1.3 出纳工作的组织
1.3.1 出纳工作岗位的设置
各个企业的实际情况不同，出纳工作的组织内容也不尽相同，但无论哪一种形式，一般都要设置合理的出纳机构，配备必要的出纳人员，并建立各种内部工作职责与制度等。
出纳机构一般设置在会计机构内部，如各企事业单位财会科、财会处内部设置专门处理出纳业务的出纳组、出纳室。《会计法》第三十六条规定：“各单位应当根据会计业务的需要，设置会计机构，或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员；不具备设置条件的，应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。”
会计法对各单位会计、出纳机构与人员的设置并没有硬性规定，而是让企业根据自身情况和实际需要来设定。因此企业应结合自身经济活动的规模、特点、业务量的大小等进行机构设置和人员配置。以工业企业为例，大型企业可在财务处下设出纳科；中型企业可在财务科下设出纳室，小型企业可在财务科下配备专职出纳人员。有些主管公司，为了资金的有效管理和总体利用效益，把若干分公司的出纳业务（或部分出纳业务）集中起来办理，成立专门的内部“结算中心”，这种“结算中心”，实际上也是出纳机构。
1.3.2 出纳人员配备
一般讲，实行独立核算的企业单位，在银行开户的行政、事业单位，有经常性现金收入和支出业务的企业、行政事业单位都应配备专职或兼职出纳人员，担任本单位的出纳工作。出纳人员配备的多少，主要取决于本单位出纳业务量的大小和繁简程度，要以业务需要为原则，既要满足出纳工作量的需要，又要避免徒具形式、人浮于事的现象。一般可采用一人一岗、一人多岗、一岗多人等几种形式：
一人一岗：规模不大的单位，出纳工作量不大，可设专职出纳人员一名。
一人多岗：规模较小的单位，出纳工作量较小，可设兼职出纳人员一名。如无条件单独设置会计机构的单位，至少要在有关机构中（如单位的办公室、后勤部门等）配备兼职出纳人员一名。但兼职出纳不得兼管收入、费用、债权、债务账目的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作。
一岗多人：规模较大的单位，出纳工作量较大，可设多名出纳人员，如分设管理收付的出纳人员和管账的出纳人员，或分设现金出纳员和银行结算出纳人员等。
1.3.3 出纳人员的内部分工
单位规模较大、业务复杂、出纳人员有两名以上的单位，要在出纳部门内部实行岗位责任制，从管理的要求和工作便利等方面综合考虑，对出纳人员的工作进行明确的分工。通常可按现金与银行存款，银行存款的不同户头，票据与有价证券的办理等工作性质上的差异进行分工。也可以将整个出纳工作划分为不同的阶段和步骤，按工作阶段和步骤进行分工。对于公司内部“结算中心”式的出纳机构中的人员分工，还可以按不同分公司定岗定人。
1.3.4 出纳工作的回避要求
由于出纳工作的特殊性，特定人员需要回避。《会计基础工作规范》第十六条规定：“国家机关、国有企业、事业单位任用会计人员应当实行回避制度。单位领导人的直系亲属不得担任本单位的会计机构负责人、会计主管人员。会计机构负责人，会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。需要回避的直系亲属为：夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及配偶亲关系。”
1.3.5 出纳工作流程
出纳人员每天要处理大量的经济业务，协调各方面的经济利益关系，如何才能提高工作效率，保证工作质量呢？这就需要制定一个合理而有效的工作流程，使出纳工作有条不紊地执行。出纳人员办理资金收支业务要求有章可循，按照规定程序进行业务处理，保证出纳工作的质量。出纳工作的一般流程如下。
（1）清楚收入的金额和来源
出纳人员在收到一笔资金之前，应当清楚地知道要收到多少钱，收谁的钱，收什么性质的钱，再按不同的情况进行分析处理。其基本业务如下：
①确定收款金额。如为现金收入，应考虑库存限额的要求。
②明确付款人。出纳人员应当明确付款人的全称和有关情况，对于收到的背书支票或其他代为付款的情况，应由经办人加以注明。
③收到销售或劳务性质的收入。出纳人员应当根据有关的销售（或劳务）合同确定收款额是否按协议执行，并对预收账款、当期实现的收入和收回以前欠款分别进行处理，保证账实一致。
④收回代付、代垫及其他应付款。出纳人员应当根据账务记录确定其收款额是否相符，具体包括单位为职工代付的水电费、房租、保险金、个人所得税，职工的个人借款和差旅费借款，单位交纳的押金等。
（2）清点收入
出纳员在清楚收入的金额和来源后，进行清点核对，清点时应沉着冷静，不要图快。其业务如下：
①现金清点。现金收入应与经办人当面点清，在清点过程中出纳人员发现短缺、假钞等特殊问题，应由经办人负责。
②银行核实。银行结算收入应由出纳人员与银行相核对，如为电话询问或电话银行查询的，只能作为参考，在取得银行有关的收款凭证后，方可正式确认收入，进行账务处理。
③清点核对无误后，按规定开具发票或内部使用的收据。如收入金额较大的，应及时上报有关领导，便于资金的安排调度，手续完毕后，在有关收款依据上加盖“收讫”章。
如清点核对并开出单据后，再发现现金短缺或假钞，应由出纳人员负责。
（3）收入退回
如因特殊原因导致收入退回的，如支票印鉴不清、收款单位账号错误等，应由出纳人员及时联系有关经办人或对方单位，重新办理收款。
（1）明确支出的金额和用途
出纳人员支付每一笔资金的时候，一定要知道准确的付款金额，合理安排资金。
①明确收款人。出纳人员必须严格按合同、发票或有关依据记载的收款人进行付款，对于代为收款的，应当出具原收款人证明材料并与原收款人核实后，方可办理付款手续。
②明确付款用途。对于不合法、不合理的付款应当坚决给予抵制，并向有关领导予以汇报，行使出纳人员的工作权力，用途不明的，出纳人员可以拒付。
（2）付款审批
由经办人填制付款单证，注明付款金额和用途，并对付款事项的真实性和准确性负责。
①有关证明人的签章。经办人的付款用途中，涉及到实物的，应当由仓库保管员或实物负责人的签收；涉及差旅、销售费用等的，应当有证明人或知情人加以证明。
②有关领导的签字。收款人持证明手续完备的付款单据，报有关领导审阅并签字。
③到财务部门办理付款。收款人持内容完备的付款单证，报经会计审核后，由出纳办理付款。
（3）办理付款
付款是资金支出中最关键的一环，出纳人员应当特别谨慎，要用如临深渊、如履薄冰的态度认真对待，因为款一旦付出，发生差错是很难追回的。严格核实付款金额、用途及有关审批手续。
现金付款，双方应当面点清。在清点过程中发现短缺、假钞等情况，由出纳员负责。
银行付款，开具支票时，出纳人员应认真填写各项内容，保证要素完整、印鉴清晰、书写正确，如为现金支票，应附领票人的姓名、身份证号码及单位证明。办理转账或汇款时，出纳人员书写要准确、清晰、完整，保证收款人能按时收到款项。
付款金额双方确认后，由收款人签字并加盖“付讫”章。如为转账或汇款的，银行单据可直接作为已付款证明。
如确认签字后，再发现现金短缺或其他情况，应由收款经办人负责。
（4）付款退回
如因特殊原因造成支票或汇款退回的，出纳人员应当立即查明原因，如因我方责任引起的，应换开支票或重新汇款，不得借故拖延；如因对方责任引起的，应由对方重新补办手续方可办理。