第9章
执行阶段：选择最合适的行动

具体到每一个繁忙而辛劳的工作日中，你该如何根据各种情况来选择最合适的行动呢？

正如我曾经提到的，答案非常简单：相信你的感觉，或者说相信你的本能反应、你的直觉——可以作为你的参考点的任何东西，它们能让你退后一步，与自身的智慧源头联结。如果你既做过深思熟虑的选择，也做过膝跳式反射般的应激性决策，你就会理解我的意思。

这并不意味着让你的生活随心所欲——当然，除非你真想如此。实际上，我曾经尝试过在生活中放弃一切，而且我可以说，这段经历如果不是必需的话，也自有其价值。

如同在第2章概括出来的那样，有3个评估方法对行动的决策过程极有帮助，它们是：

这些标准或模式的排列次序，恰好与典型的由上至下的思路相反。这也正是本书所提供的管理方式与其他个人管理方式的不同之处。接下来，就让我们从最底层开始入手吧。

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

记住，当你确定下一步行动时，是依据下面的四重标准进行的：

为了能够让你更加深入地理解这些标准，下面我将逐个进行说明。

情境

在任何时候，你首先要考虑的是你能够做些什么？你身处哪里？手头上拥有什么工具？是不是有一部电话？你是否能见到你想见的人，与他当面讨论你早已写在日程表上的那些内容？你是否在逛商店，而这里恰好有你想买的东西？因为不在合适的地点，或者手上缺乏合适的工具而没有办法完成某些行动，那么你也就没有必要想起那些行动了。

正如我前面谈到的，你应该根据不同情境来组织整理你的行动提示信息——“电话”、“在家时”、“在电脑旁”、“外出”、“与乔相关的事”、“有关员工会议的安排”，诸如此类。既然情境在你选择最佳行动方案时是发挥作用的第一要素，那么，按照情境而分类整理的行动清单，自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。如果你把大量行动罗列在同一个清单中，但是却不能在同一个情境下执行，那么在选择行动的过程当中，你就不得不花费大量的精力对这些行动进行重新的思考和筛选，以决定到底该执行哪个行动。

如果你前去客户的办公室，等到了那里，发现会见要推迟15分钟，你就可以参考你的“电话”清单，找出可以有效利用时间的事情来做。你应该根据需要，随时打开或者合上行动清单。

根据相应情境来对行动提示内容进行分类的另外一个好处是：这让你不得不在处理事务的时候就决定其具体的下一步行动。我的所有行动清单都是按照这种方式组织起来的，所以在我确定某个行动应该放在哪个清单中的时候，必须先确定该行动的具体内容。（这个行动需要用到电脑吗？还是会用到电话？或者需要去商店？与我的妻子实时对话？）那些只给自己准备了一个“混合”行动清单的人，经常发现自己在应该执行行动的时候，却在思考下一步行动到底是什么。

我经常鼓励我的合作伙伴在开始清理工作篮时，就建立起不同类型的清单。因为这会自然而然地让他们明确，为了推进项目发展，所需要执行的具体行动是什么。

创造性的情境分类

随着这个方法的持续执行，你必然会找到一种创造性方式，根据自身情况对情境类别进行定制。尽管通常是按照所用工具或所需物理位置进行分类，但往往还有其他独特方法可以对你的提醒内容进行筛选。

我会在长途旅行之前创建一个临时性的“出行前”类别，将必须在出发前处理的所有行动清单内容纳入其中。在执行完毕之前，我需要回顾的唯一清单就是这个了。有时候，我会有许多下一步行动需要采用“创造性写作”模式；尽管这些行动在电脑上有记录，但和需要在笔记本电脑上处理的其余事情相比，它们需要的思考时间和思维模式有所不同。将那些内容分类列入一个不同的“创造性写作”行动清单，你会觉得管理重点事项变得更加轻松，也更有效率。现在，我把我需要电脑辅助的各项行动分成了三类：不需要互联网连接的、需要互联网连接的，以及纯粹的网上冲浪（有待在网上搜索的可能有趣或值得关注的事项）。

多年来，我见证了人们有效采用了以下类别：“傻瓜行动”（不要求动脑筋的简单行动）和“不到5分钟行动”（快速“制胜”）。有时候，人们更愿意根据其生活和工作的重点领域——“财务”、“家庭”、“管理”等——进行提示内容分类。最近，有人和我分享了她在基于行动的直接情感回报（服务他人、生活稳定、长远发展等）进行分类方面的价值收获。构建“下一步行动”清单的方法谈不上“正确”与否，但它必须最适合你，而且这部分系统内容可能随着你的生活发生改变而变动。

如果你是这个流程的初学者，或许觉得掌握这些细节和区别没那么必要或重要。你必须记住，当你为了履行你的生活和工作承诺，去真正确认你要采取的所有下一步行动时，你的确认数目很可能远远超过100个。要真正创建一个有效的“外脑”并取得惊人成果，就要以某种程度的敏锐性去管理此类基础性工作，从而获得不可估量的回报。

有多少时间

选择行动的第二个要素就是你所拥有的空闲时间的长短。“10分钟后必须参加会议”与“连续几个小时的空闲”，这两种情况一定会让你做出不同的选择。

显而易见，了解一下目前可供自由安排的时间一定会大有帮助（这正是日历和时钟的价值所在）。如果你的行动清单中罗列的行动非常全面，那么它就能提供更多的选择、更全面的信息，从而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。换句话说，如果你在开会之前只有10分钟的时间，你就应该选择执行一个10分钟内能够完成的行动。但是如果你的清单上只罗列着那些“重大”或者“重要”的工作，你就无从选择了，因为通常这类事情都无法在短短的10分钟内完成——尤其是它们缺失下一步行动提示的话。对于那些花费时间较短的行动，你完全可以利用每日的零碎时间来完成它们，这也是提高办事效率的最有效的途径。

此外，很多时候你得连续数小时绞尽脑汁地埋头工作，此时你会希望转移一下注意力，用轻松的方法实现小目标。因此，对于你的行动列表上的某些简单事宜，要尽量令其处理步骤方便、快捷。更改餐馆预订、打电话给某个朋友祝他/她生日快乐、订购鸟食，或者只是步行到隔壁市场或药店采购你“任务”清单上列出的物品，都属于此类。

有多少精力

为了提高工作效率，你可以改变所处的情境，或者转移工作的焦点，但是你却无法决定自己的精力是否充沛。每当一天快要结束时，经过了一整天马拉松式的预算规划会议，恐怕你连给客户打个回访电话、着手起草一项绩效审查政策、和生活伴侣讨论一个新的敏感话题都感到力不从心了。但你完全可以选择给航空公司打个电话订张机票，处理一下积攒的报销票据，走到露台上观看日落，扫一眼商务日志，或者只是清理一下书桌抽屉。

将所有要执行的下一步行动都列入你的清单吧，这会让你根据自己的精神状况来选择最合适的行动去执行。

我建议你时刻带着一份小事清单：上面列出的都是一些花费极少精力或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时，就可以拿出这份清单来执行。这类事情包括闲时浏览（杂志、文章、目录和网上冲浪），将联络数据录入电脑中，文件夹的整理，笔记本电脑中资料的备份，甚至仅仅是给花浇浇水、装订书钉——实际上，你有大量类似的琐碎工作等待你去完成，可不要将你的高效时间浪费在这些事情上。

这也就是我们要求个人管理系统一定要界线分明的最好理由：即使当你并非处于巅峰状态时，它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率。试想，如果在你感到疲惫不堪时却面对这样一番景象——需要阅读的资料杂乱无章，各种票据摆满书桌，归档系统毫无条理，工作篮里面更是一团乱麻——这会让你感到有大量亟待整理和组织的工作；还会让你感觉更糟糕、心情更郁闷，让你根本无法完成任何事情。提升士气的最好办法就是完成某些工作，所以，经常留一些轻松的小事在手头上吧。

选择下一步行动所依据的3个首要标准（情境、时间和精力）表明了建立完善的下一步行动提示系统（也就是行动清单）的必要性。在执行行动的过程当中，很多时候你是不需要进行协调性和组织性思考的，因为这一过程应该早已完成了。你要做的就是从众多清晰具体的下一步行动中选择适合当前状况的就可以了。

重要性

当你根据前三个要素，划定了下一步行动的选择范围的时候，之后应该考虑的就是相对重要性：“在筛选出的这些行动中，对我来说，哪一项最重要？”

“我怎样确定哪件事情是最重要的呢？”我的学员经常问我这个问题。通常他们面对的工作数量超过了他们的承受能力，所以必须在这些工作中做出选择，同时也意味着有些工作无法完成了。

在你结束了一天的忙碌时，为了能够坦然面对未能处理的事情，你必须对自己的责任、目标和价值观有一个清醒的认识。这通常是一系列内容的复杂组合，包括你所在组织的目标、价值和方向，你生命中的重要人物，还有各种重要的关系等等。这个标准源于包含六层视野的承诺模型，我曾经提及这个模型，并将在本书的后面部分进一步阐述。

评估每日工作的“三分类法”

确立事务的先后次序，也就意味着某些事情比其他事情更重要，但是这种重要性是针对什么而言呢？在这里，我们说的重要性，是针对你的工作——你从自己或其他人那里接手的事务或任务——而言的。这时，我们就需要在你的思考过程中引入接下来的两个评估标准了，它们能够帮助你确认需要进行的工作。这里需要提醒各位，虽然本书的方法是立足于你的日常工作的，但是这里的“工作”却是更加广义的，它包含了你打算促成的任何事情，无论是职业的还是个人的。

对于当今的多数职业人士来说，每天的日常工作本身就已经成为一项艰苦的挑战。了解到这一点，将对我们创建一个高效的管理系统有所帮助。就像我在前面曾经解释过的那样，在一天的工作中，在任何一个时间点，你所进行的活动不外乎以下3种：

也许你正忙于处理行动清单上的事情，或者正在对付刚刚冒出来的新问题，或者正在处理着新接收的信息，以确定接下来的具体行动：要么立刻动手，要么列入清单稍后执行。

这本是一个基本常识。然而却有许多人对第二项活动纠缠不休——似乎对付出乎意料的事情更容易一些——而对其他两项置之不理。这种做法绝对是弊大于利。

比如，星期一上午10点26分，你正在办公室里。你刚刚接听了一个不期而至的电话，是一个客户打来的，足足谈了半个小时，你还做了长达3页的电话记录。11点时，也就是半个小时后，你还有一个预定的员工会议需要参加。头一天晚上，你陪岳父岳母一同外出到很晚，直到现在还感觉有些头昏脑涨、反应迟钝（你告诉你的岳父，今天要给他带回什么东西来着？）。你的助手把刚收到的两个国际快递包裹放到你的办公桌上，并说希望谈谈关于三个紧急会议邀请函的事情，因为他还不知道你的态度。两天后，你还要参加一个大型战略决策会议，而你还没有把自己的想法写下来。早上你开车上班的路上，汽油表的警告灯亮了，该加油了。早些时候，当你在大厅遇到你的老板时她告诉你，在今天下午3点的会议之前，你应该仔细看看她发给你的电子邮件，会上要讨论相关内容。

在星期一上午10点26分时，你的系统是不是已经完好地建立起来，并能够协助你应付这个局面了呢？如果你仍然把某些事情存在头脑中，如果你仍然在苦苦挣扎、试图拼命抓住你清单中“最关键”的问题，那么我认为答案便是否定的。

我已经注意到，人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作。人们很容易陷入“忙碌”和“紧急”的状态之中，特别是当你的办公桌、电子邮箱以及大脑中堆积着大量尚待处理的问题时。

在我们的生活和工作中，大多数事情都是不期而至的，通常，它们都自然而然地成为当前最重要的事情。对于某些专业人士（以及幼儿的家长）来说，这毫不夸张，因为他们的工作性质要求他们能够当机立断地处理那些突然冒出来的新工作和新问题。比如，当你的老板突然出现并希望占用你几分钟时间的时候，你就必须予以关注。一位高级管理人员要求你处理某个紧急状况，这个任务就一下子凌驾于你的所有工作安排之上，成了头等大事。在执行一位大客户的订单时发现了一个严重的问题时，你就不得不立刻着手处理它。或者你的宝宝咳得很厉害，这也需要紧急处理。

这些紧急的情况都可以理解。然而，当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时，你的焦虑情绪就会不断增加。只有在你清楚地知道所有你“应该执行却尚未执行的工作”时，这种焦虑才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作，并且坚持定期全面回顾包含了所有预定工作的各类清单。

如果你能根据情况有意识地放弃事先已经确定的工作，转而去应对那些突发事件，那么这肯定是你尽自己所能做出的最佳选择。然而，大多数人在面对大量的项目和行动的时候，评估、管理和决定的能力还尚待提高。如果你盲目地让自己忙于处理随时冒出的突发事件，结果就只能导致自己精神沮丧和焦虑不安。而人们却经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”，但如果你清楚地认识到哪些事情是你在做的，哪些事情是你将要做的，“意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已。

人们对意料之外的要求或请求持消极态度的另一个原因，是他们认为自己的系统和行为无法“标记”需要采取的任何后续行动，或者他们此时正在进行的工作。他们明白自己需要针对刚出现的新工作采取某种行动，但他们不相信仅凭文件夹中的简单提示，就能确保自己能够对新工作进行适时处理。所以，他们停下了此前的工作，立即着手处理刚出现的事情，还抱怨刚出现的新工作扰乱了他们的生活。其实并没有发生中断目前工作的情况，只是出现了管理不善的情形。

此外，如果你只是把注意力放在突发事件上，而使工作篮和行动清单长时间地遭受冷落，那么原本不紧急的事情，在经过一段时间之后，也会以紧急事件的形态重新找上门来。这进一步地增加了突发事件的数量，简直就是火上浇油。

许多人借口处理这些不断出现的突发事件，来逃避安排工作、管理清单的责任。特别是当你对个人管理系统失去控制的时候，往往更容易倾向于应付手头上那些实际并不十分重要的事情。我们经常以此为借口逃避堆积如山的工作。

在这里，我们就要提出“知识工作”技能的概念了。当今世界要求人们在管理和控制数量庞大的悬而未决事务时明确工作界线，但大多数人成长的环境却并非如此，所以人们通常缺少这方面的技能。一旦你培养起这种技能和习惯，对输入的信息进行加工处理，并输送到一个完善的系统中去，你就能够更加自信地决定：哪些事情需要做，哪些事情可以稍后做，哪些事情应该立刻做。

时刻保持自己的平衡

当你达到大师级别时，你就可以像格斗家一样闪电般地移动双脚，随心所欲地移动重心。比如，当你处理工作篮时，助手走进来告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别急，你的工作篮不会自己跑掉的，等你回来的时候还可以继续处理其中的内容；在你拨完电话号码，等待对方接听时，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完这个电话之后可以执行的另一项行动；当你的小宝贝儿在客厅爬来爬去，而你要高度关注你必须处理的特别事项时，你可以针对自己的“在电脑旁”清单做些简单的网上研究；在你等候会议开始时，可以拿出随身携带的“阅读/回顾”文件袋来进行阅读；当老板与你的谈话时间超出你的预估，让你离下一个会议开始前只有12分钟可以支配时，你仍然可以不费力地把这段时间充分地利用起来。

任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事。如果你停下手头的工作，与办公室中的某个人攀谈起来，你就无法执行清单上的行动或者处理刚刚出现的情况。这要求你对自己做出的决定充满信心。

那么你应该怎样做出决定呢？还是需要依靠你的直觉——某个意外出现的工作真的比其他工作更重要吗？为了保证能够自信地做出决定，你需要每隔多久清空一次工作篮？每隔多久对全部清单进行一次回顾？

人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。比如，你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是，这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。研究已经证明，你无法真正做到多重任务化，也就是说，你无法在同一时间有意识地专注于一件以上事情；如果你试图那么做，它会显著削弱你的执行能力。如果你的大脑是你保存内容的唯一系统，你会在内心尝试执行多重任务，这在心理学意义上是不可能的，也是许多人感受到诸多压力的原因。不过，如果你确立了将尚待完成的项目暂时搁置的做法，你的注意力显然就能转移到下一个行动上，然后等卷土重来时，你已经能像同时迎战四个对手（其实是靠快速转移注意力）的武术家那样动作精准。

尽管如此，即使你在捕捉和标记即时事件方面达到了“黑带”水平，你也必须学会在诸多任务中做出快速、适当的选择，以保持工作流程的良好平衡。记住，要保证你的所有选择都服从你的生活或工作目标。

应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标，也是其保持正常和可持续生活方式的关键。但是，如果你没有做到将所有事情纳入你的管理系统、置于你的控制之下，即使你一天24小时都在忙忙碌碌地处理各种突发事件，也不可能达到理想的工作效率。为了让自己在面对突发事件时知道该如何处理（是丢在工作篮中，还是打断手头的工作立刻处理），你需要全面、深入地了解自己的所有任务及其兼容情况。达到这一境界的唯一途径就是，在多个层面上，对生活和工作进行正确的评估。

总体检视工作的“六层次法”

我们已经在第2章里讨论过，工作中的六个层次可以类比为高度：

其中每一个层次都是其上一级层次的具体和细化，并要为上一级提供支持和服务。换句话说，每一层次都要服从上一级，越是在上面的层次，重要性越高。如果你打算打一个电话，而这与你的生活目标或者价值观发生冲突，那么这时你就应该毫不迟疑地维护自己的立场，取消这个行动。如果你的工作安排无法让你实现自己的短期目标，那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。

让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前正在促成的一个合同（项目），这会直接影响你签订的合同总额（工作职责）。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机，因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的目标）。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标（人生目标）。

或者我们换一个角度，从上往下来一次。你已经下定决心打算自立门户，发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能（人生目标），因此，你开办了自己的公司（前景），并在此期间完成了几个短期的具体目标（工作目标）。这赋予你一些重要的角色和职务（工作责任），还有一些需要尽快完成的任务（项目）。而这些任务，都需要你执行具体的操作（下一步行动）才能获得进展。

想要达到轻松掌控生活的境界，最好的方法莫过于均衡掌控以上各个层次。无论对于哪个层次，你都应当尽全力完全收集其中的未尽事宜、内心的承诺等牵扯你精力的事情。它们全都有意无意地来自内心各层次视野的推动和影响。只有对自身和所处的环境都有全面客观的认识，并确信你能管理自己的创建事项，才能让自己脱离忙碌的苦海。你的电子邮件有什么内容？你需要启动或者和你的孩子共同完成什么项目？你在现有工作岗位上需要处理哪些事项？你的录音电话上还有没处理的留言吗？你为子女问题制定了哪些目标和项目？你的工作职责是什么？激励你工作下去的目的和动力是什么？这些都是你要收集和处理的问题，有些问题通常隐藏得很深，难以发觉，但是在挖掘、搜索和处理的过程当中，你通常会变得更加敏锐，从而很容易就发现被忽略的重大目标。

洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情，对现实情况的正确观察所带来的神奇效果，一定会令你震惊。检查一下个人经济状况的精确细节，搞清你打算收购的这家公司的历史资料，或者就一起人际关系的纠纷了解一下到底谁对谁说了什么话，即使无法立竿见影地解决问题，也会对你大有帮助。

完成一切，并且对此感觉良好，这要求你主动认知和适当处理进入你意识生态系统的所有事务。要想掌握摆脱压力、提高效率的艺术，这一点是不可或缺的。

自下而上地工作

人们为了提高工作和生活的效率，通常都是采用自上而下的思考方式。想想自己到底为何存在于这个世界上；然后找到能够实现自己人生价值的生活方式；什么样的职业或工作才能使你实现这种生活方式；目前你的工作又需要完成哪些具体的事情；最后再考虑有哪些行动是需要你立刻实施和落实的。

实际上，你随时都可以从任何一个层次入手，来思考生活和工作的重点。对于我来说，在任何一个层次上都有一些我可以完成的事情，它们都可以加强我对生活和自身的认知。我从不会感到无所事事，等待我完成的事情太多了：描绘和展望愿景；重新评估目标；识别或创建项目；确定具体的行动。诀窍就是在恰当的时机内去关注那些需要你关注的方面，以便让你及时明确了解自己的一切行动。

所有事情的重要程度都是由它的上一层次所决定的，因此人们都会认为采用自上而下的思考方式会更有效率。比如，你花费了大量的时间思考和筹划当前的工作，可随后发现这个工作并不是你想做的，这样你就把本该用在另一项重要工作上的时间和精力给浪费了。可问题在于，如果你对实际操作的层次（进行中的项目和行动）缺少控制能力，并对自己在其他层次的控制管理能力缺乏信心，那么盲目地采用自上而下的思考方式就只能让自己不断受挫。

从实用的角度来讲，我建议采用自下而上的方式进行工作。这两种方式我都曾教授给我的学员。经过一段时间的观察，我发现那些牢牢控制工作和生活细节的学员，往往能以此为基础，有效地提升视点。

采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清除内心的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。同时，这种方式还具备高度的适应性和自由度，无论你处理什么事情，它都会让你更有效率。因此，无论你目前从事何种工作，这种方法都是值得学习和借鉴的。改变你的想法吧！你会很快适应这种新的行事方法。重新设定一个愿景或目标轻而易举，但要以一种简化、协调和无压的方式去具体落实，却必须经过学习和实践。这将证明你自己完全有能力面对更大的挑战，相信我。

多年的经验告诉我，你考虑最多的事项就是你要处理的最重要事情。你认为它不应该占据你的大脑，这是事实，但此事无关紧要。它存在，而且有其存在的理由。在某种具有理论意义的排序清单中，“买猫食”当然不可能排名靠前，但如果你此时考虑最多的就是这件事，那么以某种方式进行处理就是你的“1号任务”。一旦你处理了关注事项，就会感到如释重负，从而看到你真正的关注事项。而当你又做了处理，你又会看到你的真正关注事项，依此类推。我曾与之合作的高管们几乎无一例外地遭遇一个最大困扰，那就是要管理日常生活中的点点滴滴——电子邮件、会议、旅行、陷入混乱的项目，等等。一旦他们开始掌控一切，他们的注意力必然会转向更高视野的关注和兴趣领域——家庭、事业和生活质量。所以，不要担心哪种层次的视野或者哪种生活内容是最优先处理对象，只管处理当前情况。一旦这么做，你会更有效地发现并解决对你而言真正重要的事项。

虽然“5楼视野”（目标和原则）是最高的层次，但是经验告诉我，只有我们充分了解和实施了其他各个层面的工作（特别是“地面”和“1楼视野”高度的事务），我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源，去关注和开展那些更加重要的工作。如果你的船正在沉没，你显然不会在乎它的航行方向！自下而上的方式绝不代表下面的层次重要性更高，但从实践的角度来看，在人们力求达到平衡、高效和舒适的生活境界时，这种方式确实能起到极为关键的作用。

地面 首先你需要保证行动清单完整无缺，这本身就可能是一项十分艰巨的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现，有许多事情（往往有一定重要性）已被他们遗失、忘记，或者干脆被彻底忽视了。

如果你所收集到的日程表以外的“行动”和“等待”事项总数不超过50个（要包括所有的约会、会议等），那么你的收集很可能还不彻底。如果你已按照第二部分相关章节给出的步骤严格执行，那我确信你已经将所有任务完全收集起来了。如果你没做到这点，而你也确实想要彻底完成这个层次的事务，那么我建议你专门留出一段时间，按照第4~6章的内容严格执行一次。

当你对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候，你会发现自己自然而然地对各件事情孰轻孰重（事情的优先级）有了一个清醒的认识，而在此之前，你是不可能达到这种状态的。

1楼视野 完成你的“项目”清单。这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够完成的事情。这会帮你认识到每周的工作内容，并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来，从而让它也有休息的机会。

如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单，你就会发现其内容要比你想象的多，而这是你原来没有意识到的。仅仅是创建这样的一个“项目”清单，就会让你清楚地知道，一旦你有了时间，你应该去做哪些事情。通常，在对“项目”清单的内容进行更新的时候，人们会发现有几件可以推动项目进展的事情是非常容易完成的，可以立即实施或者列入你的行动清单。

只有极少数人完成了这步工作，并将自己的目标清楚地罗列出来。要知道，只有切实掌握了你的所有项目，你才会知道今天下午应该做什么。

再次重申，如果你已经按照本书所讲的方法严格实施，那你应该已经列出了你的“项目”清单。我们培训的大多数学员，通常会花费10~15小时来完成收集、理清和组织整理这几个阶段的工作。这之后，他们才能得到一个能让自己完全信赖的项目清单。

为了进入最原始水平的“心如止水”状态（大脑中除了当下，没有其他），1楼这个层次似乎将一些最有趣的挑战纳入了视野。对于所有人来说，总会有各种情形迷惑、吸引或干扰我们，但我们并不清楚如何应对。你的儿子和数学老师关系不够融洽；你纠结于执行公司的某项流程该用多长时间；你不太放心你的筹资委员会运营人员；你一直在想你应该重拾绘画爱好；等等。要平息这种微弱的噪声，就应该确认其各自（项目）的客观结果，以及纳入你信任系统的下一步行动。实现掌控的标志，就是能够持续参与这个层次的无压力工作游戏。

2楼视野 这一层次是“目前的职责”，也是我希望以适当标准维护的生活领域。你在扮演何种角色？从职业的角度来讲，这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看，这个层次包含了你在家庭、社区扮演的角色，当然还应该包含你对自己的认知。

你可能对自己的角色早有认识，这样就可以写出其中的内容。如果你是最近刚刚接任了一个新职位，那么在合同或协议中肯定会对你的工作责任有清晰的描述。如果你以前进行过“个人目标设定”和“价值取向认知”之类的活动，那么你就可以把当时写下的内容和前面的内容列在一起。

接下来，我建议你建立一个名为“焦点领域”清单。你可能会将这个清单分为“职业”和“个人”两个方面，以便于在回顾的过程中使用。这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。它不像“项目”清单那样需要你进行每周一次的回顾，它会在更长的时间周期中发挥作用。这个清单可以每一到三个月回顾一次，以帮助你启动新的项目，具体的时间间隔要视具体“领域”的情况变化速度确定。

一般来讲，在一个人的职业方面，主要的工作职责可以有4~7个方面，在个人生活中，这个数量也差不多。工作中常见的职责范围有：员工培训、系统设计、长期规划、行政管理、客户服务、市场营销、设备维护、计划实施、质量控制、资产管理等。在一家大型机构中供职或者拥有自己的企业，你的关注范围将会有很大不同，在后一种情况中，你要注意的东西会更多。在私人生活方面，常见的职责项目有：抚育子女、配偶、宗教团体、健康、志愿服务、家庭事务管理、家庭资产管理、自我提升、艺术爱好等。这些特定领域都可以被分别归入有用的子类别。“抚养”职责可以针对你的每个子女生成若干独立的清单。“营销”可以包括“项目设计”、“研究”、“社交媒体”等子类别。

设置“焦点领域”清单的目的在于，确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动，从而牢牢掌控各个方面的情况。如果你客观地清理和评估你的各个职责范围，你就会发现有一些新的项目需要列入你的项目清单。在你检查这个清单的时候，很容易就能看出哪些方面进展良好，哪些方面遇到了阻碍。为了克服这些阻碍，就需要创建相应的项目，然后一步步进行处理。还记得我们以前提到过的“引子”清单吗？实际上，“焦点领域”只不过是“引子”清单的一个更加抽象和精练的版本。

在过去的30年中，我的每一位合作对象在进行这一层次的探索和整理时，通常都会发现至少两三个重大漏洞。例如，经理或高管的一个共同角色是“员工”。在经过思考之后，他们发现，需要在这一职责范围内增加一两个项目，例如，“升级办公辅助程序”、“雇用一位员工主管”或“升级绩效审查程序”。或者，当针对个人生活落实具体职责时，往往会出现诸如“研究瑜伽课”、“为孩子们计划暑期活动”的项目。

要想确定“重要性”和“优先级”，前提条件就是掌握所有事务，而且需要对其在多个层次上进行思考和归纳。如果你能够建立一个“工作职责内容”的核查清单，并保持其时效性，你在工作中就会感到比别人更加轻松，控制力更强。从不知道自己该做什么，到确定地知道自己当前该完成哪个行动，这之间的路程虽然不短，但只要按照我的方法去做，你就会达到目标。很少有人只做他们的本职工作，而且，要持续了解不断变化的新预期，需要不断参与交流。同样，很少人能够持续、客观地概括其平衡生活的所有相关领域——家庭、爱好或财务——以便在处理事务的过程中分别对待。从这些层面推动你的思维和管理系统不断发展需要付出长期的努力，然后，随着你在执行行动的过程中做出必要的选择，你的预定目标就可以实现。

3~5楼视野 前面3个较低层次的内容大多是针对事务当前状态的（你的行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。在这里，我们依旧要整理出一个清单［尤其是在顶层（目标和原则），可以对监测和纠正行为进行持续校准］，但其内容是关于“我现在要达成什么目标，我如何才能达成这个目标”。这其中会包含：你一年内的工作目标（3楼视野），3年的职业规划和个人价值（4楼视野），还有你的人生目标（5楼视野）。

我把最上面的3个层次合并在一起，是因为它们中的内容通常杂糅在一起、难以分离，也不方便单独分析。此外，本书的重点是实施技巧，而不是教人如何定义目标和前景，因此，我不想进行严密的论述。而且这方面的研究通常会涉及一些复杂、艰深的领域，包括商业战略、机构拓展、事业规划、生活方向和价值取向等。

我们的主要目的在于，抓住那些引发你当前行动的内在的、原始的动机（其中一些可能来自你较高层次的承诺和意图）。而根据深入的思考、分析以及直觉，来确定是否应该改变你的进取方向或者明确你的目标，则是另外一个议题。尽管如此，你还是能发现一些东西，能帮助你思考你的工作和其中的重要部分。

凭直觉想象一下12~18个月后你想要达到的境况：那时你的工作会是什么样的？那时的工作状况会引发哪些变化？要尽量具体，要考虑方方面面的细节，然后你就会了解到，为了达成这一目标，你在个人方面要做出哪些牺牲，要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。当今的职场变幻莫测，这也导致了工作目标本身飘忽不定。所以，为了保证工作的正常进行，我们有必要为“确定工作目标”这一任务专门设定项目。

从个人角度出发，可能会考虑这样一些事情：“我的事业可能停滞不前，除非我向老板阐明我个人的志向”；“未来几年我的孩子打算从事哪些新活动，而我需要为此改变哪些原有的做法”；还有“我需要进行哪些准备才能保证我可以应付刚刚发现的健康问题”。

从一个更长远的角度出发，则会涉及这些问题：事业发展到何种程度了？个人生活进展如何？对于市场环境的种种变化，你的公司采取了哪些应对措施，这对于你个人有何种影响？这些是1~5年层面的问题。面对这些问题，每个人的回答都是不同的，但意义却同样重大。

不久前我培训了一位在某大型跨国银行任职的员工。几个月来，他通过实践这套管理方法，已经完全掌控了每天的工作。而现在，他认为投资创办自己的高科技公司的时机已经成熟了。这个想法一直令他感到畏惧，以致他一直没有办法开始行动，但是从“地面”这一层面入手，由下而上地逐步推进，便增强了这个计划的可行性，一切看起来都好像是水到渠成。我最近听说他近期经过努力取得了重大成就。

如果你目前参与了任何一项为期一年以上的活动（婚姻、孩子、一项事业、一家公司、某个艺术门类、一个终生爱好），你就有必要考虑一下，要做些什么才能让自己在这条路上走得更远、更好。

对此，你应该向自己提出的问题是：

我要在此强调的是，设定新目标或者提高你的标准并非我的明确主张。相反，我是在引导你关注有关自己现状的真实情况。如果它们以或明显或隐蔽的任何方式存在，那么，要实现清晰认识的话，就必须采取针对性方法。

下面是回答这些问题时可能遇到的一些情况：

当进行顶层的思维过程时，你必须提出一些终极问题。你的公司为什么存在？你自己为什么存在？是什么样的因素或动力，驱使你在生活的各个方面做出选择？这就是所谓的“大局”，有无数的书籍、教师和案例会专门指导你掌握这方面的要领。

知道“为什么”这么做，对于我们努力完成任何事情都是一个非常重要的问题。

在进行这一层次的思考时，你应当已经将其他层次的事务完全清理完毕，并且安排得井然有序了。就算是在最基本的层次，有件很小的事情没有处理，它也会牵扯你的精力，让你感到不舒服。

把“要事优先”的思维赶出大脑

在本章的最后，我建议你抽出几分钟时间，将阅读本章过程中你脑子里想到的事情都记录下来。不管是什么样的想法，只要它在你的脑子里闪过，就把它记录下来、写在纸上，别让它一直留在脑子里纠缠你。

下面我们就来一起处理这些笔记。你首先要判断，写出的某件事情是否需要立刻执行或推动其发展。如果不需要，你就可以将对应的条目删掉，或者将其放入“将来/也许”清单，还可以放在一个特别的文件夹里（可以命名为“在未来某一时刻，我有可能实现的梦想和目标”，专门用来记录你的梦想）。也许你希望继续进行这类有关未来的思考，并使用更加正式的方式——比如，你可以与你的合伙人共同草拟一份商业计划，或者同你的配偶一起规划未来的生活，或者为今后3年的事业发展制订一个具体的计划，或者请一个私人顾问，让他协助你完成这一思考过程。如果你这样做了，就应该把你的思考结果列入你的“项目”清单，并确认它对应的“下一步行动”。然后执行、委派或推迟这一行动。

完成这些工作之后，你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的“项目”上来（也就是那些没有完全思考成熟的项目）。现在，你就要开始进行项目的“纵向”处理过程了。