1.2 公文的种类

《条例》中明确了决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种公文。这些文体的使用范围广泛，类型繁杂，具体来说，可以将其划分为以下五种类型，如图1-2所示。

1.2.1 指示性公文

指示性公文由上级机关制发，是对下级机关布置工作任务、阐明工作方法和工作原则的公文。指示性公文主要包括命令、意见、批复这三种类型。

其中，命令类的公文因为带有鲜明的行政色彩，所以它具有另外两种公文所没有的强制性和权威性。命令一旦发出，接受命令的一方必须要做到“令必行、禁必止”。

意见类的公文不像命令类公文那样具有硬性的规定，允许下级机关在服从指导性原则的前提下，根据自身的实际情况来开展工作。

批复类的公文是只有在上级机关答复下级机关的请示事项时才会使用的公文，是与请示存在呼应关系的公文。因此批复具有更强的针对性和时效性。

1.2.2 告知性公文

告知性公文是日常生活中最常见的公文文种，其中有通知、通报、通告、公告、公报和纪要这六种类型。

以上六种公文都具有典型的公布性和告知性，但是这些公文在适用范围、制发机关、发布方式、行文内容方面还有很多差异。

通知和通报都是上级机关下发到下级机关的文件，和通知只是把有关事项告知下级机关不同，通报的内容更重要，更有针对性，通报还会对先进的人物和事迹进行表扬。

而通告的使用频率比通知和通报高些，因为通告的内容更加广泛，大至国家政策，小至停水、停电都会涉及。通告是为了告知在一定范围内的受众应当遵守和了解的事项而使用的一种公文。

公告和公报都具有绝对的权威性。公告是国家机关或者国家机关指定的发言人向国内外宣布重要事项或法定事项时所使用的一种公文。而公报使用的范围更加广泛，国家、政府、政党、团体或其领导人所发表的关于重大事件的观点，或是会议内容、决议等正式文件，都属于公报。

公文当中的纪要主要是指会议纪要，这是典型的在一定范围内公开的公文类型，主要是对会议的情况、过程、结果进行摘要记述的文件，是会议主要内容的真实记载。

1.2.3 决议性公文

决议性公文是经过会议讨论通过的公文，决定、决议、议案都属于此类。

其中决定和决议都拥有绝对的权威性。决议具有立法作用，同时，不论是国家层面的还是组织层面的相关法规和规定都是通过会议生效的，而会议还具有群策群力的效果，因此，决议的成果更加科学。

而议案在决议性公文中算得上是一个“另类”，因为议案并不直接体现在最终的结果上。议案是指向国家议事机关提出议事原案，是具有提案权的组织和个人向本级国家机关提出的，其适用范围相对单一。

1.2.4 请示和报告

请示和报告在公文中都属于上行文，即下级机关写给上级机关的公文。其中报告用来向上级机关汇报工作、反映问题，而请示更多的是请求指示或批准的内容，因此两者虽然都是写给上级机关的，但还是存在以下四个方面的区别。

1）审批终点不同。虽然都有着上下级机关沟通、传递信息、保留凭证的作用，但是请示需要从下级机关到上级机关形成一个完整的闭环，上级机关必须对下级机关的请示做出批复，而报告不会硬性要求上级机关进行回复。

2）写作时间不同。请示必须在事前行文，而报告具有总结性质，一般都是在事情结束之后或者遇到问题时进行总结和分析。

3）内容事项不同。请示的写作要求是，一个请示只能写一件事情，而报告可以将很多的事情放在一起集中反映。

4）主送机关不同。请示的主送机关只能有一个，报告则可以有多个主送机关。

1.2.5 函

函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时所使用的公文。作为公文文种中唯一的平行公文，函具有独特的性质。

1.灵活性

函的灵活性，主要表现为其承载的公文可以自由地来往于不同级别、不同性质的组织机构中，不受隶属关系以及行业的制约。

2.便利性

一般情况下，函处理的事情相对较小，在没有要求的情况下从事公文管理的人员可以直接签发，省去了不少较为复杂的环节。

3.机动性

函具有的灵活性和便利性，使得函拥有其他公文文种所不具备的机动性。因此当需要越级上报或者跨行业行文的时候就可以采用函的形式来进行。