3.4.3 管理信息系统的定义和基本概念

信息管理和管理信息系统的概念起源很早。管理信息系统是企业的神经系统。对于一个企业来说，没有计算机也有信息管理和管理信息系统，管理信息系统是任何企业不能没有的系统。所以，对于企业来说，管理信息系统只有优劣之分，不存在有无的问题。

不妨用下面两个式子来表达：

式子右边的“管理”是指企业的管理工作，“信息”是指实实在在的信息和当时的信息技术，“系统”是指企业管理人员的当时的系统思想（朴素的、自发的）和有关的硬件、软件。

式子右边的“管理”是指企业的管理工作和现代的管理理论，“信息”是指实实在在的信息和信息技术（信息技术有了实质性的发展），“系统”是指系统理论和企业管理人员的系统思想（经过学习的、丰富的）和有关的硬件、软件；“计算机技术”更是日新月异地发展着。

本书后面所讲的管理信息系统，均是指现代的管理信息系统，而且直接用英文缩写MIS表示。在这里以企业为谈论对象，其实，管理信息系统的基本概念、原理和方法对于学校、政府部门等系统也是适用的。下面给出管理信息系统的定义：

管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效率为目的，支持企业高层决策、中层控制和基层运作的集成化的人机系统。

这个定义说明，管理信息系统不仅是一个技术系统，而且是把人包括在内的人机系统，因而它是一个管理系统，也是一个社会系统。

管理信息系统正在成为一门学科，它引用其他学科的概念，把它们综合集成为一门系统性的学科。它面向管理，利用系统的观点、数学的方法和计算机应用三大要素，形成自己独特的内涵，从而形成系统型、交叉型和边缘型的学科。

管理信息系统又是一个专业，目前我国许多大学都有这个专业，香港、澳门和台湾地区的大学称为资讯管理专业。如果说其他许多专业如会计学、市场学和财务学专业等在我国均是现代化专业，而国际商务、国际贸易等均是国际化专业，那么，管理信息系统是一个未来化专业，是一个革新性专业。它所从事的工作主要在于改变世界，用科学方法和信息技术手段，在会计领域、市场领域和贸易领域等从事变革。没有这种变革的思想就不能算是一个好的管理信息系统专业人员。只有变革才能得到美好的未来，未来到处是管理信息系统的天地。

近年来，一个比较普遍的趋势是用信息系统（Information Systems，IS）代替管理信息系统。应当说，信息系统比管理信息系统有更宽的概念范围，用于管理方面的信息系统就是管理信息系统。而国外一般谈信息系统就是指管理信息系统，两者类似同义语。但在国内由于一些电子技术专业先用了信息系统的名词，主要偏重于硬件和软件技术，是和管理信息系统不同的专业，所以在国内不能简单地认为信息系统就是管理信息系统。

由管理信息系统的定义中已得到了管理信息系统的一些认识，下面以图的形式给出总体概念图，见图3-2。

管理信息系统是一个一体化系统或集成系统，就是说，管理信息系统进行企业的信息管理是从总体出发，全面考虑，保证各种职能部门共享数据，减少数据的冗余度，保证数据的兼容性和一致性。严格地说，只有信息的集中统一，信息才能成为企业的资源。数据的一体化并不限制个别功能子系统保存自己的专用数据。为保证一体化，首先，要有一个全局的系统计划，每一个小系统的实现均要在这个总体计划的指导下进行；其次，通过标准、大纲和手续达到系统一体化。这样数据和程序就可以满足多个用户的要求，系统的设备也应当互相兼容，即使在分布式系统和分布式数据库的情况下，保证数据的一致性也是十分重要的。

具有集中统一规划的数据库是管理信息系统成熟的重要标志，它象征着管理信息系统是经过周密的设计而建立的，它标志着信息已集中成为资源，为各种用户所共享。数据库有自己功能完善的数据库管理系统，管理着数据的组织、输入和存取，使数据为多种用户服务。

管理信息系统用数学模型分析数据，辅助决策。只提供原始数据或者总结综合数据对管理者来说往往感到不满足，管理者希望直接给出决策的数据。为得到这种数据往往需要利用数学模型，例如联系于资源消耗的投资决策模型和联系于生产调度的调度模型等。模型可以用来发现问题，寻找可行解、非劣解和最优解。在高级的管理信息系统中，系统备有各种模型，供不同的子系统使用，这些模型的集合叫模型库。高级的智能模型能和管理者以对话的形式交换信息，从而组合模型，并提供辅助决策信息。

管理信息系统的概念是发展的。最初许多倡议者设想管理信息系统是一个单个的高度一体化的大系统，它能处理所有的组织功能。随着时间的推移，这种高度一体化的单个系统显得过于复杂，并难以实现。由于在20世纪70年代对管理信息系统过分强调集中，过分强调大而全，所以当时建立的一些管理信息系统成功的比例约占50%。于是，管理信息系统的概念转向各子系统的联合，按照总体计划、标准和程序，根据需要，开发和实现一个个子系统。这样，一个组织不是只有一个包罗万象的大系统，而是一些相关的信息系统的集合。

有些组织所用的信息系统可能只是相关的小系统，它们均属于管理信息系统的范畴，但不是管理信息系统的全部。例如以下几个系统。

1．统计系统

统计所研究的内容是数量数据间表面的规律，应用统计可以把数据分为较相关的和较不相关的组，它一般不考虑数据内部的性质。统计的结果把数据转换为“预信息”——还没有成为信息，它不能控制，也不能预测。因而统计系统属于低级的管理信息系统。

2．数据更新系统

数据更新系统的早期代表是美国航空公司的SABRE预约订票系统。这个系统是1950—1960年间建成的。这个系统能分配美国任一航空线上任一个航班的飞机座位。它设有11008个预约点，分配76000个座位，它能存取600000个旅客记录和27000个飞行段记录。在任何一点均可查到任一条航线航班有无空座位。但是在概念上SABRE系统是一个简单的数据更新系统。它既不告诉空座位的票价，更不告诉以现在的售票速度何时能将票售完，从而采取补救措施，因为它没有预测和控制，它不改变系统的行为，它也是属于低级的管理信息系统。

3．状态报告系统

它是反映系统状态的一种系统，可以分为生产状态报告、服务状态报告和研究状态报告等系统。生产状态报告系统的代表是IBM公司的公用制造信息系统。美国IBM公司是世界著名的计算机公司。1964年它生产出中型计算机IBM360，把计算机的水平提高了一个台阶，但同时组织生产的管理工作也大大复杂化了。一台计算机有多达15000种不同的部件，每一个部件又有若干个元件。IBM的工厂遍布美国各地。不同的订货要求不同的部件和不同的元件，计划调度必须指出什么地方、什么工厂、生产什么部件或元件。IBM的生产组织方式是各厂生产好规定的部件，约好同时送达用户。在用户处它们才第一次会面，然后组装。这种方式，生产装配和安装十分复杂。为了保证其正常进行，在原有管理系统上，加入任何设备都几乎无效。所以要求用一个以计算机为基础的状态报告系统。生产一台计算机整个活动要6~12个月，状态报告系统在此期间内监视每一部件生产的进展。在1964年建立了先进管理系统（AAS），它能进行450个业务，如订货登记、送货计划、工资和会计收入等。在1968年IBM公司又建立了公用制造信息系统（Common Manufacturing Information Systems，CMIS），运行很成功。“公用”一词的意思是报告记录的格式统一，有公用数据库使全系统的数据统一和共享。这个系统使计划调度加快，减少了库存。估计过去需用15周的工作，此系统只用3周即可完成。但是它仍然是管理信息系统的初级形式，它没有预测也没有控制功能。

存货行情系统是服务状态报告系统，它不仅反映存货的数量，而且有时间变量，它保存有最近的“指标／要价”数据。医院也广泛应用服务状态报告系统监视设备和人员的工作情况以利于紧急调度。

现代的市场要求产品不断地更新，企业越来越关心未来的产品和技术预测。但是，“十年后获利的产品，现在只能从科学家和工程师的眼中看出”。为了企业家和科学家能掌握未来，建立研究状态报告系统十分必要。这个系统的主要资料来自技术理论文章和科学报告。为了进行这种服务，美国各部均建立了一些信息系统提供资料服务。1972年就有了35个系统，包括农业部、商业部、国防部和航空部等。美国国家环境卫星服务系统（NESS）不仅描述环境的状态，而且有预测功能。用以对大风暴、洪水和飓风等预测，还有数量分析和地理过程模型。1973年政府完成了30万份研究报告的自动化管理系统。它可以通过国家技术信息服务系统（National Technical Information Service，NTIS）查找，及时有效地提供。政府在全国设立100多个办事处从事这项工作。如你租用NTIS报告，它能给出与你现在研究有关的报告简介，还提供参考信息如订货数、价格、人员、合作者和出版日期等。它每年可提供200万份文件或微文件。它的经费20%来自政府拨款，80%自负盈亏。

4．数据处理系统（Data Processing Systems，DPS）

数据处理系统又称作电子数据处理系统（Electronic Data Processing Systems，EDPS）或事务处理系统（Transaction Processing Systems，TPS）。

这是支持企业运行层日常操作的主要系统。它是进行日常业务的记录、汇总、综合和分类的系统。它的输入是原始单据，它的输出是分类或汇总的报表。如订货单处理、旅馆预约系统、工资系统、雇员档案系统以及领料和运输系统等。

这个系统由于处理的问题处于较低的管理层，因而问题比较结构化，也就是处理步骤较固定。其主要的操作是排序、列表、更新和生成，主要使用的运算是简单的加、减、乘、除，主要使用的人员是运行人员。

主要的TPS类型有销售／市场系统、制造／生产系统、财务／会计系统、人事／组织系统等。这些系统的主要功能见表3-3。

现代的企业若没有TPS，简直无法工作。TPS的故障将造成银行、超市和航空订票处的工作停止，造成极大的损失。当代的企业TPS所处理的数据量大得惊人，是人用手工无法完成的。例如一个银行营业所白天8小时所积累的业务，用手工至少加班4小时才能处理完，现代的计算机只需几分钟。利用计算机TPS系统，一个人一天可以处理500笔业务，如不用计算机可能要50人才能完成。TPS已成为现代企业无法离开的系统。

TPS是企业信息的生产者，其他的系统将利用它所产生的信息为企业作出更多的贡献。TPS现在有跨越组织和部门的趋势。不同组织的TPS连接起来，如供应链系统和银行的清算系统相连，甚至可把这些组织结成动态联盟，因此TPS是企业非常重要的系统。

5．知识工作和办公自动化系统（knowledge work and office automation systems）

随着信息社会的到来，人们的工作方式在不断变化，由主要以体力工作的方式转到主要以脑力工作的方式。知识工作成了未来企业的主要工作。知识工作者也将成为企业的主体。什么是知识工作者（knowledge workers）？现在还没有明确的定义，一般的理解是：①这些人应有正式的大学毕业学历或学位；②他们应当有职称，如工程师、教授和医师等；③他们的工作内容主要是创造新信息。他们需要有工具、有环境和有系统支持他们的工作。

知识工作系统（Knowledge Work Systems，KWS）是支持知识工作者工作的系统。如科学和工程设计的工作站系统，又称计算机辅助设计系统（Computer Aided Design Systems，CADS），它能协助设计出新产品，产生新的信息。现在企业管理应用的协同工作计算机系统（Computer System for Collaboration Work），它允许企业中各部门如市场部、财务部和生产部的人员，在上面协同工作，然后产生一份策划或计划报告，也就是产生了新的信息。计算机辅助教学系统（Computer Aided Instruction Systems，CAIS）是支持教师工作的知识系统。知识工作系统可以大大提高知识工作的效率，缩短设计时间，改善输出的知识产品的质量。由于未来企业的效率和效益越来越依赖于知识工作，因而利用知识工作系统提高企业效率和效益得到人们越来越多的注意。

办公自动化系统（Office Automation Systems，OAS）是支持较低层次的脑力劳动者工作的系统。这些劳动者包括秘书、簿记员和办事员等，他们的工作不是创造信息，而是处理数据。所以也可以把他们称为数据工作者（data worker）。典型的办公自动化系统处理和管理文件，包括字符处理、文件印刷、数字填写、调度（通过电子日历）和通信（通过电子邮件、语音信件和可视会议等）。

知识工作者创造和生产知识，要用办公室自动化系统予以协助。更好的工具是工作站，这种工作站不仅具有文件生成能力，而且有图形和分析的能力。它们还具有很强的通信能力，可搜集各种用途的企业内部和外部的信息。现在许多工作站还能运行三维（3D）动画软件，使系统能更加逼真，达到虚拟现实（virtual reality，钱学森院士称为“灵境技术”）。

知识工作系统现在是发展和增长很快的系统，将来更有前途，因而绝不要忽视它在管理上的应用，应当更好地把它和其他系统连接起来。

6．决策支持系统（Decision Support Systems，DSS）

随着信息技术应用的深入，信息系统已不仅仅支持信息的处理，而且向上发展，支持管理的决策。要支持决策就要有分析能力和模型能力，所以决策支持系统是利用计算机分析能力和模型能力对管理决策进行支持的系统。用户可以针对管理决策的问题，建立一个模型以考查一些变量的变化对决策结果的影响。例如，用户可以观察利率的变化对一个新建制造厂的投资的影响。决策支持系统有的只提供数据支持，叫作面向数据的决策支持系统（Data Oriented DSS）；有的只提供模型支持，叫作面向模型的决策支持系统（Model Based DSS），现在的决策支持系统均为既面向数据又面向模型的系统。

决策支持系统的主要特点：

①它们的目标在于帮助解决结构不良的高层管理决策问题；

②它们试图综合应用模型和分析技术，同时也具有传统的数据存取和检索功能；

③它们特别注意让不熟悉计算机的用户方便地使用，并采取交互方式；

④它们强调灵活性和适应性，强调DSS适应和跟踪用户的决策环境、方式和过程，而不是强调人适应设计者的方式和过程；

⑤DSS是支持而不是代替人们的认识过程。

现在DSS有了新的发展，主要有主管支持系统（Executive Support Systems，ESS）和群体决策支持系统（Group Decision Support Systems，GDSS）。ESS是DSS功能对高层主管的剪裁，它依靠先进的存取手段，可以存取DSS和MIS数据库中的数据，而且可以存取外界包括市场行情、新的税收规定以及竞争者情况的信息等。它具有很好的图形显示能力和实用的分析能力。ESS不仅提高主管进行决策的效率，而且提高日常办公的效率。GDSS是支持群体进行决策的系统，这个群体可以是一个组织、一个委员会、一个工作组或是一个讨论会。GDSS往往包含一个电子会议系统和一个协同工作的计算机系统，这种群体决策可以是同时进行或同步进行，也可以是不同时或异步进行。GDSS是当前DSS发展的一个重要方面。

DSS正朝着智能化方向发展，叫作智能决策支持系统（Intelligent Decision Support System，IDSS），主要是在原有DSS上加进知识库和逻辑推理能力。更高的智能，应具有学习的能力，尤其是基于案例的学习，它得到了更多的关注。

以上各种系统均是管理信息系统的一部分而不是它的全部，管理信息系统可以说是这些系统的集成。贵在集成，难在集成。管理信息系统和这些系统间的关系，见图3-3。