第6章 文档的编排
文档的编排是文档编辑处理中不可缺少的重要环节。无论是一篇文章、一份报告、一份合同，还是一份通知，在排版格式上或多或少地都有一些要求。文档在输出打印之前必须合理地编排文档格式，这样才能真正得到一份视觉效果不错的文字作品。
6.1 文档的页面设置
在功能区的“布局”选项卡中，“页面设置”组提供了确定文档整体布局时需要改变的重要设置。在没有分节符的基本文档中，“页面设置”组的大多数选项会应用于整个文档。一旦开始添加分节符，就可以根据需要在每一节中调整“页面设置”选项了。
6.1.1 设置纸张的大小
使用Word编辑文档时，用户需要确定打印出的Word文档页面的大小，因此需要设置Word文档页面对应的纸张大小。Word 2016所使用的打印机驱动程序中提供了多种该打印机支持的纸张大小，用户可以在纸张列表中选择合适的纸张大小。
在“布局”选项卡的“页面设置”组中，“纸张大小”选项表示纸张的大小。单击该按钮，会显示出预设的标准纸张大小，如图6-1所示。选择“其他纸张大小”命令，弹出“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，如图6-2所示。要创建自定义的纸张大小，可以在“纸张大小”下拉列表中选择“自定义大小”选项。在“宽度”和“高度”微调框中输入需要的大小，每个微调框的最大值是22英寸。确保打印机支持所输入的大小，然后单击“确定”按钮，给文档应用纸张大小的更改。
图6-1
图6-2
注意
在“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中可以改变“纸张来源”的设置。例如，如果文档的第一页打印在信笺抬头上，其余页面打印在普通的纸张上，就可以从“首页”和“其他页”列表中选择合适的来源。
6.1.2 设置纸张的方向
纸张方向是指页面水平（横向）放置还是垂直（纵向）放置。默认的纸张方向为垂直放置，有时可能需要将页面旋转为横向，以更好地显示图片、图表、表格或其他对象。要改变文档的纸张方向，可以在“布局”选项卡的“页面设置”组中单击“纸张方向”按钮，再根据需要选择“横向”或“纵向”，如图6-3所示。
图6-3
如果只有一个对象或页面的内容太宽，就可以旋转表格、图表或图片，而保持纵向方向不变。旋转图片和图表并不难，将“自动换行”设为“嵌入型”之外的任何一种方式后，只需使用顶部中间的旋转手柄将图片或图表旋转90°即可。如果只旋转对象，页面和页脚仍会按照纵向的纸张方向来显示。
旋转表格稍微有些困难，但是有几种方法可以实现。如果正在创建表格，则选定整个表格，在“表格工具”|“布局”选项卡的“对齐方式”组中，单击“文字方向”按钮来旋转文字。如果箭头向左或向右倾斜，文字就是可读的。此时行和列颠倒了过来。采用这种方式工作并不容易，但是可以实现将表格旋转过来。
另一种旋转就是将完成的表格复制到剪贴板上，然后在“开始”选项卡的“剪贴板”组中选择“粘贴”|“粘贴性选择”命令，将表格作为图片粘贴到文档中。因为表格是一幅图片，所以可以根据需要选择任何浮动环绕方式并进行旋转，使其能够在纵向Word文档页面中恰当地侧向放置；由于没有改变纸张方向，页眉和页脚将以纵向模式显示。这种方法的缺点是有时图片的分辨率不够理想，在自己确定其效果是否可以接受，是否清晰。另外，在修改表格时，需要保存原表格的一份副本，并按照需要重新进行转换。
6.1.3 页边距
在“布局”选项卡的“页面设置”组中单击“页边距”下三角按钮，如图6-4所示可以显示一个选项库。单击其中一个可用的预设页面边距设置就可以将其应用。如果文档中包含多个节，且未选中任何内容，则每一种预设仅能应用于当前节；若所选内容中包含多个节，则每一种预设仅能应用所选的这些节。
图6-4
如果希望更加准确地加以控制，可选择“自定义边距”命令，弹出“页面设置”对话框，切换到“页边距”选项卡，如图6-5所示。在该选项卡中，可以根据需要控制所有的页边距，并将其应用。
图6-5
6.2 文档的分栏设置
文档的分栏设置可以将文档内容分为双栏或多栏，如图6-6所示。这种格式有时称为报纸栏或蛇形栏，是期刊、新闻稿和杂志的常用格式，但这些出版物不常使用Word的分栏功能来实现其分栏格式。这些出版物可能使用页眉布局程序，因为它们可以精确地分割文本、图形和广告。
图6-6
6.2.1 创建分栏
要给当前节（或选中节和文本）改变分栏数，可以单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”按钮，这时会弹出分栏下拉菜单，如图6-7所示。
图6-7
如果不希望使用任何默认的预设分栏格式，而进行其他控制，可以选择“更多分栏”命令，弹出“分栏”对话框，如图6-8所示。该对话框显示了与“分栏”下拉菜单中相同的5个预设分栏格式，但可以在左右页边距之间插入任意多个分栏，至多可插入44个分栏。对于8.5英寸宽的标准纸张，其左右页边距为1英寸，至多可以有13个分栏。要获得最大的44个分栏，纸张至少22英寸宽，且假定没有页边距和有一个超大的打印机。注意，“宽度”和“间距”控件一次只能访问3组分栏。如果分栏多于3组，在“分栏”对话框中就会显示一个垂直滚动条，用于访问其他分栏设置。完成了分栏的设置后，单击“确定”
图6-8
按钮，应用更改。
6.2.2 设置栏宽和分隔线
在图6-8中可以看到“分隔线”选项。当设置栏数在1以上时，“分隔线”选项才能启用，选中“分隔线”复选框可以在两栏之间添加一条垂直的分隔线。添加分隔线有助于保证分栏的可见分隔，提高可读性。
通过设置宽度和间距，可以设置分栏中一栏的宽度，单位为字符，设置1以上的栏数之后，“间距”项可用，可以设置两栏之间的间距。
6.2.3 使用分栏符
采用多栏结构时，Word会把每一栏看作一个有文本流的页眉。普通的文本必须先填满分栏1，然后才能填充分栏2；填满分栏2后，才能填充分栏3，依此类推。
分栏符在分栏中用于强制文本从新一个可用的分栏开头开始。如果把分栏看作页面中的微小页面，则分栏符会强制文本放在下一个“页面”上，即使下一个页面不一定在新的一页纸上。
添加分栏符的具体操作步骤如下。
01 将光标放置到分栏格式开始的地方，如图6-9所示。
图6-9
02 单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”按钮，弹出相应的下拉菜单，从中选择“分栏符”命令，如图6-10所示。
图6-10
03 在图6-11所示中可以看到光标以后的内容强制在第二栏的顶部开始。
图6-11
6.3 设置文档的分页和分节
如果想在文档的其他位置为文档分页和分节，可以手动插入分页符和分节符来完成。下面将介绍如何为文档进行分页和分节。
6.3.1 设置文档的分页
当文本或图形等内容填满一页时，Word会插入一个自动分页符，并开始新的一页。如果要在某个特定位置强制分页，可插入手动分页符，这样可以确保章节标题总在新的一页开始。设置文档分页的具体操作步骤如下。
01 首先将插入点置于要插入分页符的位置。
02 然后单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“分页符”命令。
03 这样，即可将光标置于下一页开始。
04 若要查看添加了分页符的位置，可在“开始”选项卡的“段落”组中单击
（显示/隐藏编辑标记）按钮，查看分节符，如图6-12所示。
图6-12
6.3.2 设置文档的分节
当用户想要添加分节符时，单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”按钮，然后选择所需的分节符类型，如图6-13所示。
图6-13
节可以让用户对文档的结构和外观进行更多控制。在同一个文档中可以有许多不同的节，每个节都可以有自己的页眉和页脚、方向、格式、间距等。用户还可以在同一页上有多个节。
“下一页”分节符会在下一页上开始新节；“连续”分节符会在同一页上开始新节。使用连续分节符的最常见原因之一是可以添加栏数，而不需要开始新页面。例如，在报表中，用户可能希望在页面顶部设置一个占页面整个宽度的栏，在同一页的底部设置两栏或三栏；选择“偶数页”命令可以在下一个偶数页上开始新节；选择“奇数页”命令可以在下一个奇数页上开始新节。
6.4 编辑文档的边框和底纹
为了文档的美观，可以为文档和文本内容添加边框和底纹。在本节中将介绍如何为文档和文本内容添加边框和底纹。
6.4.1 为页面添加边框
使用Word制作的电子报刊美不美观，除了看图片和文字外，还要看边框和文本框设计的合不合理。为页面添加边框的具体操作步骤如下。
01 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面边框”按钮。
02 弹出“边框和底纹”对话框，如图6-14所示。在“页面边框”选项卡中选择边框的“样式”“颜色”“宽度”“艺术型”等页面边框的样式属性。
图6-14
在选择页面边框时，可以在“预览”窗口中预览样式，同时还可以选择边框应用在哪个方向，如
（边框只应用于顶部）、
（边框只应用于底部）、
（边框只应用于左边）和
（边框只应用于右边），除此之外还可以选择“应用于”下拉列表中的“整篇文档”选项。
03 设置后的文档边框效果如图6-15所示。
图6-15
6.4.2 为文字添加边框
为文字添加边框不仅是为了美观，也是为了标注主题、突出要点。为文字添加边框的方法有以下3种。
方法一：
（字符边框）命令。该命令可以为单个字符设置边框，需要注意的是，字符边框的样式比较单一，不可以设置。如图6-16所示是为选择的当前字符设置的
（字符边框）。
图6-16
方法二：为文字段落设置边框效果，单击“开始”选项卡的“段落”组中的
（边框）右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择边框的类型，如图6-17所示。
图6-17
这里需要着重讲述一下“绘制表格”命令。使用该命令时，光标将会呈铅笔状显示，如图6-18所示。通过水平、垂直地绘制，可以绘制出段落表格，如图6-19所示。而且还可以绘制斜线表格。
图6-18
图6-19
方法三：单击“开始”选项卡的“段落”组中的
（边框）右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中可以选择段落的边框，如图6-20所示。其操作和设置方法与“页面边框”选项卡相同。
图6-20
用户可以根据以上3种方法来为段落和文字设置边框效果。
6.4.3 为文字添加底纹
突出标注文字除了添加边框外，还可以为文字添加底纹。添加底纹的方法有以下4种。
方法一：单击“开始”选项卡的“段落”组中的
（以不同颜色突出显示文本）右侧的下三角按钮，弹出相应的色块，选择一种颜色作为底纹。
方法二：单击“开始”选项卡的“段落”组中
（字符底纹）按钮，可以为选择的字符设置单一的灰色底纹。
方法三：单击“开始”选项卡的“段落”组中的
（底纹）右侧的下三角按钮，可以弹出底纹的设置面板，如图6-21所示，从中可以选择底纹的颜色。如果在“主题颜色”选项组中没有合适的颜色，可以选择“其他颜色”命令，弹出“颜色”对话框，如图6-22所示，从中可以选择需要的颜色。
图6-21
图6-22
方法四：单击“开始”选项卡的“段落”组中的
（边框）右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，切换到“底纹”选项卡，从中可以设置底纹的颜色和样式，如图6-23所示。
图6-23
用户可以根据以上4种方法来设置字符段落的底纹。
6.5 设置页面背景
为了使文档更具有表现力，用户可以根据需要为其设置背景效果。
6.5.1 使用纯色背景
面对Word的纯白背景，经常会觉得比较单调或乏味。不管怎么样，经常更换颜色可以避免视觉疲劳，也可以让自己更加投入地进行创作。在本节中将为用户介绍如何更改纯白色背景为其他颜色的纯色背景，具体操作步骤如下。
01 打开一个Word文档。
02 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，在弹出的下拉面板中选择需要更改的页面背景颜色，如图6-24所示。
图6-24
03 如果在下拉面板中没有满意的颜色，可以选择“其他颜色”命令，弹出“颜色”对话框，从中选择一个合适的颜色。
6.5.2 使用渐变色填充背景
除了使用纯色填充背景外，还可以使用渐变色填充背景。使用渐变色填充背景的具体操作步骤如下。
01 打开一个Word文档。
02 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，在弹出的下拉面板中选择“填充效果”命令，弹出“填充效果”对话框，如图6-25所示。
图6-25
03 设置颜色，填充渐变色后的效果如图6-26所示。
图6-26
除此之外，还可以通过“填充效果”对话框填充背景为纹理、图案、图片，这里用户可以自己尝试一下。
6.5.3 添加水印
在处理Word文档时，往往要增加一些标识图像信息，这时需要添加水印来确保文件的版权。添加水印的具体操作步骤如下。
01 打开一个Word文档，选择需要添加水印的文件。
02 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“水印”按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的水印预设，如图6-27所示。
图6-27
03 如果没有合适的水印，可以选择“自定义水印”命令，弹出“水印”对话框，从中可以选中“图片水印”单选按钮，通过单击“选择图片”按钮来选择一张图片作为水印背景；或者选中“文字水印”单选按钮，在该选项组中设置各种属性，例如，在“文字”文本框中输入需要的水印，并设置水印的字体、字号、颜色、版式、透明度等效果，如图6-28所示。
图6-28
04 添加文字水印后的效果如图6-29所示。
图6-29
提示
如果不需要水印，可以单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“水印”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“删除水印”命令，即可删除水印效果。
6.6 特殊文档的创建
特殊文档是指使用模板、主题或各种工具制作具有一定版式且不能随意更改的一种文档。在前面章节中介绍过书法字帖特殊文档的创建，接下来将介绍如何创建稿纸格式文档、创建封面等等特殊文档的创建。
6.6.1 创建稿纸格式的文档
写文章经常用到稿纸，每个字和一个标点符号都要占用一个格子。在Word中，有时也需要用到格子，下面就来介绍如何创建稿纸格式的文档，具体操作步骤如下。
01 打开一个Word文档。
02 单击“布局”选项卡的“稿纸”组中的“稿纸设置”按钮，弹出“稿纸设置”对话框，如图6-30所示。单击“格式”列表框，列表中有3种稿纸格式，默认为“非稿纸文档”。
图6-30
03 根据需要选择一种稿纸格式后，对应的稿纸格式选项就被激活，从中设置合适的参数即可。设置完成后，单击“确认”按钮，添加的稿纸格式文档如图6-31所示。
图6-31
6.6.2 创建封面
Word可以很轻松地对外观进行定义，且各种预设功能足以帮助用户创建一个专业的外观文档，同时还提供了各种不同格式和样式的选项，可以对其进行更改。本节将介绍Word中的封面功能。在Word中包含了许多预先定制的封面，只需单击几次鼠标即可使用这些封面样式。创建封面的具体操作步骤如下。
01 打开一个Word文档。
02 单击“插入”选项卡的“页面”组中的“封面”按钮，在弹出的下拉列表中可以看到各封面的预设类型，如图6-32所示。
图6-32
03 选择合适的封面样式后，创建封面如图6-33所示。此时，用户可以对标题和封面内容进行修改。
图6-33
提示
除了列表中的封面外，用户还可以通过选择“Office.com中的其他封面”命令，选择互联网上的封面；并且还可以自己创建封面，然后使用“将所选内容保存到封面库”命令将自己制作的封面存储为预设封面。
6.6.3 批量制作信封
众所周知，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息，如果需要发出去的信件很多，手工填写是一件非常烦琐的事情。Word中的“中文信封”向导不仅可以批量生成漂亮的信封，而且还可以批量填写上各项信息内容，实现信封批处理。批量制作信封的具体操作步骤如下。
01 首先打开预先准备好的Excel工作簿，如图6-34所示。
图6-34
02 运行Word应用程序，新建一个文档，单击“邮件”选项卡的“创建”组中的“中文信封”按钮，弹出“信封制作向导”对话框，如图6-35所示。单击“下一步”按钮。
图6-35
03 进入“选择信封样式”面板中，在“信封样式”下拉列表中选择合适的信封样式，然后选择合适的信封构件选项，如图6-36所示。单击“下一步”按钮。
图6-36
04 进入“选择生成信封的方式和数量”面板中，选中“基于地址簿文件，生成批量信封”单选按钮，这里可以使用Excel数据创建批量信封，如图6-37所示。单击“下一步”按钮。
图6-37
05 进入“从文件中获取并匹配收信人信息”面板，单击“选择地址簿”按钮，如图6-38所示。
图6-38
06 弹出“打开”对话框，从中选择准备好的Excel文件，单击“打开”按钮，如图6-39所示。
图6-39
07 打开Excel文件后，在“匹配收件人信息”选项组中选择合适的信息，如图6-40所示。单击“下一步”按钮。
图6-40
08 进入“输入寄信人信息”面板，如图6-41所示。从中输入寄信人信息后，单击“下一步”按钮。
图6-41
09 进入“完成”面板，单击“完成”按钮，如图6-42所示。
图6-42
10 创建批量信封后，在Word中将显示出来，如图6-43所示。
图6-43
6.6.4 设计名片
在Word中可以设置简单的名片效果，其中主要用到的工具就是“标签”，通过标签可以批量制作名片。制作名片的具体操作步骤如下。
01 首先新建一个Word文档，单击“布局”选项卡的“页面设置”组右下角的
按钮，弹出“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，从中设置“宽度”为8.8厘米、“高度”为5.5厘米，如图6-44所示。
图6-44
02 切换到“页边距”选项卡，设置页边距的上、下、左、右参数均为0.5厘米；设置“纸张方向”为“横向”，单击“确定”按钮，如图6-45所示。
图6-45
03 在设置的文档中添加文本，作为简单的名片内容，如图6-46所示。
图6-46
04 再新建一个Word文档，单击“布局”选项卡的“页面设置”组右下角的
按钮，弹出“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，选择“纸张大小”为A4，设置“宽度”为19.5厘米、“高度”为29.7厘米，单击“确定”按钮，如图6-47所示。
图6-47
05 设置文档的页面大小后，单击“邮件”选项卡的“创建”组中的“标签”按钮，在弹出的“信封和标签”对话框中切换到“标签”选项卡，单击“选项”按钮，如图6-48所示。
图6-48
06 弹出“标签选项”对话框，从中选择“标签供应商”和“产品编号”，单击“确定”按钮，如图6-49所示。
图6-49
07 返回到“信封和标签”对话框，单击“新建文档”按钮，创建新文档，如图6-50所示。
图6-50
08 创建出的新文档如图6-51所示。
图6-51
09 切换到制作的名片文档中，按Ctrl+A快捷键，将内容全选；按Ctrl+C快捷键，复制选择的内容。然后切换到图6-51文档中，在每格名片区域按Ctrl+V快捷键，粘贴名片内容到文档中，如图6-52所示。
图6-52
6.7 典型案例1——为朗诵稿进行编排
下面将通过对诗歌朗诵文档进行编排，其主要调整页面的文字方向、为页面设置边框和底纹以及水印等效果，完成页面的设计。
01 打开预先准备好的诗歌朗诵文件，如图6-53所示。
图6-53
02 单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“文字方向”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“垂直”命令，效果如图6-54所示。
图6-54
03 在文档中设置文字的字体和大小，使其充满整个文档页面，如图6-55所示。
图6-55
04 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面边框”按钮，弹出“页面边框”对话框，从中选择合适的边框样式，并设置需要的边框参数，单击“确定”按钮，如图6-56所示。
图6-56
05 单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，在弹出的下拉面板中选择“填充效果”命令，在弹出的“填充效果”对话框中切换到“纹理”选项卡，从中选择一个纹理，如图6-57所示。
图6-57
06 看一下填充背景和设置边框后的效果，如图6-58所示。
图6-58
07 继续为文档添加水印效果。单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“水印”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义水印”命令，弹出“水印”对话框，从中设置文字水印的选项，如图6-59所示。
图6-59
08 完成后的朗诵稿效果如图6-60所示。
图6-60
6.8 典型案例2——编排并设置文章封面
下面将介绍如何为文章进行分栏、如何设置文档的主题格式，并介绍如何设置页面的段落格式和分栏符，最后为文档设置水印和背景颜色以及封面装饰文章，具体的操作步骤如下。
01 打开预先准备好的文件，如图6-61所示。
图6-61
02 切换到“设计”选项卡，在“文档格式”组中选择一种合适的格式，如图6-62所示。
图6-62
03 在文档中选择正文内容，单击“开始”选项卡的“段落”组右下角的
按钮，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中，设置“缩进”选项组中的“特殊格式”为“首行缩进”，如图6-63所示。
图6-63
04 在“开始”选项卡中单击“剪贴板”组中的
（格式刷）按钮，在文档中将设置为首行缩进的段落使用格式刷设置出其他段落的首行缩进，如图6-64所示。
图6-64
05 按Ctrl+A快捷键，全选文档内容，单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“两栏”命令，如图6-65所示。
图6-65
06 在文档中选择标题文字，单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“一栏”命令，如图6-66所示。
图6-66
07 选择除标题外的所有文档内容，单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更多分栏”命令，在弹出的“分栏”对话框中选中“分隔线”复选框，设置“宽度和间距”选项组中的“间距”为0.5字符，如图6-67所示。
图6-67
08 可以看到如图6-68所示的分栏效果。
图6-68
09 查看文档的底部，如图6-69所示。
图6-69
10 接下来将设置底部文档的分栏效果，在如图6-70所示的中间文档前放置光标，单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的
（插入分节符和分节符）按钮，在弹出的下拉菜单中选择“分栏符”命令。
图6-70
11 设置分栏后的效果如图6-71所示。
图6-71
12 接着为页面设置页面背景。单击“设计”选项卡的“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，在弹出的下拉面板中选择“其他颜色”命令，弹出“颜色”对话框，从中选择合适的背景颜色，单击“确定”按钮，如图6-72所示。
图6-72
13 设置背景后，再单击“水印”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义水印”命令，弹出“水印”对话框，从中设置水印的选项，如图6-73所示。
图6-73
14 设置背景颜色和水印的效果如图6-74所示。
图6-74
15 接下来为文档创建封面。单击“插入”选项卡的“页面”组中的“封面”按钮，在弹出的下拉菜单中选择预设的封面，如图6-75所示。
图6-75
16 插入到文档后的效果如图6-76所示。
图6-76
17 选择一个想要修改的文本框，在预设的样式中选择一个合适的样式，如图6-77所示。
图6-77
18 在封面中输入封面内容，如图6-78所示。
图6-78
将完成的效果进行存储，也可以对封面再次进行修改，直到满意为止。
6.9 本章小结
本章介绍了基本页面的设置，文档分栏、分页和分节的设置，以及为文档设置边框、底纹和背景；最后讲述了特殊文档的创建，包括如何创建稿纸格式的文档、如何设置封面、如何批量制作信封以及如何使用Word设计名片。通过对本章的学习，用户可以掌握页面设置的知识。