2.2 岗位说明书

企业要调动全体员工的积极性，充分发挥各级人员的工作能动性，使整个企业协调有序的运行，需要制定一个标准。

岗位说明书是针对每个岗位员工制作的，用以实现员工在整个工作过程相互之间的协调，促进员工工作质量和工作效率的提升的文书。

在制作岗位说明书之前，要先对页面进行设置，设置好页面并输入说明书内容后，可以对说明书进行美化设置，例如插入边框与底纹，并设计其封面。

效果展示

2.2.1 设计页面

页面设计工作主要先设置布局，然后对页面颜色进行调整。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\岗位说明书.docx

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1. 设置布局

设计岗位说明书的布局前，要先确定纸张大小、纸张方向、页边距等要素。设置页面布局的具体操作步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，1切换到【布局】选项卡，2单击【页面设置】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【页面设置】对话框，1切换到【页边距】选项卡，2设置文档的页边距，3然后选中【纵向】选项。

STEP3 1切换到【纸张】选项卡，2在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，3单击按钮即可。

2. 设置背景颜色

Word文档默认使用的页面背景颜色一般为白色，而白色页面会显得比较单调，此处我们应该综合考虑页面的背景颜色与说明书整体的搭配效果。

STEP1 1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，3在弹出的下拉列表中的【主题颜色】库中选择一种合适的颜色即可。

STEP2 如果用户对颜色要求比较高，也可以在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，3然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，4单击按钮。

2.2.2 添加边框和底纹

通过在Word文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

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1. 添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，效果如下图所示。

STEP2 选中要添加边框的文本，1切换到【开始】选项卡，2在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下拉按钮，3在弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

STEP3 返回Word文档，效果如下图所示。

2. 添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

STEP1 选中要添加底纹的文档，1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

STEP2 弹出【边框和底纹】对话框，1切换到【底纹】选项卡，2在【填充】下拉列表中选择【蓝色，个性色5，淡色80%】选项。

STEP3 1在【图案】组中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项，2单击按钮。

STEP4 返回Word文档，效果如下图所示。

2.2.3 插入封面

在Word文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

本小节的素材文件如下

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1. 插入图片

在封面上插入图片的操作步骤如下。

STEP1 将鼠标指针定位在标题行文本前，在文档的开头插入一个空白页，将鼠标指针定位在空白页中，1切换到【插入】选项卡，2在【插图】组中单击【图片】按钮。

STEP2 弹出【插入图片】对话框，选择图片所在的文件夹，1然后从中选择要插入的素材文件“图片1”，2单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到选中的素材图片已经插入Word文档中。

STEP4 选中图片，切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，在【大小】组中的【宽度】微调框中输入【21厘米】。

STEP5 可以看到图片的宽度调整为21厘米，高度也会等比例变化，这是因为系统默认是锁定图片的纵横比的。

2. 设置图片环绕方式

由于在Word中默认插入的图片是嵌入式的，嵌入式图片与文字处于同一层。此处的图片是当作背景图，所以我们需要调整图片的环绕方式为衬于文字下方。

设置图片环绕方式和调整图片位置的具体操作步骤如下。

STEP1 选中图片，1切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，2在【排列】组中单击【环绕文字】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【衬于文字下方】选项。

STEP2 设置好环绕方式后，就可以设置图片的位置了。为了使图片的位置更精确，我们使用对齐方式来调整图片位置。1切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，2在【排列】组中单击【对齐】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【对齐页面】选项，这时【对齐页面】选项前面出现一个对钩。

STEP3 1单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【左对齐】选项。

STEP4 1单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【顶端对齐】选项。

STEP5 设置完毕，返回Word文档，可以看到设置后的效果。

3. 设置封面文本

在封面中输入文字的方法有多种，除通过绘制文本框输入文字外，我们还可以使用内置的文本框来输入文字。

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【文本】组中单击【文本框】按钮，3在弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

STEP2 在文本框中输入文本“岗位职责说明书”，然后选择文本，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文细黑】选项，在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择【小初】选项，单击【加粗】按钮。

STEP3 1在【字体】组中单击【字体颜色】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP4 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】和【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为0、66、122，4单击按钮即可。

STEP5 选中文本框，将其设置为无填充、无轮廓；用同样的方法输入“撰写人：陈云”，设置字体为【微软雅黑】，字号为【三号】，字体颜色为蓝色。

秋叶私房菜

技巧1 一个文档设置纵横两种纸张方向

一个文档中可以有多个节，用户可以为这些节设置相同或者不同的页面布局。本技巧介绍为一个文档设置纵横两种纸张方向的方法。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第2章\月度销售分析.docx

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STEP1 打开本实例的原始文件，这个文件共有7页。将光标定位于第5页页首位置，1切换到【布局】选项卡，在【页面设置】组中2单击【分隔符】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【分节符】组中的【下一页】选项。此时文档变为8页，原来的第5页变为第6页。

STEP2 下面将文档的第3页、第4页的纸张方向改为横向。将光标定位于第3页，1单击【页面设置】组中的【纸张方向】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【横向】选项。

STEP3 此时缩小文档的显示比例，效果如下图所示。

技巧2 在打开的多个文档间快速切换

当打开的文档较多时，用户可以通过以下两种方法快速地在打开的文档间进行切换。

方法1：按【Ctrl】+【Shift】+【F6】

组合键依次切换到打开的每一个文档。

方法2：按【Ctrl】+【Tab】组合键，也可以在打开的多个文档间进行切换。

你问我答

Q1：软回车和硬回车有什么区别？

硬回车是我们在文档中按【Enter】（回车）键产生的，它在换行的同时也起着段落分隔的作用。

软回车是按【Shift】+【Enter】组合键产生的，它换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word中属于同一“段”文本。

我们常用的回车是硬回车，就是Word中的那个弯曲的小箭头，占两个字节。这种回车可以有效地把段落标记出来。在两个硬回车之间的文字自成一个段落，可以对它单独设置段落标记，而不用担心其他段落受到影响。

软回车只占一个字节，在Word中是一个向下的箭头。如果你从网页中复制文字，然后粘贴到Word中就会出现这样的符号。但是想在Word中直接输入软回车可不是那么容易的。因为软回车不是真正的段落标记，它只是另起了一行，不是分段。因为它无法作为单独的一段被赋予特殊的格式，所以它很不利于文字排版。

Q2：怎样合并多文档？

用户在合并文档时，通常是使用复制、粘贴的方式来完成的，但当合并的文档比较多且比较长时，复制、粘贴不仅费时费力，还有可能出错。下面我们介绍一种更好的合并文档的方法。

STEP1 新建一个Word文档，切换到【插入】选项卡，1在【文本】组中单击【对象】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【文件中的文字】选项。

STEP2 弹出【插入文件】对话框，选中所有需要合并的文档，单击按钮。

STEP3 返回Word文档，选中的所有文档的内容已经插入当前文档中，效果如下图所示。

职场拓展

美化公司周年庆典活动方案

本章我们学习了岗位说明书的制作方法，在制作岗位说明书的过程中，需要设置页面以及其背景颜色，在需要重点标注的地方，添加边框与底纹，并设置其封面。下面是一个公司的周年庆典活动方案，用户要在原始文件的基础上，对方案进行相应设置，并在封面中插入图片，以及插入对应的文本框并进行相应美化。

思路分析

浏览【公司周年庆典活动】文档，可以看到文档共2页，美化这个文档主要涉及设置字体格式、插入图片、插入文本框并设置文本颜色等操作。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【公司周年庆典活动】文档后，首先要对各个标题及正文的字体、字号及段落间距进行设置。

②在设置封面时，首先要插入图片，在插入图片后，调整图片的方向很重要；图片设置完成后，插入文本框并输入文字。

③美化封面上文本框中的文字。

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