第8章
回顾阶段：保障系统的有效运行

实行这套工作流程管理方法的目的，并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法充分利用大脑的资源，并让它工作得更加优雅、更有效率、更具创造性。只有在大脑100%投入到当前的工作中时，才能达到这一目的。为了做到这点，你必须确信你正在做的事情是确实需要完成的，而其他没有进行的工作确实可以暂时“不去进行”。这能改善现有条件，使你始终保持最佳行动状态。定期回顾你的系统，反思其内容，保持其时效功能，这是实现系统清晰度和稳定性的前提。

例如你有一个电话清单，但是如果有一些你必须要打的电话却没有被列在这个清单上，你的大脑就不会再相信这个电话清单，从而导致你的大脑在完成这个低脑力要求的活动时也无法感到轻松。结果，你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，从而又像以前一样低效运转。

所有这一切意味着，你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的。同时，回顾过程还可以从不同角度对你的生活与工作进行持续不断的评估。

现在，你需要考虑两个重要问题：

一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、活跃，并更加高效地面对你的生活和工作。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮，而这些思维的火花，通常都是在你对行动和项目清单进行有规律的回顾时迸发出来的。

要回顾哪部分的内容？在什么时候进行？

在你的个人管理系统中，你应该可以在任何需要的时候看到需要的行动提示，这正是个人管理系统和个人行为的基础。其实，这个道理是显而易见的，但是很少有人在处理和组织后能够达到这一要求。

当你身边有部电话并且正巧有些空余时间时，你就可以拿出电话清单扫上一眼，是否选择一个电话号码拨打出去全由你自己决定；当你正准备去与老板或者合伙人会面时，花一分钟浏览一下你所记录的要与他讨论的所有事情，会让你的这次会晤更有成效；当你打算去干洗店取回衣物时，应该先快速检查一下还有没有可以在途中解决的事情，以便一次性办妥。

人们经常问我：“你花多少时间来关注你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”实际上，我花在这方面的时间通常是这里两秒、那里三秒这样累积起来的。从某种意义上来说，我的各种行动清单就构成了我的办公室。就像你在办公桌上贴着即时贴、堆着文件一样，类似的记录在我的“下一步行动”清单和日历表上也随处可见。如果你已经彻底完成了收集、加工、组织整理一切事务的步骤，很可能只需要零散地在这里或者那里短暂回顾一下，就能帮你找到当天所要执行的行动计划。

首先看一看你的日程表

查看最频繁的应该是你的日程表（或者是每日备忘录之类的东西），这样你就能看到哪些是当天必须进行的工作。这样你就了解了当日的时间和空间要素。比如，你看到自己早8点到晚6点都排满了会议，只有中午有半个小时的午饭时间，这能帮你确定当天是否还要执行其他任务。

然后看一看你的行动清单

当你检查了所有对时间有严格要求的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下来你该浏览的是对应当前情境的行动清单。例如，当你正坐在办公室中时，你就可以看一下你的电话清单、电脑工作清单，以及其他办公室内的事务清单。但是这并不意味着你要完成清单上所有的内容；你仅仅需要结合当前的时间长度、自己的精力等，选择一个合适的行动，并将其执行。你应该充满自信：自己绝不会遗漏任何重要的事情。

坦白地说，如果你的日程表的内容非常可靠，并且你的行动清单也没有问题，那么在你每天的工作中，只查看这两样东西就足够了。事实上，我有的时候根本就不需要去查看行动清单，因为在我看了日程表之后，就知道自己已经没有时间去完成其他任务了。

根据情景选择恰当的回顾内容

你应确保自己能随时查阅想查看的清单。当你和生活伴侣劳碌奔波了一天，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同承担的家庭事务，这时如果你能拿出需要共同讨论的事务清单无疑是非常方便的。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题清单，这显然将大大提高你的工作效率。当然，这也有助于树立良好的工作形象。当你突然得到一个书面邀请，请你和某个刚认识的潜在客户共进午餐，这虽然不在计划之列，但极具战略意义，那么，你能用多快的速度整理相关资料、打印相关数据，重新考虑为本次会面（进展顺利的话，可能会延长到下午）准备的其他会谈内容？

更新你的系统

要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新。当然，如果你很长时间都没有对系统进行更新，系统会远远落后于客观情况，更新一次系统将会耗费大量的时间和精力。要知道，如果你的系统远远落后于客观情况，你的大脑就不得不把大量的精力浪费在“记忆”、“回忆”之类的低级工作上。

现在我们将面对一个很大的挑战：一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么惬意，那么你要怎样做才能维持这种状态呢？经过我多年的研究和实践，并且经过很多人的实践检验证明，保持状态的最好办法就是“每周回顾”。

每周回顾的重要作用

如果你和周围的大多数人一样，你会发现，你的脑子再好使，也不可能跟上世界变化的步伐。而我们大多数人，则都有这样一种倾向：放任自己纠缠于大量超过自己处理能力的事务。工作时，我们把一天的时间安排得满满的，一个会议接一个会议；下班后还是不时地想起要完成的任务、要履行的约定；我们每天在任务、合同、约定、协议中纠缠，我们的创造力也在这日复一日的劳作中不断萎缩。

这种旋风式的生活模式更加凸显了每周回顾的重要性，它让你有机会夺回生活的主动权，对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，无论如何也做不到的。

每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。这会让你认识到，有的时候必须学会说“不”——而且要斩钉截铁、毫不犹豫——才能让你保持清晰的方向，免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能从“项目”的层面考虑一下自己面对的问题，这会对你大有帮助的。

什么是每周回顾

非常简单，每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认：“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”

从实用的角度来看，实现这个目标需要这三个举措：确认、更新和创新。确认即确保你收集的所有东西都得到处理。更新即确保你的所有定向“地图”或清单经过审查并保持最新。随着你实现了确认和更新，创造部分在一定程度上可以自动发生，你将很自然地形成某些想法和观点，令你的工作和生活思考增值。

确认

这是将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段。会议笔记、你收集的收据和名片、孩子学校的通知，以及你在钱包、公文包、智能手机、夹克等所有不可思议的位置和你的更衣室柜台上不知不觉间积累的各种东西，此外还有在电子邮件文件夹、社交媒体等标准输入渠道出现的东西。

收集散落的纸片和材料 搜罗出各种各样的零碎纸张、名片、收据，以及所有藏在你的办公桌、衣服缝隙中的纸片，把它们统统收入你的工作篮，以备处理。

清空收集工具 检查所有日志、会议记录和记事本上的各种内容，确定并列出其中的所有行动项目、等待事宜、日程表事宜，以及将来要完成的事情，并将其中包含的资料进行归档，需要阅读的资料要归入“阅读”文件夹，将电子邮件、文本和语音邮件的文件夹清空。在这一过程中一定要严格要求自己，收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录，同时清理掉没用的垃圾。

清空大脑 把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以及所有尚未捕获和理清的事务。

更新

你现在应该“后卫前置”，清除你系统中的过期提示内容，保持你的活跃清单完整反映即时情况。步骤如下：

回顾“下一步行动”清单 清除系统中已经完成的行动（不是删除，而是标记为“已完成”），检查将要执行的行动的提示信息，以便记录。很多时候我都动作过快，以至于没有机会标记清单上的许多未完成项目，更无暇弄清下一步行动。现在是采取适当行动的时候了。

回顾过往的日程表数据 仔细检查日程表上两三周之前的详细项目，搜寻未完成或紧急行动项目、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入你当前运行的系统中。掌握每一项“哦！这提醒我……”内容及其相关行动。你可能会注意到自己参加过的会议和活动，从而触发你思考有关此项内容的下一步行动。一定要保证将上一周的日程表全面地扫描一遍，确保没有遗漏。

回顾即将到来的日程 浏览一下将来的事务安排情况（长期的和短期的），确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备。你的日历表是可以定期回顾的最佳核查清单之一，可以借此回避最后一分钟的压力，并触发创造性的思考。应结合项目对即将到来的旅行、会议、会见、假期等进行评估，将你已经探测到但尚未实施巡航控制的任何情形添加到你的“项目”和“下一步行动”清单中。

回顾“等待”清单 是否有必要采取任何跟进行动？是否需要发送电子邮件，以了解最新情况？是否需要在有关某人的日程清单上添加项目，以便能和他/她进行基于最新内容的谈话？记录任何下一步行动，检查已经记录的任何内容。

回顾“项目”（和更大成果）清单 逐一地评估所有的项目、目标和愿景，以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。浏览任何积极、相关的项目计划、支持材料和任何其他进展材料，以促成新的行动、完成项目、待办事项等。

回顾任何相关的核查清单 基于你的各种约定、利益和职责，是否有你需要或想要去做但尚未完成的其他事宜？

创造

这种方法并不仅仅涉及清理和清除，虽然它们是帮你达到理清和专注状态的关键手段。不过，就我本人在这个领域的探索经验而言，最终动力还是为分析、评价具有创意和价值的新思想、新方向营造空间。如果你迄今一直在实施这种方法，那么在很大程度上这并不需要你投入大量精力去实现。我们人类天生具有创造性，我们的存在就是为了生活、成长、表达和扩展。挑战并不在于创造性，而在于消除阻碍我们的创造性能量自然流动的东西。就实践而言，这涉及集中你的行动，让思路自然涌现，捕捉并利用它们的价值。在阅读和应用任何此类技术的过程中，如果你遇到了类似于“啊哈！这让我想起了……”或者“嗯，我想我可能要……”的任何情形，你就会将你的思维具体化并加以反思，这样的话，你就是在证明这个过程的自然性。

正如我说的，你或许不必关注这个问题，因为你的大多数创意思维可能已经涌现并纳入了这个过程。不过，你或许会发现，一些额外触发因素有利于完成这个过程。

回顾“将来/也许”清单 核查其中有哪些内容变得更值得关注、更具行动价值，将其转化为项目。删除已经存在很久的项目内容，因为环境和你的重心发生了很大变化，这些内容已经完全可以忽略。但要在清单中添加你刚刚考虑到的可能发生的新情况。

收集你的奇思妙想和新奇的点子 你的脑中是不是经常会冒出一些新鲜、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头。你可以利用这个机会对它们进行整理，并添加到你的管理系统或“外脑”中。

整个回顾处理过程只是一个对未尽事宜集中整理的过程，但是却很少有人能做到持续执行。要知道，每次执行这样一个过程之后，我们都会重新获得清醒的头脑，并再次体验到那种轻松控制生活的状态。当然，回顾的范围是极大的，尤其是如果你个人管理系统的结构和空间不足以容纳最新的完整数据的话，需要回顾的范围会更大。而且，鉴于你面临的各种日常压力和需求，即使你有一个适当的控制中心，你也无法轻而易举地做出反思和调整。

进行回顾的恰当时间和地点 每周回顾是非常关键的，你有必要为它建立一个合适的环境、准备合适的工具，并逐渐养成习惯。一旦你为整个系统工作建立起一个舒适的工作区域，你会发现定时进行回顾变得轻而易举——你完全可以把更多的精力放在具体事情的处理上。

到那时，你所需要做的就是，每周抽出几个小时，让自己摆脱日常事务的干扰——并不是要完全置身事外，而是将视野至少提升至审视所有项目及其状况的高度，来更好地总揽你关注的所有其他内容。

如果你拥有自己独立的工作空间，你就可以让自己免于外界的干扰；如果你的工作是周一至周五的标准五天制，那么我建议你在最后工作日下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。之所以选择这个时间，主要是因为下面三个原因：

也许你是那种非常忙的人，忙到连正常周末休息都无法享受。我就是这样，在周六和周日，需要处理的事情和平时一样多。但是，我们还是需要寻找合适的时间来进行每周回顾。我出差的时候经常会经历长途飞行，这为回顾提供了一个理想的机会。许多人都养成了适应自身生活方式的“每周回顾”习惯，从每周六早上照常到他们最喜欢的咖啡馆消磨时光，到每周日在女儿参加唱诗班活动时待在教堂后排，这些时间都可以用来进行回顾。

无论你的生活方式属于哪一种，都必须形成一个每周重新审视行动计划的“惯例”。也许你已经拥有了这种模式（或者与之类似的某种形式），那么尝试在其中加入更高层次的回顾内容，将它变成你的每周回顾吧。

有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭随时都会出现新的问题，他们根本就没有闲暇时间停下来重新组织工作。我所见过的压力最重的专业人士，要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速做出响应的人，下班后，他们还要回家应付几个不到10岁的孩子，以及同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。唯一称得上闲暇时间的，可能就是每天上下班途中的一小时空闲了。

如果你恰巧属于这种情况，那么你所面临的最大困难就是找到合适的时间和地点，来让自己的每周回顾一直贯彻下去。我建议你要么每周五的晚上在办公室中加班几个小时，要么在家里打造一个令人放松的、可以正常工作的空间。

高级管理人员的回顾时间 我培训过许多管理人员，我建议他们在每周五的日程安排中规划出两个小时的时间。对于他们来说，最大的问题就是，在“高质量的思考”和“及时处理突发事件”这两者之间难以取舍，这确实让人难以抉择。然而，那些工作经验更丰富的人却能认识到“磨刀不误砍柴工”的道理——安排一段不被打扰的时间，仔细梳理自己的工作——这其实就是某种程度上的每周回顾。我们的一个客户供职于一家全球最大的公司之一，负责高管选拔，他建议利用高质量的时间进行回顾和重新分组，以确认某人具有其组织高层严重缺乏的出色的直觉决策能力。

甚至连那些已经把静心思考融入工作中的管理人员，仍然常常对那些更加宏观的回顾和1楼视野层面（项目）的思考漠不关心。一边是一个个紧张的会议，一边是携酒漫步于夕阳下的池塘边，在这两者之间，需要有一个中间状态，让你有时间对事务进行思考和重组，让自己在更高的层面上控制自己的生活。要知道，任何人都不可能随时保证自己的所有事情都已经彻底得到确认、澄清、评估和实施，这根本就不可能。

“大局”的回顾

某些时候，你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标，以及从根本上对你的决定起推动、评估和排序作用的愿景和原则。

在你的工作中，最重要的目标和目的是什么？你有明确的一年或者三年规划吗？你的职业生涯如何规划？目前的生活方式是否令你满意？从长远目标的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

本书的重点并不是那些3楼到5楼视野的事情。但是我希望读者能够着眼于更高的层面来思考问题，其实这也是我的目的所在——帮助你使自己的生命体验变得更加轻松愉快。当你在“地面”和“1楼视野”层面上能够更快地处理问题时，你自然就会有时间去思考其他更高层面的问题了，因为这样才能让你的头脑获得真正的清静。

对于更高层面的回顾工作，你需要多久进行一次呢？这个问题只有你自己才能回答。在这里，我必须提出的原则是：

无论是在生活还是工作中，如何找到合适的范围、如何做出合适的决定、如何确定合理的时间间隔，都只有一个标准，就是让你自己感到一切都清清楚楚就可以了。这是对你的终身邀约，也是你的终身义务，旨在让你实现所有未竟使命或者意向。

多年来，我通过自己的切身经验和密切参与许多人的日常生活发现，从根本上推进并掌控日常生活的方方面面，能自然而然地为更高层次的事务提供丰富的灵感。正是因为深层动机的驱使，我们才背上了各种复杂的职责，在履行职责的过程中才会感到困惑，力不从心。你觉得很有必要生孩子；现在你有了自己的孩子，他们成了你至少需要管理20年的重大事项。你觉得必须有所成就，在这个世界创造被认可（并能货币化）的价值；于是你创办了一家企业，或者致力于一项高尚的事业，因此你现在事务缠身，觉得无力应付。对现在的你而言，更多的目标或许是不必要的，你需要在追求已经付诸行动的目标时有种轻松感，并相信你可以自如地执行任何新目标。

其实，我们往往可以从一个新角度来审视我们的愿景、价值观和目标。不过，以我的经验来看，如果你认为自己未能顺利应对你为自己创建的世界，你就会拒绝和自己对话。改变你心目中的一个目标或愿景需要多久？如果要改变的话，不需要太久。让你相信可以实现自己承诺的成果需要多久？我的经验是，至少需要两年时间来执行这种方法，并使之成为一种习惯，才能达到这种程度的自信。这并非坏消息——这很正常。好消息是，一旦你开始应用这些最佳做法，就可以即刻在日常更具操作性的生活和工作层面实现更大的掌控，而且，它很可能揭示你此前无法认识或利用的更重要行动的真实意义。

这种未来导向的思维方式的另一个方面是在设定目标时保持极大的灵活性和随意性。一个重要的例子首先出现在软件领域，即“敏捷项目管理”成为成功创业的规范做法。创建一个愿景，尽最大努力想象它的样子，尝试做出一个可能被市场接受的产品，然后在来自现实世界的反馈的基础上灵活行事，而你的愿景和执行方式也随之日渐成熟。这里的启示是：积极的未来思维固然很关键，也很美妙，但是，未来思维只有与物质世界里的执行信心相结合，并全程纳入响应和校正措施后，才会最有效地呈现。

收集、处理、组织整理和回顾这几大过程的最终目的以及最大的挑战是回答这个问题：现在的时间是星期三早上9点22分，你要做些什么呢？