office 2013的启动与退出

使用Word 2013编辑文档之前，首先需要掌握如何启动与退出Word 2013。

1．启动Word 2013

启动Word 2013的具体步骤如下。

1 在键盘上按【Win】键，进入【开始】界面，单击【Word 2013】程序图标。

2 在弹出的创建文档界面中单击【空白文档】选项，随即会打开Word 2013并创建一个新的空白文档。

2．退出Word 2013

完成对文档的编辑处理后即可退出Word文档，退出Word 2013文档有以下几种方法。

（1）单击窗口右上角的的【关闭】按钮。

（2）单击【文件】选项卡中的【关闭】选项。

（3）在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】按钮。

（4）直接按【Alt+F4】组合键关闭文档。

2.3.2 Office 2013的保存和导出

文档的保存和导出是非常重要的，因为在Word 2013中工作时，所建立的文档以临时文件保存在电脑中，只要退出Word 2013工作成果就会丢失。只有保存或导出文档才能确保文档不会丢失。

1．保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

1 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

2 此时为第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面。

3 在【另存为】界面中选择【计算机】，并单击【浏览】按钮，打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（＊.docx）】。

4 单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。此时原文档标题“文档1”将更改为“文件”。

2．保存已有文档

对已存在文档有3种方法可以保存更新。

（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

（3）使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

3．另存文档

将文档另存的具体操作方法如下。

1 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。

2 在【另存为】界面中选择【计算机】，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，单击【保存】按钮，即可完成对修改后文档的保存。

4．导出文档

下面以导出PDF文档的操作为例介绍导出文档的具体操作步骤。

1 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。单击【创建PDF/XPS文档】项，在右侧的界面中单击【创建PDF/XPS】按钮。

2 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（＊.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

2.3.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以有用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例自定义功能区的具体操作步骤如下。

1 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。

2 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

3 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】。

4 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。

5 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。

6 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项。

7 单击【添加】按钮，将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

8 单击【确定】按钮，返回至Word界面，即可看到新增加的选项卡和选项组。

2.3.4 通用的命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

1．复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

2．剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

3．粘贴命令

复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴文本。

4．撤消命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。

5．恢复命令

执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。

6．查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

7．替换命令

需要将某些内容或格式替换为其他内容或格式时，可以使用替换命令，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。

2.3.5 设置视图方式

Office 2013中不同的组件分别有各自的视图模式，但是设置方法是一致的。例如在Word中，单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图。分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认的为页面视图。单击【视图】选项卡，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。

2.3.6 设置显示比例

设置界面的显示比例，可以方便阅读。可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例，下面以Word为例进行介绍。

1．使用【视图】选项卡设置

单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。

2．使用视图栏设置

在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮可以缩小显示文档，单击【放大】按钮可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。