第7章
组织整理：建立好清单

一个完整的、没有漏洞的组织整理系统，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它可以让大脑彻底摆脱那些低层次的思维，把精力投入到更重要的事情中，并且不会留下任何未经处理的事务来分散你的精力。但是，你的组织整理系统一定要比你自己的大脑更可靠，这样你才能信任它、依赖它，这也是实现上述目标的基本前提。

组织整理意味着让某个事项所处的位置与其意义相匹配。如果你决定把某事项保存为参考材料，把它存放在必要的位置，这就是组织整理。如果你认为需要提醒自己打一个很重要的电话，只要你把提示内容存放在适当的位置，你就是在进行组织整理。这听起来简单，但它回避了一个非常重要的问题：某个事项对你来说有何意义？在前一章里已经阐明的事实是，人们试图组织整理的很多事项都不够明确。而且即使这些事项足够明确，也有可能存在较细微的区别，从而对你的创造力和控制力提出了更高要求。我将在本章阐述这方面的一些问题，我会带你体验处理工作篮时的一些必要组织整理步骤和组织工具。开始处理新事务时，你要创建清单，将你希望组织整理的事项分类，并始终牢记将附加项目纳入其中。换句话说，你的组织整理系统绝不可能立刻凭空建立起来。它会随着你处理材料的过程而变化，并测试是否已将各事项存放在了最佳利用位置。随着你对材料进行处理，组织整理系统应该也确实会随之变化。就各事项对你的意义来说，它们的本质区别永远不变，但一年之后，这些事项的最佳管理结构会不同于你今天构想的处理结构。

工作流程图的外环内容（圆角方框）显示出的是处理材料后可能遇到的所有情况。这些内容指明了在你判定事务的本质以及下一步行动后这些材料的去向。

基本分类

从组织整理和操作的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类（就是除去“垃圾箱”以外的7个外围图标中的内容）：

界线的重要性

保持不同类别事项彼此之间界线分明，这一点至关重要。每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆、没有界线，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。

因此，对组织整理而言，首先要捕捉并理清你和未尽事宜之间的具体关系。大多数人试图只靠“组织整理”加强化对自己所处环境的掌控，结果只能重新调整仍不明朗的未尽事宜清单。不过，只要你遵从我此前建议的流程，你就会得出明确的跟进内容，并能掌握对其进行分类和信息描述的实用方法。

如果你忽视了这个分类流程，将不同种类的事项列入同一个清单，你往往会对这些事项无动于衷。比方说，把参考资料混入那些你想要阅读的资料中，你就会对这些需要阅读的资料失去兴趣；如果你把应该列在日程表中的工作（因为这些事情必须在指定日期完成）写在“下一步行动”清单中，你就会不再依赖日程表，转而频繁地查看行动清单，以免漏掉这个工作；如果有一项工作你暂时还不想实施，那么它就必须归入“将来/也许”清单，这样你才能在浏览“项目”清单的时候，全身心地考虑具体的行动计划；如果你把交给他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中，那么你在执行这个清单的时候，自然会因为这个事情引发的无意义思考而造成无谓的停顿。

你需要的仅仅是清单和文件夹

一旦你认清需要跟踪的内容（在前一章“理清阶段”中已经论述过了），你真正需要的就只有清单，以及足以保存提示信息、参考资料和辅助信息的工具，即文件夹了。你的清单（如我曾经指出过的那样，清单也可以以文件夹的形式出现）将保存所有的“项目”和“将来/也许”的内容，以及其他需要你跟踪的事务。文件夹（电子或者书面的）也将用于保存正在开展中的各项工作的参考资料和辅助信息。

很多人都在使用清单，但是大多数人都无法让清单发挥应有的效力，这也导致了许多人对我所推荐的这样一个以清单为基础的管理系统持怀疑态度。这不是清单本身的缺陷，因为多数人都没有把事情分门别类地列入清单，甚至清单上的内容都不是完整的，所以清单在保持你头脑清醒方面的效力自然大打折扣。一旦你把要完成的各种事务合理地分类整理成几个清单，事情就会变得非常简单，你只要管理好这些清单就行了。

正如我曾经提到的，你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序，因为一旦情况有变，你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征并被归为同类的事情的集合。清单可以是下面3种形式中的任何一种：

1. 一个文件夹或者容器，每页纸记录一件事情，这些事情都具有相似特征并被归为同一类。

2. 在一张有标题的纸上列出的确切事务列表（当然也可以列在活页夹或者小本子上）。

3. 一个保存在软件程序或者数字移动设备中的项目列表。

组织整理行动提示信息

如果你已经清空了工作篮，你无疑会为自己创建一大堆“悬而未决”事务的行动提示信息。它们代表那些用时超过2分钟，并且无法委派给他人的任务。一般来说，这些事务的数量可能会在20~70项之间，当然也有可能更多。同时，你肯定还有一堆有关委派任务的提示信息，很可能还有一些事务被列入日程表或者“将来/也许”清单。

你需要将这些提示信息分门别类地进行整理，以便在有时间的时候执行和回顾。你还需要决定用何种形式对这些信息进行组织整理：文件夹还是清单，纸质的还是电子形式的？

纳入日程表的行动提示信息

正如我曾说过的，从组织整理的角度出发，行动可以分为两个基本类型：对执行时间有刚性要求的；没有指定时间、越快完成越好（有的或许指定有最后完成日期）的。日程表上记录的行动就是前者，你可以指定具体时间（“上午10点~11点与吉姆会面”）或者指定具体日期（“周二给雷切尔打电话，问她是否收到了建议书”）。

当你处理“工作篮”中的东西时，遇到这类有时间要求的事情，你应该很自然地将它们写入你的日程表中。比如说你想做个内科检查，你肯定会立即打电话到医院去预约（因为打电话预约肯定用不了2分钟），约好时间后将它立刻写入日程表，这简直再自然不过了。

对于日程表，大多数人都有个老习惯，就是每天把第二天想做的事情都列成一个待办事项清单，想当然地把那些第二天能完成的事情都写在里面，但是实际却很难将这些事情如期完成，这就需要将那些未完成的事情再转到后天的待办事项清单中。千万别这么做。将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧，切不可将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。这样一来，日程表中的行动会更加清晰，也更容易完成或者了解它们。当你按照这样的规则来安排你的日程表时，剩下的自然就是那些没有苛刻时间要求的ASAP行动了。

组织整理需要尽快完成的行动提示信息（ASAP行动）：

根据情境分类

经过多年的实践，我发现管理这些ASAP行动的最好方法是，将它们按照情境进行分类——所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形。比如，某个行动需要在电脑上完成，你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车到附近转悠（去银行或者去电脑市场），那么将其列入“外出事宜”清单就是追踪这个任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与你的同事艾米莉当面谈谈，那就应该把这个行动列入“艾米莉”文件夹或清单当中。

那么，如何确定情境分类的数量呢？这取决于：（1）你所需要跟踪的行动的数量；（2）不同行动所要求的环境差异的大小。

如果你是那种只有25个下一步行动在等待执行的“稀有动物”，那么单独一个“下一步行动”清单就足够了。它的内容可以五花八门：“买钉子”、“和老板谈谈换工作岗位的事”、“起草有关委员会会议的想法”，等等。如果你手上有50甚至100个行动等待完成，将它们记录在一个庞大的清单中会造成很多麻烦，你很难看到你应该看到的东西。当你有时间来完成某些行动时，你不得不花费一些时间搜索你能完成的行动，比如你的时间只够打个电话，但是你必须在一大堆不相干的行动中找到那个要打的电话。当你外出去干些琐事的时候，一个清爽的“外出事宜”清单比一个包含大量不相干任务的清单更加方便。

这种分类组织行动的方式的另外一个好处就是，充分利用你所处的环境，将你的能力最有效地发挥出来，以提高效率。如果你有一个“电话”清单，当你手边有部电话的时候，你就能以非常高的效率集中打出多个电话。当你打开电脑并且处于在线状态时，有一个“在线”清单，不用花费时间转到其他状态，你就可以完成大量的类似行动。从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多，这会造成巨大的浪费。当一个人造访你的办公室的时候，如果你的手头已经准备了需要和他一起解决的问题清单，那么就可一次解决所有问题，这简直太完美了。

有关行动提示信息最常见的分类

以下常见的下一步行动清单的标题会对你有所帮助：

“电话”清单 这是一个包含了所有要拨打电话的清单，只要手上有一部电话，你就可以逐项地完成它上面的内容。你越是行踪不定（特别是当你有手机的时候），就越会发现一个涵盖所有待打电话的清单是多么有价值：当你不在办公地点（在附近外出）或者正在旅途中时，你总能找到一些碎片化的空闲时间（比如等飞机的时候、等孩子放学的时候），这时你就可以拿出“电话”清单来完成其中的内容。拥有一个独立的“电话”清单，可以让你很容易地利用点滴时间来完成打电话的任务。

另外，我建议你花一些时间，在清单的每一项内容旁边记录相关的电话号码。通常情况下，如果电话号码列在清单上，你很可能就会顺手拨出这个电话；如果要在打电话前费力去查电话号码，你可能就懒得再行动了；而如果你使用的是移动设备，只需一按就能拨打电话。

“在电脑旁”清单 如果你的工作与电脑密不可分（特别是如果你拥有笔记本/平板电脑，或者在工作地点和家里都有电脑），那么“在电脑旁”清单会对你的工作大有帮助。它能让你对需要利用电脑完成的所有工作一目了然，提醒你需要回复的电子邮件，需要完成的Word或者Excel文档等。

因为我经常坐飞机旅行，所以我除了拥有一个“在电脑旁”清单，还单独准备了一个“在线”清单。因为在飞机上的时候，由于没有Wi-Fi，我是没办法上网的，也就没办法完成那些必须在线完成的任务。为了避免在飞机上审视“在电脑旁”清单的时候，还要反复考虑是否需要上网才能完成，所以我特地将这类任务归入“在线”清单，这样就能节省我的脑力资源用在更需要的地方了。

如果你只在办公室或家里用电脑完成工作，你可以把相关行动全部列入这些特定位置的清单里，不过当你身处该环境时，你或许仍能看到关于需要在电脑上完成的工作内容提示。另外，如果你的工作和活动环境主要以移动设备为主，你可以在笔记本电脑、平板电脑和智能手机上进行同样的操作，然后把提示内容保存在同一个数字设备中，或者将其存入最适合的位置。

“外出事宜”清单 把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种做法非常必要。当你需要外出时，在路上看一眼这个清单会大大提高你选择处理诸多事宜的效率。像“从银行保险箱中取出股票证券”，“到裁缝那里取衣服”以及“到花店为罗宾买花”一类的行动都应该列入这个清单。

当然，这个清单可以是你存放在计划手册或者冰箱门上的一张便利贴，也可以是一些数字任务管理设备中的“外出事宜”类内容。

在个人的“外出事宜”清单中建立一些子清单，通常会非常有效。例如，如果你需要经常从五金商店购买材料，那你就可以在“外出事宜”清单中创建一个“五金商店”子清单，然后在此记录下你打算去那里购买的特定物品。在运用低技术含量工具时，你可能会在一张便利贴上创建一个“五金商店”的清单，而当你拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。

“在办公室时”清单 如果你在办公室工作，那么肯定有些事情是必须在那里才能完成的。很显然，拥有一个包含这类事务的清单一定会非常有用。尽管在你的办公室也有电话和电脑，但拥有单独的“电话”和“电脑”清单也很有意义。我更倾向于在“在办公室时”清单中列出那些需要我亲自到场处理的所有事项，比如清理办公室的文件柜，或者和工作人员一起打印、审核重要文件。

当前的一个重要趋势，是组织变得更开放、更灵活、更虚拟化。“酒店式”办公（即没有固定办公场所，而是在任何可利用的场所“见缝插针”地做事）正在增多。因此，“在办公室时”清单所指的行动，必须可以在任意几个场所完成。或者，对一些人来说，同时拥有办公室“A”和办公室“B”清单，有利于完成与这两个特定位置直接相关的行动。

“在家时”清单 许多行动只能在家里完成，因此，针对这个环境创建一个清单也很有必要。我相信，你一定有许多私事和需要在家里处理的各种杂活儿。通常，这类事务的“下一步行动”就是直接的实际行动。比如“挂一张新的水彩打印画”、“整理旅行用品”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”，都是这个类型的代表性例子。

如果你像我一样，在家里设有办公室，那么只有那些需要在家中的办公室解决的事情才可以放到“在家时”清单中。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其他地方办公，那你就根本不用创建“在办公室时”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）

和在不同地点工作的人类似的是，许多人有多个个人工作环境，比如度假屋、船舶乃至于当地的美味咖啡店。“在星巴克时”可以成为一个行动清单的细分类别！

“议事日程”清单不可避免的是，你总会发现许多下一步行动需要与别人进行交流，或者需要在委员会、团队或者员工会议上提出来讨论。比如说，你必须与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同生活伴侣协商一下春假的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂的任务，没办法一下子在电子邮件中交代清楚；你必须在周一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新决定。

这些行动应该各自记录在单独的清单上，每个清单对应一个人或者某个会议（假设你定期参加这个会议）。有些人已经在使用类似的方法了：把要向老板汇报的信息整理在一个文件夹中。如果你认真整理你的下一步行动，你会发现需要3~15个此类清单。我建议为以下这些人设立单独的清单：老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外，还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问，以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人。

如果你经常参加某个长期的例会——员工会议、计划会议、委员会会议、家长/教师会等——它们也同样应该拥有独立的文件夹，把需要在这些场合用到的资料放到对应的文件夹中。

如果某一段时间内，你会与某个人进行频繁的接触，你也应该在此期间保存一个关于此人的清单。比如说你的房子正在进行装修，那么就应该为这个工程的工头设立一个单独的清单。当他下班以后，你可以在施工现场转转，看看有什么事情需要同他交换意见，然后把它们写入这个清单。这个清单一定会给你带来巨大的帮助。

鉴于这类清单效果显著，你的管理系统应该允许你方便快捷地增添新的“议事日程”清单。比如，在活页夹式计划手册中的“议事日程”部分，为某个人或者某个会议插入一页纸或者一个表格，只需要几秒钟就能完成。同样，往平板电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘页”也花不了太多时间。

“阅读/回顾”清单 你肯定会发现你的“工作篮”中有不少东西是需要你阅读的。对于这些东西，你应该已经遵照“两分钟原则”的要求，对许多内容进行了大致的浏览——扔掉无用的，把有用的归档，需要进一步阅读的则进入下面的处理程序。

那些需要你花费两分钟以上阅读的资料，应该一并妥善保管，使之成为一堆注明“阅读/回顾”的文件。按照我对清单的定义，这样的一堆文件就可以称之为清单了。但更有效率的做法是：按照其内容，对这些文件和杂志进行分类，放置在指定的文件托盘或者便携文件夹中。

对于许多人来说，需要“阅读/回顾”的东西很可能是一大堆资料，这也是我们强调只有那些你确实希望花两分钟以上时间阅读的东西才能归为此类的原因。即便这样，你面对的资料数量也足以让你手足无措。如果你的阅读资料没有明确的界线（未做到清晰分类），那么这肯定会让你对这堆资料逐渐变得麻木，并最终导致系统全面失控。而有了清晰的边界，至少能让你准确了解其中包含的内容和存货数量。这样一来，你就可以根据自己的阅读能力来调整阅读资料的数量，你能更准确地判断哪些资料需要保留、哪些应该扔掉了。

一些专业人士（如律师）仍然坚持使用大量的印刷文件，尽管他们的大多数文件是以数字格式生成和维护的，但采用实物形态的文件处理问题仍然是最佳方式。在这种情况下，除了“阅读/回顾”文件盒或文件篮，根据重要程度为需要仔细阅读的材料创建一个“阅读/回顾”类别，是很合情合理的。

当你参加的会议被延误的时候，当你在研讨会会间休息时，约了牙医却不得不等候片刻时，当然还有准备在火车或飞机上打发时间时——在这些时间碎片中，如果你身旁恰好拥有这样一叠阅读资料，那对你将会非常实用，因为这些零碎的时间都是可以用来阅读的大好时机。由于生活中充满了这种可以利用的时间片段，那些手边缺少“阅读/回顾”资料的人只会让这些时间白白浪费。

我们获得的数字信息包含需要阅读和回顾的数据，其中大部分对我们的工作或生活并非至关重要，而可能只是有趣，可以在事务所处的相关领域创建一个整理箱。在你的电子邮件文件夹下或“浏览网站”行动清单里创建一个“回顾/观察”文件夹，用来妥善保存推荐视频、博客或网络链接的电子邮件。

组织整理“等待”清单

如同行动需要整理成清单一样，那些等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己。“等待”清单上的内容，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）。比如你可能正“等待”在剧场预订的戏票、公司订购的新扫描仪、用户对某个提议的答复，诸如此类。如果某件事情的下一步行动需要由别人来完成，你就没有必要将这个行动列入行动清单了，你只要想办法提醒自己这个任务该由谁来完成就可以了，这就形成了“等待”清单。你的任务就是根据需要定期回顾这个“等待”清单，检查完成的情况，并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。

对许多人尤其是管理者或监督者来说，收集、更新、完善、审阅我们所关心的他人未兑现承诺清单，会令你感到轻松愉悦，并能明确工作中需要重点推进的事务。

也许你会发现，这个“等待”清单只有放在手边才能发挥作用，而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。某个任务在结束之前，可能会多次在不同的清单中来回转移。比如，你可能需要给卖方打电话，要求他们提出一个工程方案（这当然要记在“电话”清单中）；打完电话之后，你要做的就是等候他们提出方案（然后就转到了“等待”清单中）；当接到方案之后，你就要找时间看看（转入“阅读/回顾”清单）；看完之后，你可能把方案交给领导，由他最后拍板（再次进入“等待”清单或者你的“在电脑前”清单）。

当你和负责完成清单中所列事项的人会面或谈话时，随时利用你的“等待”清单大有裨益。与坐等时间流逝和陷入尴尬气氛相比，提及此前的某个事由（比如：“哦，冈萨雷斯的建议进行得怎么样了？”）会显得更得体。

对于此类内容尤为重要的是，清单上要包含每个项目的时间要求，以及商定的所有截止期限。当你说“但我的订购日期是3月20日”或者“三周后你可能拿到投标书”时，你一定要遵守这个时间，这是非常重要的。就我的个人经验来说，单是这个战术细节就极为重要。

要知道，“等待”清单中的内容都是要由别人完成的。当你认识到这一点的时候（特别是手中正拿着这样一份清单的时候），你的感觉肯定会很棒。

使用原始信息作为它自身的行动提示

跟踪任务最高效的办法就是，当提示信息出现的时候，就第一时间将其相关行动列入清单或存入文件夹。一般来说，原始的提示信息在经过处理之后就没有用了。比如，与领导开会的时候你会写些笔记，但是会后你把这些笔记归纳整理成具体的工作和行动之后，笔记本身就没有用了。有些人喜欢保留语音消息，总觉得“以后可能用到”，但这种方式对于提示信息的管理来说，实际上并不怎么高效。

但是，也确实存在一些例外。某些类型的输入信息，其本身就是最为有效的行动提示，使用它们本身要比把它们列入清单的效果更好。这种方法尤其适用于某些书面资料和一部分电子邮件。

纸质提示信息的管理

某些事务本身就是其工作的最佳提示。最好的例子就是，“阅读/回顾”中所包含的文章、出版物和文件资料等。显而易见，你完全可以直接把《财富》杂志放到“阅读/回顾”篮中充当提示物，如果你还坚持要在行动清单中写下“看一下《财富》杂志”，这就有点画蛇添足了。

另一个例子是：有些人仍然使用纸质账单进行支付，你可能觉得把所有的账单留起来一同支付比较容易，那么你就可以把自己的各类账单存放在一个标题为“待支付的账单”（或者“待处理的财务票据”）的文件夹或者篮子里。与此相似，报销的发票也应该如此，要么立刻处理，要么保存在“未报销的收据”信封或者是文件夹中。

对于你的具体工作类别、新事务和工作场所来说，仅使用原始文件本身或许更有效。比如，一位客服人员可能会接收到许多服务申请，并将这些申请按要求填写在统一格式的表格中。在这种情况下，这些表格就可以作为最佳的行动提示。律师或会计师可能会处理那些需要花时间审核的文件，以便明确行动计划，而这些文件可能会堆积在书桌上特定类别的文件夹中。

当你决定保存事务提示信息（是列一张清单？还是采用文件夹或数字目录中的原始文件？）时，还要考虑后勤方面的问题。如果你经常外出，就要考虑提示信息的便携性。但是，如果你的所有工作都可以在办公室里完成，那么把原始文件当作其提示信息的载体可能会是更好的选择。

无论你选择采用哪种方式来保存提示信息，你都应当将它们按照“下一步行动”的类型分成不同的组。如果某个客服任务需要你接下来打个电话，那么就应该把它列入“电话”清单（或者文件夹或数字存储设备）中；如果下一步行动需要你查看某些信息并将其输入到电脑中，那么它就应该纳入“在电脑旁”清单。依我之见，对工作流程管理的最大破坏，就是把同类型的所有文件（比如客服申请单）都放在一个工作篮或文件夹中，根本不考虑完成它们需要采取的下一步行动是否是同类型的。某个申请需要你回个电话，另一个申请需要你查看一下相关的数据，而另外一个则需要等候其他人提供进一步的信息，可你却把它们都放在一起了。这样的做法最直接的后果就是，每次你启动一项任务，都要再次判断它的下一步行动是什么，这很快就会让你厌烦，并且对这一大堆没有明确下一步行动的文件感到麻木。

我的个人管理系统都是基于清单构成的，所以它非常方便，但是我仍在办公室保存了一个“阅读/回顾”文件夹，还保存有一个塑料材质的旅行版同名文件夹。尽管我还以数字形式存储并阅读某些杂志，但在手边保存有形版本仍能发挥后勤保障和审美愉悦功能。

电子邮件类提示信息的管理

与纸质材料类似，那些需要付诸行动的电子邮件，其本身就是最好的行动提示——它们自动保存在你的电子邮件管理软件中。特别是当你的工作是以电子邮件为核心（每天接收大量邮件，大部分时间花在处理邮件上）的时候，尤其如此。在这种情况下，你就可以直接将电子邮件管理软件作为你的工作管理系统，而不是把电子邮件中包含的任务从收件箱提取出来列成清单，或者分配给另一个清单。

许多人都会发现在电邮软件的导航栏上建立两三个特殊的文件夹会非常有用。其实在电邮软件里面，大部分文件夹都是用来存放、归档各种参考资料的，只要我们想想办法，就可以找到一套有效的方法来组织和管理我们的行动提示信息（也就是需要付诸行动的电子邮件）。我们要把这些邮件放到“收件箱”（邮件接收后自动存放的目录，这里也是大多数人习惯存放邮件的地方）之外的地方。

如果你选择这种方式，我的建议是，为那些需要“超过两分钟行动”的邮件建立一个单独的文件夹（在此重申，对电子邮件，你也应该遵照“两分钟原则”进行处理）。这个文件夹的命名应当以特殊字符开头，这是为了：（1）以此来区别这个文件夹与其他保存资料的一般归档文件夹；（2）让这个文件夹始终处在导航栏的最顶端。微软系统里的“@”和Lotus里的“–”标记或连字符就可以。那么你可以建立一个“@行动”文件夹来存放这些需要采取行动的邮件。

接下来，你应该创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相邻的位置上。当你接收到的邮件有你需要跟踪的信息时，你就可以将它们拖入“@等待”文件夹中。这里还可以存放那些通过电子邮件委派出去的任务：你要做的就是将发出的电子邮件拷贝一份（抄送或密送），放入“@等待”文件夹中就可以了。

有一些电邮软件（如Lotus Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中[发送的时候使用“Send and File（发送并归档）”按钮]。其他软件（如Outlook）可以在“Sent Mail”（已发送邮件）中找到发送出去的邮件。在后一种情况中，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，给自己“抄送”（cc）或者“秘密抄送”（bcc）一份，然后把接收到的邮件存入“@等待”文件夹中。（通过简单的设定，就可以让Outlook把你转发给自己的邮件自动保存在某个指定的文件夹中。）

清空电子邮件“收件箱” 采用上面的方法，可以让你清空收件箱中的所有邮件——这可以让你的视线更加清晰、头脑更清醒、工作更轻松。恢复“收件箱”的本来功能——它是一个接收信息的缓冲区，它所包含的语音邮件新信息或未读文本需要你尽快处理，以便为接收新的信息腾出空间。很多人把“收件箱”当作一个保存信息的仓库，归档文件、参考资料、未确定下一步行动的资料甚至包括垃圾，统统混杂在一起，这肯定会让你对“收件箱”内的东西感到麻木——虽然你双眼盯着屏幕，但你的大脑根本没有思考。

再说一次，清空“工作篮”（对电子邮件来说就是“收件箱”）中的内容并不意味着你已经解决掉了其中所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要采取行动但希望保存的事情归档了，完成了所有那些不需要两分钟就能解决的事情，并把那些等待结果和需要行动的邮件移入相应的文件夹中。现在，只要你打开“@行动”文件夹，就能看到所有你需要花时间采取行动的邮件。这与你手忙脚乱地搜索很多页邮件，生怕漏过某些重要的事情相比，是不是简单多了呢？

关于四处散落提示信息的警告

把要做事情的提示信息置于你的视线之外，这明显存在着危险。个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示，这样才能让你正确地选择将要采取的行动。离开办公室之前，或者你决定当天主要执行计划外事项之前，你应该逐一查看那些未确定下一步行动的邮件，就像你对待“电话”清单和“在电脑旁”清单一样。而电邮软件中的“@行动”文件夹，其本质就是“在电脑旁”清单的一个延伸，所以对它们也应当一视同仁。纸质的“悬而未决”文件夹（记得前面提到的大量申请表格吗？）也应当视为一个记录了提示信息的清单来处理。

无论提示信息散落于何处——在文件夹里、在清单上，还是在电邮软件里——只要能够平等对待它们，并且保证定期回顾，那么就不存在任何问题。你需要确保不把任何行动提示信息遗落在系统的角落中，而让它无法发挥应有的作用：提示你去采取行动。在数字时代，这样做或许会招致风险，因为一旦脱离显示屏，这些材料往往无法发挥提示作用。这使得许多电脑达人重拾纸质材料——纸质材料具有实体性和可见性，使人们更加相信这种提示工具真的可以有效提醒他们。

为了能够真正做到心里没有牵挂、无忧无虑（为了与好朋友聚会、出去散步），你必须让自己确认所有的行动提示信息都已经妥善保管了，所有事情都在你的掌控之中，不用担心会漏掉任何事情。并且，你应该可以在几秒钟之内就完成整个确认过程，而不用花费几天。

组织整理项目提示信息

创建并维护一个包含所有项目（再重申一次，需要多个步骤才能完成的事情，我们将其称为项目）的清单吧，这绝对意义重大！这个清单里包含的事情肯定比你预想的多。如果你还没有开始创建这个“项目”清单，那么我建议清单的格式应该简单，与你的行动清单类似就行了：可以是电子清单，或者一页纸的清单，或者是写着“项目”字样的文件夹（每页纸一个项目）。

“项目”清单

“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。实际上，在日常工作中，你根本不用去理睬这个“项目”清单；每天占据你主要精力的是你的日程表、行动清单，以及突发的特殊事务。记住，你无法执行“项目”，你能够执行的是“行动”。不过，了解各个项目所涵盖的范围非常关键，它可以提高你对自己的控制及关注内容的长期满意度。

“项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度，并确保各个项目都处于自己的掌控之中，同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。

一个完整项目清单的价值

我曾经提出了一个非常宽泛而又简单的项目定义，即实现一个预期结果需要一个以上的行动这个定义很重要，它可以捕获影响你意识的微妙因素。如果你在一个基于正规项目（制造、软件、咨询等）的行业工作，或许很难意识到“为我们的孩子找条狗”和“找一个好裁缝”是项目！但是，不管你叫它们“项目”还是其他什么，仍然需要给予它们某种关注，以缓解它们给你造成的心理压力。

将这些完整、即时、明确的事项列入自己的清单，并养成维护它们的习惯，这或许是你最具价值的行动，它能让你从此实现无压力的工作效率。下面是部分理由：

对于控制和关注至关重要 当你意识到需要处理的事情在不断干扰你的大脑时，无论它们是大是小，你都不可能真正放松自己，获得良好的工作状态。这就像在未完成、未定期回顾此类事项的外部清单时，“我得去重审我的驾驶执照”在你的大脑中所占的空间会和“我需要为明年的会议制定一个议程”一样大。

缓解微妙的紧张状况 我们意识到的需要处理的小事或更微妙的事情之所以会造成更具挑战性的处理压力，这仅仅是因为它们没那么“显眼”。项目往往不是条理清晰且井然有序地出现的。它们一开始似乎只是某种简单的情况、沟通或行动，但它们会慢慢超出你的预期。你以前想过处理女儿上幼儿园的事情，但现在登记表出了问题，或是后勤细节发生了某种变化。你以前认为你开出的发票完整无误，但现在客户说他不认同你收取的某项费用。首先确认这种情形是否真实存在，并将其列入你的预期结果系统，从而采取适当行动，这将会创造可观的新能量，并产生意想不到的积极效果。

使每周回顾的重点一目了然 正如我在其他地方指出的，每周回顾是实现长期承诺和日常行动成功匹配的关键因素。而一个完整的项目清单应该是实现这个目标的关键所在。每周确保自己知道要（或者不要）为孩子找狗，以及要（或不要）为明年的会议制定议程，这种做法至关重要。但是，在你有能力从这一角度考虑事情之前，相关的项目清单必须已经存在，至少应该有个雏形。

促进关系管理 无论你是和你的老板、员工、搭档谈话，还是喝你的家人谈话，对于你所做出的可能与这些人相关的所有承诺进行管理和回顾是极为重要的。在时间、金钱和注意力等有限资源的分配方面，你总是会面临各种挑战。当其他人也在争取此类资源时，就这些显性和隐性协议进行谈判（和频繁谈判）是有效缓解这些内在压力的唯一途径。一旦高管及其配偶和员工看到企业许诺他们的工作和生活前景，就会促使相关参与方进行极具重要性和建设性的对话。但是，如果没有一份完整的清单，这种情况绝不会发生。

何处寻找待发现项目

你有可能在这三个主要领域发现“隐藏”项目：

当前活动 有些项目往往需要从你简单保存的日程表、行动清单和工作区中收集。

你列在日程表上的哪些会议讨论结果（过去的和未来的）无法通过会议本身完成或解决？你可能会注意到有个预定电话会议，会议内容涉及客户要求获得新的定制程序。瞧！这就是一个项目——“为客户XYZ查找可行的定制程序”。你儿子所在学校的老师为学生家长安排了一场晚会，并且已经定好了日期，这让你想到有个关于儿子上课时间的问题需要解决。对于值得确认的项目来说，如即将开始的个人或商务旅行、列在日程表上的会议等所有事项均应接受评估。

此外，你的清单上还很可能有涉及下一步行动的未确认项目。我们的同事很多时候都会在“电话”清单上列出“打电话给马里奥：筹资事宜”这样的事项，却未能将“敲定筹资人”确认为应该列入“项目”清单的事项。

显然（但有时并没有这么明显），你的公文包里会有待审查的建议书或者合同，你家里的书桌上会有待填写的表格，你的手包里或许会有一块坏掉的手表，这些都是真正的项目构件。要进行复核，就要将它们与进一步的结果和最终结果关联起来，而不要保持工作流程各自独立。

较高视野的兴趣和项目 你或许有一个好机会，可以从更长远和更重要的角度，即职责、目标、愿景及核心价值观，来敏锐地关注你的某些项目和兴趣。

对你的专业职责（那些你需要在本职工作中做好的事情）和需要你维持特定水准的生活领域进行回顾，能提示你那些一直引起某种程度关注的事项，以这种方式来确定相关项目很重要。

如果你有职业目标、公司目标和战略计划，你是否确认了你的所有相关项目，以便执行相应行动？如果行政人员没能意识到至少要为自己理清一个相关项目，我通常不会让她取出并审核任何长期规划文件。

你已经开始关注并准备对其采取某种行动的事项——孩子长大或父母老去、你的退休事宜、生活伴侣的愿望、你想探究的趣事和创意行动——是否会在近期介入你的个人生活？这种思考往往能导致创建一些至少是“探究”性质的项目，这些项目一旦得到确认，将令你产生一种全盘掌控自己世界的满足感。

当前的问题和机会 一个丰富的清单项目收集来源往往是那些范围广泛但不够明确的事项，如果不确认此类事项，未将其处理成具有行动步骤的真正项目，它们就会干扰你的注意力。

这些事项分为三类：

项目问题会在何时发生？总会发生。当你将某个事项评估为问题，而不是评估为可以直接接受的事项本身时，你就是在假设有一个潜在解决方案。是否存在解决方案有待确定，但你至少需要做些探索研究。“探索改善弗雷德里克和他学校的关系”、“解决房主的处境和建筑维护事宜”、“结束与商业伙伴的赔偿纠纷”，对于这些非常真实的项目，你或许会反对做这样的定义。一旦你真的对其评估、列入清单并设计了下一步行动，你会惊讶自己在无压力工作效率游戏中的优雅表现上升到了一个新高度。

此外，无论是在职业还是个人领域，你的管理、维护和工作流程中总会有潜伏项目。你发现自己在抱怨哪些系统问题？或者简单地说，事情搞定（或没搞定）的程度如何？在你的归档、存储、沟通、招聘、跟踪或记录程序中，有什么事令人沮丧？在你的个人或业务费用报告、银行业务或投资流程方面，是否有任何地方需要完善？你如何与朋友和家人保持联系？还有一些项目类型往往不可捉摸——当它们逾越了轻度刺激和真正干扰（或鼓舞）之间的界限而值得处理时，你却很难及时注意到它们。

最后，或许还有一些事项是你一直告诉自己要了解或体验的，以便促进你的自身发展或创意表现。你想学意大利烹饪或是画画儿吗？你是否一直在告诉自己，最好去学习有关数字摄影或社交媒体营销的网上课程？许多这样的“或许想要”项目只是安然待在你的“将来/也许”清单上，这是很有可能的。但是，随着你对GTD的效果更加熟悉，你会愿意采用这种方法，更乐意定义项目清单上的相关预期结果，从而将新的、有趣的、有用的经验纳入你的生活。

仅用一张清单？还是进一步细分？

大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为“项目”清单是作为一个总目录来用的，而不是用作每日的工作指导。在组织整理系统中，“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务，这样你就能更加容易地总揽全局，做出恰当的战略决策。

坦白地说，你拥有多少个项目清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地浏览这些内容就行了，这也是“每周回顾”的主要内容。

细分项目清单的几种常见方式

在某些情况下，进一步细分“项目”清单可能会缓解焦虑情绪。下面，我们来逐一看看这些情况。

个人/职业 许多人喜欢把自己的项目划分为两个清单：个人私事和职业工作。如果你也属于这类人，那么我建议你要像对待你的“职业”清单那样，认真对待“个人”清单，而不是等到周末空闲的时候才去查看它。很多私人事务也需要你在平日里去处理，这一点与“职业”清单中的事情一样。私人事务处理中的疏漏，也可能造成不良后果，甚至会严重影响你的工作。

委派给他人的项目 如果你是一位高级管理人员或者公司主管，你肯定有那么几项已经交给下属去完成的工作。把这些项目直接列入“等待”清单中，要比单独创建一个“项目–已委派”清单效果更好：你只要定期查看“等待”清单，就可以确认所有委派的工作是否按照计划进行了。

特定类型项目 很多人在工作中都会遇到同一类型的多个不同项目，在这种情况下，为这类项目建立一个子清单可能会更有效。例如，企业培训师或主题演讲人可能会建立一个独立的类别，叫作“项目–待交付”，按时间顺序，列出所有即将由自己处理的此类事件。这和其他“项目”清单中的内容类似，都需要关注并持续维持推动它们的进展，直至将其完成；不过与其他项目不同的是，它们都按日程顺序被列入了一个独立清单，这么做很有用。

如果你是一名房地产经纪人，那你肯定会同时处理多个客户要求，所以若能一目了然地看到所有“进行中的销售”，肯定会对你很有帮助。它可以是列入某个项目管理软件或数字设备中的独立清单，但是为了使其功能得到最佳发挥，需要使清单保持完整，并定期回顾清单中的项目。

一些人喜欢根据自己关注的领域进行项目分类——家长跟进有关自己子女的项目，企业家按其承担的各种职责（财务、销售、经营）划分项目，等等。

此外，确定以何种方式进行项目分类很重要，但更重要的是，确保你的项目清单的完整性和及时性，并在对项目充分评估之后将其清出你的大脑。不管你现在采取的是什么组织方式，一旦你的管理系统应用经验变得丰富，一旦工作和生活的重心发生了变化，你就会改变现有的清单结构。

如何处理子项目

某些项目中会包含一些子项目，这些子项目都可以视为一个独立的项目。比如说，你现在搬进了新房子，要装修，那么你会列出一些需要采取行动的任务：“完成露台施工”、“升级厨房”、“设置家庭办公空间”等等，这些任务都可以被当作相互独立的“项目”来处理。在这种情况下，是在项目清单中写个“装修新房”就涵盖了所有这些工作呢？还是将各个子项目一一列出？

事实上，怎么做都可以，只要你保证能够根据实际需要经常回顾项目的各项内容就可以了。这世界上没有包治百病的灵丹妙药，对于多个项目的横向管理和单个项目的纵向管理也是如此，没有万能的工具和方法，你终归还是要定期回顾和掌握进行中项目的整体情况（一般都利用“每周回顾”的机会进行）。如果你将一个大项目的主题列入“项目”清单，那你就应该针对该项目另列一个子项目清单，将其与项目计划等资料放在一起，共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”，以便你在回顾主项目时取用。如果各个子项目之间存在逻辑上的先后关系，我建议你采用这种方式。在这种情况下，某些子项目需要“等待”其他子项目完成之后，才能够开展，所以也就无须先考虑它的“下一步行动”。比如，在“评估和升级家庭用电系统”完成以前，“厨房升级”工作是无法开展的。或者，你每次只能开展一项重大住房工程，所以要按照优先程度依次进行。不过，在其他子项目之外，“完成露台施工”或许是你可以单独推进的事项。因此，对于大项目中可以单独推进的部分内容，你要持续更新其下一步行动。

不要在这个问题上犹豫不决。如果你还没确定方案，那我推荐你将“大项目”列入“项目清单”，然后在“项目支持资料”中收录“子项目清单”，以确保在“每周回顾”中能看到它们。这往往便于你从更高的角度随时审视你的整体生活状况。如果你觉得这种方法不太完善，那你还可以将那些进行中的子项目列入项目清单中。

没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是确保自己不会忘记这些项目，并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息。

项目辅助资料

项目辅助资料不是项目的行动信息，也不是项目提示信息，它只是支持项目行动和决策的辅助信息。

不要把项目辅助资料作为项目提示信息 通常的情况是，人们保存了一堆文件或者塞满资料的文件夹，以及大量的电子邮件和数字文件，以此提醒自己：（1）他们接到了一个项目；（2）他们需要对此采取一些行动。人们基本上是将这些项目支持文件当作行动提示信息了。问题是，这些项目所需要的“下一步行动”和“等待”的任务都还不明确，都包含在成堆的文件和电子邮件当中，你需要从中挖掘出具体的下一步行动——这简直就是大量等待处理的材料，而不是具体的下一步行动。它会持续不断地催促：“赶快行动！快做决定！快点跟进！”当你忙于每天的具体工作时，这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐感到麻木，它们不会让你立刻投入行动，它们只会让你变得更加烦躁和焦虑。

如果置身于这样的环境之中，你首先要做的就是将这个项目列入“项目”清单当中，并以此提醒自己它的存在。然后，将具体的行动步骤和“等待”的事情组织到合适的清单当中。最后，当可以采取具体行动的时候（比如说打个电话），你才需要将项目支持资料都拿出来以支持你的具体行动（在打电话的过程中可能需要查阅一些资料）。

再次强调（别嫌我烦），不要将辅助资料作为行动提示信息——那是行动清单的职责。如果这些资料中除了包含一些特定的参考资料，还涉及地方计划方案以及工作概况等内容，这时你就需要把这些资料安置在一个更加醒目并且便于随时调用的地方，而不是与文件柜或电脑中其他的参考资料混在一起。如果你养成在每周例行的回顾检查时拉开文件柜的抽屉，或者打开电脑中的相应目录和文件来扫一眼每个计划的良好习惯，文件柜就是存放这些资料（或许是来自电脑文件夹的打印件）的最好地点；如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决”的工作篮中，放在你的书桌上或者文件柜中，抑或是其他容易看到的地方。

让我们再回头看一看装修新房的例子。你可能建立了一个标明“升级——平克顿37号”的文件夹，专门用于保存有关露台、厨房和布线的各种计划、细节问题以及备忘录。当你进行每周回顾时，一看到“工作”清单上“升级新房”这一项内容时，你就会取出“新房子”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被立即执行、委派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。而在你执行具体行动的过程中或者下次每周回顾的时候，你就可以再次拿出这个文件夹查看并进行整理。

许多人与现有和潜在客户交往时，往往试图使用“客户文件夹”和/或客户关系管理（CRM）软件来“管理客户”。问题是，这种方式将两类东西混在了一起：一些是需要作为背景资料来保存的事实或者历史数据；而另一些则是需要持续跟踪的具体行动，它们直接推动人际关系的发展。把后者放在你的行动清单体系中会更加有效，而客户信息则可以存入有关客户的一般性参考资料中或者存放在“客户信息库”中。但是，如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息清清楚楚地列在我的“电话”清单上，而不是隐藏在别的什么地方。

组织整理对项目的想法

在第3章中，我曾经提到过，你的大脑会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，它们不是可以立即执行的行动，但是你希望将它们保存起来。这些想法和念头正好属于“项目辅助资料”的范畴。它们可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。这些想法可能源于收音机里的一条新闻，或者是杂志里的一篇文章，谁知道呢，反正是你脑海中冒出的有用的东西，那么你该怎样处理这些想法呢？

在这里，我建议你考虑这样几个问题：要用何种形式来保存项目提示信息；如何在这种保存方式下写入更多信息；如果有大量相关信息，应该保存在哪里？大多数人都有多种方式来保存“辅助资料”：在清单中加入说明；采用电子邮件或者数据库方式来管理电子信息；用文件夹或者笔记本的方式来管理纸质信息。

添加笔记 大多数管理软件都允许你在清单或者日程表的条目上添加笔记。如果你在某个软件中保存了一个“项目”清单，你就可以在清单中找到某个项目，打开（或者新建）笔记，敲入你的想法。这种方式对于“信封背面”的思考方式尤其适合。如果你的“项目”清单是纸质的，那么你就可以在项目后面贴上一个即时贴，写上你的想法；或者在每页一个项目的文件夹中，在相应项目的那页纸上写下你的想法。无论如何，你要保证你在回顾项目的时候，能够看到你的这些想法，并能对其善加利用。

电子邮件和软件应用程序 在数字时代，处理项目的方式无穷无尽。电子邮件或许包含与项目相关的适用信息，可以将它保存在一个专门的电子邮件参考文件夹中，并做相应的标记。如果与某个项目相关的电子邮件数量很多，可以考虑创建两个文件夹：“约翰逊合作关系——积极”和“约翰逊合作关系——档案”，诸如此类。如果你还没有这样的文件夹，不妨创建一个更加严格的数字数据库，来组织整理有关某个项目或课题的想法，你会发现这么做是值得的。21世纪，此类工具竞相涌现——从简单、优雅的云记录和允许随意自定义的笔记本管理软件，到集体共享文件和项目管理系统，再到个人项目组织应用程序（从独创性的思维导图到组织大规模写作和研究工作无所不能）。

在数字项目支持方面，好消息是选项分类可以多种多样，美中不足的是，我们很容易经受不住诱惑，将具有潜在意义的信息分别存到不同位置和设备中，以至于我们几乎无法回到原点：我们不知道它的全貌，无法在适当的时间、从适当的角度概括其整体状况，不能确定将何种数据保存在什么位置……所以，我们最终会尝试协调它的所有内容，令其全部回归我们的大脑！我不断寻找有趣的新方法，来跟踪有关我所做的各种事情的信息，不过，只有在我保存了描述清晰、方便理解的项目清单，并确保就相关细节定期回顾所有相关系统内容时，我才能保持头脑清醒。

纸质文件夹 每个项目都有一个单独的文件夹，这样的系统非常便于保存纸质的支持资料；虽然技术含量不高，但确实是一种非常简洁的方案。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的通用参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地将那些从会议上搜罗来的零碎纸片归入恰当的文件夹。有时候，在规划会议和谈话中利用有形文件夹回顾并评估项目相关信息，要比试图利用数字文件夹更容易些。我经常会打印出与项目相关的所有潜在可用材料，如电子表格、时间表、电子邮件、网页等，把它们放在手头以备交流之需。

笔记本/活页夹 活页笔记本的一大优势是，可以为某个项目设定一页或者几页纸作为其专门区域。多年来，我一直坚持使用一个中号的笔记本，前面是“项目”清单，后面是“项目辅助”资料区。在后页的部分中，我随时保留几张空白页，用于记录我的灵感和想法，或者用于制订计划以及考虑细节问题。尽管纸质个人系统结构日益让位于数字系统结构，但记事本模式仍然有其价值，它可以支持一个更加集成和多层次的平台，以便进行极具针对性的思考。

上述每一种方法，对于项目思考成果的管理，都能取得显著的效果。关键在于：发现项目笔记中隐含的具体行动；根据需要定期回顾这些记录。

此外，为防止整个系统变得“陈腐”，一旦项目笔记中的内容过时或者无用了，你就应该立刻删除这条笔记。我发现捕捉这些思考成果、想法的最大益处在于促进了我的思考过程，而不是那些记录下的想法（其实大部分想法都没有付诸实现！）。所以，当你发现某些想法变得无用以后就尽快删除它们吧，以免让这些旧的想法扰乱你的思绪。

组织整理非行动性资料

很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务（这些事情或资料可能是有价值的，但是不需要采取行动）混在一起，这恰好是很多人的个人管理系统存在的最严重问题之一。在工作和生活中，我们也应该将那些非行动性的事务和资料管理得井井有条，这一点和管理行动提示信息与项目提示信息同样重要。如果没有将这些非行动性资料很好地组织起来，就很可能会影响我们整个系统的正常运作。

非行动性资料可以划分为三大类：参考资料；提示信息，它们所代表的事情在当前不需要采取任何行动，但日后可能有此种需求；以及你根本不需要的东西（垃圾）。

参考资料

一般来说，你在工作和生活中接收的大部分资料都属于参考资料。你不需要对这些参考资料采取任何行动，但是它们包含了一些信息。出于各种原因，你想保留这些资料。你所要决定的是：要保存多少资料，需要多大空间，以何种形式保存，要保存在什么地方。这通常由个人或组织来决定，当然要基于相关的规范，并且要考虑到合理性和个人喜好等因素。在这个过程中，我们一般不需要关心参考资料的具体内容，但如果（由于系统中保存的信息过多或过少）需要对整个系统进行调整，你就需要考虑参考资料的具体内容了。

大多数人都存在的一个问题是：他们收集到的所有资料依旧停留在“材料”阶段。也就是说，他们并没有分清哪些是行动性的，哪些是非行动性的。一旦你明确了它们各自的界线，作为参考资料的“材料”就不会再分散你的注意力，也不会混入待完成的工作，它仅仅是你的资料库而已。你所需要决定的仅仅是这个资料库有多大。当你充分实行参考资料管理之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），能够充分利用你的空间（包括实体的和数码形式的）来储存各种参考资料。当我增大了电脑中硬盘的容量，并将外接驱动器和云空间的备份容量扩展到几乎无穷大时，我也能因此保存更多的电子邮件，而且其中更多的是数字照片。既然增加参考资料的数量不会给你增加任何精神负担，那么何乐而不为呢？

各种参考资料管理系统

参考资料现在会以各种方式（主题和媒体形式）出现，对其进行组织整理的方式也有很多。下面简单介绍一下最常用的几种：

一般性参考资料归档系统 正如我在此前几章强调过的，一个好的归档系统是保证处理和组织整理过程正常进行的关键。而且，当你面对大量需要处理的纸质资料和特定数字信息的时候，一个良好的归档系统就是不可或缺的。按理说，你现在应该已经在清空工作篮的过程中建立起了一个“一般性参考资料归档系统”。这个归档系统应该非常方便快捷，它应该就在你的手边、触手可及，便于实施个人管理和回顾，甚至可以保存参考性纸质文件或者你在网上读到的某篇文章，并把归档的过程变成一种享受。如果你现在还没有建立起一个这样的系统，那么我建议你立即翻回到第4章，重新阅读相关段落。

大多数人最终都要创建一到四个有形文件夹、数十个电子邮件参考资料夹，以及可能多达数百个的其他数字存储位置和类别。网络本身也不过是一个庞大的数字档案柜，它既能弱化你创建数字参考图书馆的必要性，也能生成你希望在自有系统收集并组织的那类信息。信息过剩及其评估和组织形式的持续增多，会迫使你区分不可执行和可执行信息，创建和维护一个便于使用的参考数据存储系统。

专门资料的归档 如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹，或者归档资料内容庞杂，那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域、抽屉或者数据库，并建立一个独立的字母排序的归档系统，或者其他便于搜索的系统。比如说，你正在忙于两个公司的合并，需要保存大量的纸质文件，你就很可能需要整整两个文件柜来保存这些要用到的资料。如果你有某项特别的业余爱好，比如园艺、航海或者烹饪，那么你很可能需要一个专用的抽屉来放置相关资料才能满足自己的需求。

这里要特别指出的是，如果某个参考资料同时可以归入多个领域（可以放入某个一般性资料归档文件夹，也可以作为专门资料进行归档），那么你就很可能陷入一个两难的境地：放入一般性资料归档系统呢，还是放入专门归档系统？当你读到一本关于木栅栏的工具书并想将其保存起来的时候，是应当放到“园艺”资料柜中，还是将其作为普通的“家务事”放入一般性归档系统？一般来说，除非是明确属于某一特定类别，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。

联系人管理工具 在你所需要保存的信息当中，有很大一部分是你所处的社会关系网中其他人的联系方式。你需要保存各类信息——手机号码、住宅电话号码、办公电话号码、电子信箱地址，等等。此外，如果你认为有价值，也许你还会保存他们的生日、家庭成员的名字、个人爱好、兴趣等信息。如果从人事管理和法律的角度考虑，需要保存的信息就更多了：雇用时间、工作履历、目标和前途等。

大多数数字和纸质管理工具的“联系人”部分（连同日程表）是最常使用的内容，因为人人都需要查询电话号码。需要指出的是，这些信息是最为纯粹的参考资料，无须对它们采取任何行动，将它们保存起来仅仅是为了将来查询之用。尽管这个世界似乎变得越来越数字化，许多人仍然收集成堆的名片，它们在隐隐约约地喊叫：“快点做决定！对我做点什么！”

但是，一旦你从这些新事务中过滤出了可执行项目，这类信息的保存也就不再神秘，你只需考虑个人需要和便携性就可以了。只有当人们试图将其联系人管理工具当作行动提示的时候，问题才会不请自来。要知道，这种方法根本行不通，除非它是一个功能强大的CRM系统的一部分，既包含客户信息，也包含经过适当分配和整合的行动触发因素。只要与你联系人相关的所有行动都经过了确认，并已列入你的行动提示清单，联系人管理工具的作用就等同于数据存储了。

现在唯一的问题（或机会）是你要保存多少信息，要以何种形式（或设备）来保存才能让你随时随地查阅呢？目前为止还没有一个完美的解决方案，但是随着移动数字互联网工具的力量日益强大，并能链接至各种数据存储空间，访问的便利性和选项模糊性也会同时增强。

图书馆/档案馆式的归档系统：基于个人的 同一信息载体，在不同的层次上都包含着各种有用的信息。如果你深入挖掘，你会从中获得各种各样的信息。鉴于你的需求、对数据的具体适应程度，以及推动你的关系网成为全球性信息的科学技术处于不断变化中，保存多少资料、需要多详细、采用何种方式这些问题也就没有确定的答案了。相对于你的个人组织和工作效率而言，这并非一个核心问题，只要你所有的项目和行动都已经纳入一个管理系统当中，就应该能满足你的需求和能力了。

建立某种程度的统一标准会使归档这件事情变得更加轻松。那些随时需要查阅的资料，应该记入你随身携带的移动设备或记事本中。那些需要在特定会议或事件中使用的资料，应该放入公事包、电脑包或者书包中。那些在办公室才会用到的资料，可以放在办公室的个人归档系统中或者放在办公网络上的服务器中。那些工作中很少用到的资料，则应该放在档案部、储藏室或者浩瀚的云空间里。那么对那些在互联网上查到的资料呢？除非你需要在网络连接不佳的情况下使用这些资料，否则你不用保留它们。如果需要的话，可以把这些网上资料打印出来或者存入电子设备，这样你就可以把它们带在身边了。

你瞧，对参考资料系统的组织和管理，已经转变成了一系列简单的、基于目的的逻辑判断。在这里，区分行动性和非行动性是非常重要的一步。第二步则是确定这些信息的潜在用途，以及它因此应以何种方式存储在什么位置。一旦你完成了这一步，要管理多少参考资料就完全由你来决定了。某些资料是否值得你花费时间、空间和精力进行保存，这完全取决于个人判断。“完美”的参考资料系统并不存在。它的结构和内容要求做出极具个性的决定，这个决定应该基于现有价值和必要的收集、维护工作之间的比值。你最好从你真正想保存的信息着手，确定将其放在哪个可供检索的最佳位置，一切从头开始，不要试图选择或设计只具有理论意义的系统。随着时间的推移，你一定可以将自己的参考材料图书馆打磨成一个更具规模和合理性的框架，如果这能在升级日常事物管理的基础上进行，那就再好不过了。在这个寻找最佳处理方式的过程中，某种程度的模糊性是可以接受的。关键在于定期回顾、评估你的系统，进行必要的动态进程校正。

“将来/也许”类事情的管理

现在，在你组织未执行项目方面，还有第二个功能需要完善，那就是记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。比如说：打算将来进行的一次旅行、想要阅读的书籍、下一个财年要着重解决的问题，或者是你想要学习的某项技能。为了实现这一功能，我们需要建立某种能将事务记录下来，并让我们可以再次对其进行思考的机制。

有好几种方法可以实现上面的目的，它们都能帮助你将这类事情清出你的大脑，并且妥善保管。你可以建立各种形式的“将来/也许”清单，也可以将这类事情写入日程表或者纸质“备忘录”中。

“将来/也许”清单

当你对自己的大脑进行“大扫除”时，通常会发现一些不确定何时进行的事情。在这类事情中，比较典型的有“学习西班牙语”“为玛茜买一匹马”、“攀登华盛顿山”、“写一部悬疑小说”以及“盖一间度假小屋”等。

无论你现在采用的是什么样的个人管理系统，我都强烈建议你创建一个“将来/也许”清单。然后把自己想到的事情都写到里面去，你会发现，这个过程会让你创造力大爆发，想出好多新奇的好点子。

你很可能还会惊奇地发现，你以前列在这个清单上的一些事情已经快要实现了，而你可能并未刻意为此进行过努力。如果你相信“想象会改善认知和行为”，那么也就不难理解“将来/也许”清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了。罗列清单的过程本身，就会让你对自己所期许的事情有更加清楚的认识和准备，也会促使你在日常生活中向这些目标努力。“机会只垂青有准备的人”，这也是我长久以来的人生体验。除了你的工作篮以外，这类“将来/也许”的事情还有两个重要来源：你那富有创造性的想象力，还有你目前正在执行的项目清单。

为你创造性的想象力创建一个清单 当你有了时间、金钱和机会，你都希望做哪些事情呢？把它们逐一地记录在“将来/也许”清单上。典型的事情包括有：

重新评估当前进行中的项目 这是一个好机会，可以让你从全新的角度（即职业、人生目标和个人承诺的角度）出发，回顾检查你的“项目”清单，并且考虑你是否应该把当前的各种承诺和责任转移到“将来/也许”清单中。如果通过审慎的思考使你认识到，“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内，都不会进入实施阶段，那你应该干脆把它转入“将来/也许”清单中。

人们有时发现，将他们的“将来/也许”项目进行更详细的分类很有好处。与你想象性质的“遗愿清单”（比如：攀登尼泊尔的一座山，或者为弱势儿童创建一个基金）相比，思考那些一旦条件具备就会在你家里真正实施的项目或许会有很大不同。如果是在一家公司，这种差别或许会体现在“停车场”想法（“我们把这个问题留待下个季度的会议上讨论吧”）和不断跟进项目（你会在大量资金涌现时极力推动的项目）想法之间的对比。这里的关键是，随着你尝试这些选项，你要注意你的清单和子类别是令你不安，还是给了你激励。

“将来/也许”的特殊类别

每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程，肯定会给你带来不少乐趣。比如：

这类清单处于“参考资料”类和“将来/也许”类的交叉区域。说它是参考资料，因为你可能只是收集它们，把你喜欢的上等葡萄酒、餐厅、书籍添加到对应的清单中去，以备日后随时查询；说它属于“将来/也许”一类，是因为你需要经常回顾这些内容，以提醒自己在有机会的时候尝试一下清单中的内容。

这也正是进行组织整理工作的又一个好理由：让你更轻松地抓住那些感兴趣的东西，让生活更加多姿多彩，而不是整日身陷无休止的工作。

堆积“保存及回顾”文档的危险

许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹、一个塞得满满的抽屉或者电子邮件文件夹，它含糊地涵盖了“将来/也许”类的事情。人们对自己说：“等我有空的时候，我会看看这部分内容”。乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但是我个人不建议采用这种方式，因为在我所接触的所有人中，他们只做到了“保存”但却并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法定时对“将来/也许”清单保持关注，并且头脑清醒地思考其中的内容，那么“将来/也许”清单也就丧失了它存在的价值。

此外，我们还应注意到，一个管理良好的“将来/也许”清单与保存各种“材料”的收纳箱之间，是存在着巨大差别的。通常来讲，你收纳的大部分材料都是需要你进一步加工处理的，有的需要归入“阅读/回顾”类，有的需要放入参考资料系统，而有的则需要转化为实际的下一步行动并标注在日程表或者备忘录中。实际上，在大多数情况下，对那些“保存及回顾”文件夹中的内容进行恰当的处理之后，你会发现“保存及回顾”文件夹已经被彻底清空了。

用日程表记录将来要做的事情

当你发现需要提醒自己在未来进行某件事情的时候，日程表将是一个非常好的选择。对于日程表的使用，很多人都习惯于在里面放置大量的事情（就像前文说到的），但是显然这是个不好的习惯，而且这样也远没有发挥出日程表的真正效用。

日程表的三大用途之一，就是记录那些“需要在特定日期获取信息”的任务。这类用法涵盖了不少事务，但是最明智的做法是：记录在日程表里的事务，一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情。这样的事务数不胜数，下面列出几类：

提醒自己开始落实某个项目 如果你手头有一个项目，目前还不需要对其开展工作，但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动，这时，你就可以在日程表中选择一个合适的日期，写入这个项目的提示信息。这些指定日期的信息，应该写在日程表的日期格中；当那一天到来的时候，你看到了这个提示信息，就会把这个项目列入你的“项目”清单中，从而激活这个项目，使之步入正轨。下面列出了这类事情的几个例子：

你可能想要参与的活动 也许你经常收到各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再决定是否参加。因此，你先确定一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上写上一笔，如：

如果你现在突然想到了任何类似的活动，就立刻把它写入你的日程表吧。

提醒自己做出决定 有时候，你需要做出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就做出这个决定。没关系，在涉及你的自我管理程序时，你只需确定决策所需的额外信息是来自你自身，而不是外部（比如，你只是想把问题留在第二天解决），或者你有充分的理由直到最后时刻才做出决定（从而能在你选择推进方式之前尽量保证所有因素的即时性）。但是，为了能使不做决定成为适当举措，你最好要撒出一张可靠的安全网，对未来可能出现的相应问题保持关注。日程表就像一条“安全带”，它会确保你不会忘记去做这个决定。

属于此类的某些典型决定：

你肯定会想：“把如此重要的决定就这样放在日程表中，合适吗？”那么你可以问问自己：“是不是有这样的情况：一些重大任务并不需要立即做出决定，可以把它推迟到以后再处理，以便让自己在当前可以保持较为轻松的工作状态？”如果答案是肯定的，那么日程表就是放置这类任务提示信息的最好地方。

“备忘录”系统

对于管理那些需要在日后执行的行动，还有一种堪称一流的方法，那就是“备忘录”系统。它就像是一个三维立体的日程表。对于那些你日后会感兴趣的事情，你可以将它的原始版本以实体形式的提示信息保存在其中。它可被看作是你自己的邮递系统，你可以建立属于自己的邮局，通过它给未来的自己发封邮件，通知未来的自己到时候去完成某件事情。我自己多年来就一直在使用“备忘录”系统。尽管通过科技手段将这类提示转化为软件和移动设备上的数字化内容很容易，但用“备忘录”这种低技术含量的方式能使你的诸多事项管理起来更容易。有关这些事项的数字化管理前景正在不断推进，但在我的个人系统中，仍有许多事项是由充当提示信息的有形系统进行有效管理的。

从本质上讲，“备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统，它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定的日期展示在你面前，就好像这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。

如果你有一个秘书或助手，你就可以把这项工作交由他来完成，这个过程和“备忘录”系统的使用颇有几分类似。典型的例子有：

每当新的一天到来，你都可以拿出当天的文件夹，查看一下有什么要做的事情。

如果你担任高级职务，想在工作中让你的助手完成这类工作，我没有意见。但是如果你想将这种井井有条的管理方式融入你的生活，你就必须保持自己的“备忘录”系统功能。这个文件夹系统能发挥许多功能，它的工作范围甚至可以超过你的助手，在处理私人事务上也能使你得心应手。我利用自己的备忘录系统来管理我某天需要携带的旅行文件、关于即将到来的生日和特别活动的提醒（这会在我的数字日历表中占据过多视觉空间）、一些有趣事项的打印件（我或许会在几个月后有空时再做探究），诸如此类。

你只需每天花几分钟时间，就能让这个“备忘录”系统运作起来。与你的付出相比，你的回报将非常丰厚。这是一种独特的执行功能：决定不在某个时间点之前做出决定。

建立一个“备忘录”系统 如果你在一个物理系统中这么做，你需要准备43个文件夹：其中31个分别注明从“1”到“31”，代表一个月份内的31天，另外的12个上面写上一年中的12个月份。代表日的文件夹放在前面，最前端放置的是明天的文件夹（如果今天是10月5号，那第一个文件夹就应该是“6”号）。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子（从“6”到“31”）。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份文件夹（11月）。再往后，是编号“1”至“5”的日文件夹。接着是剩余的月份文件夹（12月、1月到10月）。每天结束时，把第二天的文件夹中的内容放入工作篮，再把这个文件夹排列到后面，（这时，这个原本代表10月6日的文件夹，就变成了11月6日的文件夹）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时（在10月31日你清空所有的日文件夹后，紧接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的日文件夹则按照“1”至“31”的顺序紧随其后），把其中的内容都放入工作篮，将这个已经清空的月文件夹排在其他月文件夹的后面，这时它代表的就是下一年的“11月”。这个“备忘录”系统的好处是，随时都可以保存接下来的31天和12个月内要提醒的事情。

采用文件夹来建立你的备忘录系统的最大好处是，你可以在其中存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要审查的会议议程，以及你准备到某天予以支付的发票，等等）。

为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日检查和更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再信赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其他途径来管理你的事务。如果你即将离开一段时间（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须保证在离开之前检查你离开那段时间的文件夹，并对其内容进行预先处理。

核查清单：创造性和建设性提示

在个人系统的组织整理工作中，最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单，它可以帮助你关注项目、工作流程和程序、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。就本质而言，我们讨论过的任何提示清单或类别都是核查清单，因为它们的功能是提供核查或审查事项，以确保你不会在该领域遗漏事项。不过，核查清单的更普遍含义是指列出有关某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容，供你在特定时间或参与特定类型行动的任何时间使用。这些内容的范围很广泛，从你工作或生活方面的总体关注领域，一直到关于如何将图片上传到网站上的详细说明。

很多年前，阿尔弗雷德·诺斯·怀特黑德中肯地指出：“文明是通过越来越多的不假思索的重大行动来推动的。”清单为这种宏观观察提供了一个微型版本：无论何时，当你因为某种规律性的新现象（“每年年底，我想要/需要……”）或者因为需要你详细回想的某种特定情形（“举办研讨会之前，我需要……”）而必须进行思考时，你都应该把这些工作委托给你的“外脑”——这个管理系统要保存需要你在特定时刻从事的具体行动。

数量极多的潜在核查清单可以让你更轻松地控制生活和工作领域的各种情形。如果你曾经为了做菜而参考食谱，你就是在使用核查清单来提高你的关注度和工作效率。如果你的董事会曾委任你在年内完成三个关键举措或成果，那么在董事会召开之前，你可以利用核查清单进行回顾。

由于我所描述的是如何理清和组织你大脑中的内容，为了开始执行这个系统，我将侧重于人们通常面临的一系列主题，核查清单往往是这些主题的最佳解决方案。

你希望关注的事项

当我们帮助别人清理其大脑时，所呈现的往往是这样的事情：

面对你内心这些含糊不清的承诺和分散你注意力的事情，你应该怎么办呢？

首先，对项目和行动心中有数

对于大多数这类“材料”而言，它们是可以转化为项目或实际行动的。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“制订定期运动的计划”（项目）或者“给萨莉打个电话问一下健身房和私人教练的情况”（实际行动）。这时，内心的承诺就可以转化为项目或实际行动，之后就可以按照正常的方式纳入你的个人管理系统中了。或者，“让我的团队保持高昂的斗志”应该成为一个具备特定行动步骤（“给我的人力资源总监发电子邮件，听听她对这个机会的看法”）的项目（“在我的部门探索团队建设进程”）。

然而，在这类情况之外，还有些别的情况，而且往往需要借助适当的核查清单加以解决。

规划工作和责任范畴内的关键性区域

像“坚持锻炼身体”或者“让我的团队保持高昂的斗志”这类目标，还是需要制定某种概况核查清单，才会便于定期回顾和检查。面对任何事情时，你的大脑都会在各个层面设定不同愿景和标准，它们直接影响你的决定和选择。所以，了解自己在各个层面上的不同愿景和标准是非常有必要的，只是很难做到习惯性保持和遵守。

我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。在每一个不同的级别中，你都应当建立一个核查清单，它应该包含该级别中所有对你来说重要以及有所承诺的事情。它可以包括：

现在我们下降一个层次，专门针对你的工作来进一步考虑。对责任、员工、行业价值等不同的方面，你都需要为自己建立一些提示。这可能会包含以下各点：

所有这些事务全都可以纳入你个人管理系统的各个清单中去。根据需要来提醒自己，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳前进。很多时候，个人管理系统的价值仅在于可以确认特定领域的状况良好，不需要添加或改变任何东西。不过，明白这一点也会促使你减少不必要的关注。

情况越是异常，控制力越应加强

对于某件事情（或某个领域）来说，我们对核查清单和外部监控的需求，与我们对这件事情的熟悉程度成反比。如果你已经从事某项工作有相当长的时间了，并且不需要在这方面做出任何改变，那么也就没有必要在你的个人管理系统中专门对其设立外部监控措施。你知道工作的每个步骤应该在何时进行、如何进行，这样才能保证一切正常。你可以在睡梦中实施管理，但实际上这种情况非常罕见。

你是否曾经不得不遵照某种规定的顺序，去管理某笔独立的金融交易，登录并更新某个软件应用程序，甚至通过几个必要步骤查询朋友的度假屋，同时你还曾经问自己：“等一下，我现在想要怎么办？”在此类状况下，如果你希望或需要重复这些步骤，那你就需要一个核查清单。我在电脑和软件方面是个半文盲，每当我们的IT专家指导我解决一些常见故障时，我很容易说服自己要记住他们告诉我的步骤。我历尽千难万险，学会了为他们创建核查清单。

许多时候，在你对某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。比如，如果公司的CEO突然不知所踪，你不得不立即填补他的空缺，那你就需要立刻过目一些资料，以掌握目前工作中最为紧迫的方面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中一些新职能对你来说相当陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的指导框架，哪怕只是在最初的几个月也好。随着我们在公司内部设计了一个新的组织结构和操作系统，我们已经可以使用许多关键核查清单来帮助执行我们的会议决策，直到它们成为我们工作中必不可少的一部分。

通常，在情况快要失去控制的时候，我会暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的任务，直到情况重新得到控制。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些以前没有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。一连几个月，我都必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力平稳度过这一过渡期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这些核查清单了。

各个级别的核查清单

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单吧。你可以建立各种各样的核查清单——从“生活的核心价值”、“郊游的有关事宜”到“可能的假日礼物”。列出清单——特别是当你一想到某件事情时就为它列出清单，这将成为对你最有效，同时也最便捷的一种方式。

为了激发你的创造性思维，下面我列出一个核查清单题目列表，这些都是我使用过多年的清单。

慢慢地习惯于使用各种核查清单，包括特殊的、临时性的和永久性的核查清单。根据需要随时创建和删除核查清单。确保你有一个方便访问的空间，用来保存一个有吸引力甚至有参与乐趣的新清单，比如一个活页记事本，或者一个随时可用的软件应用程序。合理而恰当地运用核查清单，可以极大地提高你的个人工作效率，并缓解你的心理压力。

小结

到目前为止，你应该已经收集了生活和工作中所有的未尽事宜，并且已经进行了逐项的处理，明确了它们的价值和需要采取的行动，最后还把处理结果纳入了一个完整的系统——这个系统包括了对当前和未来所有工作项目的完整概览。当你完成上述事项后，你也就已经准备好进入下一个步骤了——检查回顾。